استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین در سال‌های اخیر به یکی از انتخاب‌های محبوب برای بسیاری از کسب‌وکارها تبدیل شده است. این نرم‌افزارها با قابلیت‌هایی مانند دسترسی آسان، کاهش هزینه‌ها و به‌روزرسانی‌های مداوم، توجه زیادی را به خود جلب کرده‌اند. اما آیا واقعاً استفاده از نسخه آنلاین حسابداری همیشه بهترین انتخاب است؟ در این مقاله، علاوه بر بررسی مزایا، به معایب و چالش‌های امنیتی این نوع از نرم‌افزارها نیز پرداخته می‌شود.
چرا نرم افزار حسابداری آنلاین؟
بسیاری از شرکت‌ها به دلایل زیر به استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین علاقه‌مند هستند:
دسترسی آسان و در لحظه: با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین، کاربران می‌توانند در هر زمان و مکانی که به اینترنت دسترسی دارند، به اطلاعات مالی کسب‌وکار خود دسترسی پیدا کنند. این امکان به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک یا افرادی که نیاز دارند از راه دور به داده‌های حسابداری خود دسترسی داشته باشند، مفید است.
کاهش هزینه‌های نرم‌افزاری: نرم‌افزارهای حسابداری سنتی معمولاً نیازمند خرید لایسنس‌های گران‌قیمت و هزینه‌های مداوم برای به‌روزرسانی‌ها هستند. در مقابل، نرم افزار حسابداری آنلاین عموماً به‌صورت اشتراک ماهیانه یا سالیانه ارائه می‌شود و نیازی به پرداخت هزینه‌های جداگانه برای به‌روزرسانی‌های دوره‌ای نیست.
پشتیبانی مداوم و خودکار: یکی دیگر از مزایای نرم‌افزارهای آنلاین این است که توسعه‌دهندگان به‌طور مداوم به‌روزرسانی‌های جدید را برای افزایش کارایی و رفع اشکالات نرم‌افزار منتشر می‌کنند.
اما در کنار این مزایا، چالش‌های مهمی نیز وجود دارد که کسب‌وکارها باید قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری آنلاین به آن‌ها توجه کنند. یکی از اصلی‌ترین این چالش‌ها، مسائل مرتبط با امنیت است.
چالش‌های امنیتی نرم افزار حسابداری آنلاین
نگرانی‌های امنیتی: شاید مهم‌ترین مسئله‌ای که هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری آنلاین باید در نظر گرفته شود، امنیت اطلاعات است. اطلاعات مالی کسب‌وکارها از حساس‌ترین داده‌ها هستند و هر گونه نقض امنیتی در این حوزه می‌تواند خسارات جدی به همراه داشته باشد. در نرم‌افزارهای آنلاین، اطلاعات مالی در سرورهای ابری ذخیره می‌شوند و این امر احتمال دسترسی غیرمجاز به داده‌ها را افزایش می‌دهد.
وابستگی به اینترنت: یکی دیگر از چالش‌های استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین وابستگی کامل به اینترنت است. اگر اتصال به اینترنت دچار مشکل شود یا سرعت آن پایین باشد، دسترسی به داده‌های حسابداری شما محدود یا غیرممکن خواهد شد. این امر به ویژه برای کسب‌وکارهایی که در مناطق با اتصال اینترنت ناپایدار فعالیت می‌کنند، یک چالش بزرگ است.
امکان حملات سایبری: یکی از خطرات اصلی ذخیره‌سازی داده‌ها در فضای ابری، امکان حملات سایبری است. حتی اگر شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم افزار حسابداری آنلاین از پروتکل‌های امنیتی قوی استفاده کنند، همیشه احتمال وجود رخنه‌های امنیتی وجود دارد. این مسئله می‌تواند به سرقت اطلاعات مالی کسب‌وکارها یا از دست دادن دائمی داده‌ها منجر شود.
کنترل کمتر بر داده‌ها: در نرم‌افزارهای سنتی، تمامی داده‌ها بر روی سیستم‌های داخلی شرکت ذخیره می‌شوند و کنترل کامل بر اطلاعات مالی در دست خود شرکت است. اما در نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین، داده‌ها بر روی سرورهای ابری ذخیره می‌شوند و شرکت‌ها کنترل کمتری بر روی ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌های خود دارند.
راهکارهایی برای افزایش امنیت در نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین
استفاده از نرم‌افزارهای معتبر: همیشه از نرم‌افزارهای معتبر و شناخته‌شده‌ای که از پروتکل‌های امنیتی قوی مانند SSL و رمزنگاری داده‌ها استفاده می‌کنند، بهره بگیرید.
انتخاب گذرواژه‌های قوی: یکی از مهم‌ترین اصول امنیتی در استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین، انتخاب گذرواژه‌های قوی و پیچیده است. گذرواژه‌های ساده و قابل حدس می‌توانند به‌راحتی توسط مهاجمان شکسته شوند و دسترسی به داده‌های حساس را فراهم کنند.
استفاده از احراز هویت دو مرحله‌ای: فعال کردن احراز هویت دو مرحله‌ای یکی از راه‌های افزایش امنیت در استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین است. این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا حتی اگر گذرواژه شما به دست فرد دیگری بیفتد، از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کنید.
بک‌آپ‌گیری منظم: همیشه از اطلاعات مالی خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. برخی از نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین این قابلیت را ارائه می‌دهند که به‌طور خودکار از داده‌های شما بک‌آپ گرفته و آن‌ها را در مکانی امن ذخیره کنند.
بهترین نرم‌افزارهای حسابداری ایرانی با پشتیبانی از زبان فارسی
حال که به مسائل امنیتی اشاره شد، باید توجه داشته باشید که انتخاب نرم‌افزاری که از امنیت قوی برخوردار باشد و همچنین پشتیبانی کاملی از زبان فارسی داشته باشد، بسیار مهم است. در ادامه به معرفی چند نرم افزار حسابداری آنلاین که در ایران توسعه یافته‌اند و از زبان فارسی پشتیبانی می‌کنند، می‌پردازیم:
- نرم‌افزار حسابداری هلو
نرم‌افزار هلو یکی از مشهورترین نرم‌افزارهای حسابداری در ایران است که نسخه آنلاین آن نیز ارائه شده است. این نرم‌افزار از پروتکل‌های امنیتی پیشرفته برای حفاظت از اطلاعات مالی کاربران استفاده می‌کند. - نرم‌افزار حسابداری پارمیس
پارمیس نیز یکی دیگر از نرم‌افزارهای حسابداری معروف ایرانی است که نسخه ابری آن امکان دسترسی آسان و آنلاین به داده‌های مالی را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار با رعایت استانداردهای امنیتی تلاش می‌کند تا اطلاعات کاربران را در محیطی امن ذخیره کند. - نرم‌افزار حسابداری سپیدار
سپیدار از دیگر نرم‌افزارهای حسابداری ایرانی است که با ارائه نسخه آنلاین خود، به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا به‌طور آنلاین و ایمن به مدیریت حساب‌ها بپردازند.
نتیجه‌گیری
در حالی که نرم افزار حسابداری آنلاین مزایای زیادی مانند دسترسی آسان و کاهش هزینه‌ها را ارائه می‌دهد، نباید از مسائل امنیتی آن غافل شد. استفاده از این نوع نرم‌افزارها ممکن است برای برخی کسب‌وکارها مناسب باشد، اما باید با احتیاط و با در نظر گرفتن چالش‌های امنیتی از آن‌ها استفاده کرد.