امروزه با گسترش ابزار های دیجیتال، افراد و کسب و کار ها ترجیح می‌دهند کارهای حسابداری را سریع تر و راحت تر انجام دهند. یکی از راه های رسیدن به این هدف، استفاده از نرم افزار حسابداری روی موبایل است. در این مقاله، قصد دارم درباره مزایای نرم افزار حسابداری موبایل صحبت کنم و نشان دهم چطور می‌تواند به بهبود وضعیت مالی شما کمک کند.
معرفی لیست مزایای نرم افزار حسابداری موبایل
1. مدیریت لحظه ای تراکنش ها
یکی از مهم ترین مزایای نرم افزار حسابداری موبایل این است که می‌توانید در هر لحظه، دریافت ها و پرداخت های خود را مدیریت کنید.
فرض کنید صاحب یک فروشگاه آنلاین هستید و مشتریان زیادی در طول روز برایتان پول واریز می‌کنند. با داشتن یک نرم افزار حسابداری روی گوشی، هر تراکنش به صورت آنی ثبت می‌شود و شما سریع می‌توانید موجودی، درآمد و هزینه های جدید را ببینید.
◀ این کار باعث می‌شود خطا های احتمالی کمتر شود و همیشه وضعیت مالی خود را به روز داشته باشید.
2. اتصال آسان به دوربین و سخت افزار های موبایل
یکی دیگر از مزایای نرم افزار حسابداری موبایل این است که می‌توانید از دوربین گوشی برای اسکن فاکتور ها، بارکد محصولات یا حتی کارت های ویزیت استفاده کنید. به جای اینکه داده ها را یکی یکی وارد کنید، دوربین گوشی همه اطلاعات مورد نیاز را دریافت و وارد نرم افزار می‌کند.
◀ این موضوع هم در وقتتان صرفه جویی می‌کند و هم احتمال اشتباه انسانی را خیلی پایین می‌آورد.
پیشنهاد معین سافت برای مطالعه : بهترین نرم افزار حسابداری اندروید | انتخاب با شما
3. یکپارچگی با اپلیکیشن های مختلف و شبکه های اجتماعی
در دنیای امروز، افراد از پیام رسان ها و شبکه های اجتماعی زیادی استفاده می‌کنند. یکی از مزایای نرم افزار حسابداری موبایل این است که به راحتی می‌تواند به این ابزار ها وصل شود.
مثلاً اگر نیاز باشد برای مشتری فاکتور ارسال کنید، می‌توانید از طریق واتساپ، تلگرام یا ایمیل این کار را انجام دهید. اگر درگاه پرداخت آنلاین دارید، لینک آن را هم ضمیمه می‌کنید تا مشتری همان لحظه تسویه کند.
◀ همه این کار ها باعث می‌شود سرعت کارتان بالا برود و مشتریان هم راضی تر باشند.
4. ثبت هزینه ها بر اساس موقعیت جغرافیایی
اگر کسب و کاری دارید که نیرو ها یا نماینده هایتان در شهر های مختلف کار می‌کنند، این ویژگی خیلی به دردتان می‌خورد. برخی از اپلیکیشن های حسابداری موبایل اجازه می‌دهند موقعیت مکانی را هم در زمان ثبت هزینه ها ذخیره کنید.
◀ این قابلیت کمک می‌کند بدانید هر هزینه در کدام شهر یا منطقه انجام شده است. سپس می‌توانید با استفاده از این اطلاعات، تصمیمات بهتری برای سفر ها، پخش کالا یا مدیریت هزینه ها بگیرید.
به عنوان مثال، اگر ببینید در فلان شهر هزینه حمل و نقل بالاتر است، بهتر می‌توانید برنامه ریزی کنید تا از هزینه های اضافی جلوگیری شود.
5. مقیاس پذیری و تنظیم سطح دسترسی
یکی از مزایای نرم افزار حسابداری موبایل این است که می‌توانید به راحتی آن را با تعداد کاربرانی که نیاز دارید هماهنگ کنید. اگر یک شرکت کوچک هستید، تنها یک نفر می‌تواند همه کارها را انجام دهد. اما اگر کارکنان بیشتری دارید، می‌توانید برای هر کدام حساب کاربری بسازید و نقش های مختلفی تعریف کنید؛ مثلاً :
- مدیر
- حسابدار
- کارشناس فروش و غیره.
◀ هر نقش، دسترسی مربوط به خود را خواهد داشت و نمی‌تواند به اطلاعات غیرمربوط دسترسی پیدا کند. این ساختار، امنیت و نظم کاری را بالاتر می‌برد.
6. قابلیت استفاده در حالت آفلاین
همیشه هم اینترنت در دسترس نیست. گاهی اوقات ممکن است در جایی باشید که اینترنت ضعیفی دارد یا اصلاً قطع است. در چنین شرایطی، داشتن نرم افزار حسابداری که بتواند در حالت آفلاین هم کار کند، بسیار مفید خواهد بود.
شما می‌توانید داده های جدید مانند فاکتور ها یا هزینه ها را ثبت کنید و هر موقع به اینترنت وصل شدید، نرم افزار این داده ها را با سرور همگام سازی می‌کند.
◀ این قابلیت یکی از مزایای نرم افزار حسابداری موبایل محسوب می‌شود؛ چون دیگر نگران قطعی اینترنت نیستید و می‌توانید با خیال راحت کارتان را ادامه دهید.
پیشنهاد معین سافت برای مطالعه : نرم افزار حسابداری آنلاین رایگان | معرفی 5 نرم افزار
7. یادآوری های هوشمند
شاید شما هم چک ها و قسط های متعددی دارید که باید در زمان مشخصی پرداخت شوند. به جای اینکه تاریخ همه آن ها را به خاطر بسپارید یا روی کاغذ یادداشت کنید، می‌توانید از یک نرم افزار حسابداری موبایل کمک بگیرید.
این نرم افزار ها معمولاً بخشی دارند که می‌توانید تاریخ سررسید چک یا موعد قسط را تعریف کنید. در زمان مقرر، یک اعلان روی گوشی به شما یادآوری می‌کند تا پرداختتان را فراموش نکنید.
◀ این ساده ترین راه برای جلوگیری از جریمه دیرکرد یا از دست دادن مهلت پرداخت است.
8. بررسی سریع اطلاعات با نمودار ها و گراف ها
داده های مالی زمانی مفید هستند که بتوانید در یک نگاه، وضعیت کلی کسب و کارتان را متوجه شوید. بعضی نرم افزار های موبایلی، گزارش ها را در قالب نمودار های ساده و رنگی نمایش می‌دهند.
مثلاً نمودار دایره ای هزینه ها یا نمودار میله ای فروش ماهانه. با دیدن این گراف ها، راحت تر تصمیم می‌گیرید که کدام بخش از کارتان سودآور تر است و کدام بخش هزینه بر تر.
◀ همین موضوع نشان می‌دهد یکی از مزایای نرم افزار حسابداری موبایل آن است که در زمان کوتاهی می‌توانید تحلیل های لازم را انجام دهید و اگر نیاز بود، استراتژی کاریتان را تغییر دهید.
9. امنیت بالای اطلاعات
برخی افراد می‌ترسند اگر گوشی شان گم شود یا دست افراد ناشناس بیفتد، اطلاعات حسابداریشان هم در خطر خواهد بود. اما بیشتر اپلیکیشن های حسابداری موبایل، گزینه های امنیتی خوبی دارند.
- مثلاً می‌توانید برای ورود به برنامه از رمز عبور یا اثر انگشت استفاده کنید.
- همچنین، داده ها اغلب به صورت رمزگذاری شده در سرور های امن ذخیره می‌شوند.
- انتقال اطلاعات بین گوشی و سرور هم با پروتکل های رمزنگاری انجام می‌شود.
◀ بنابراین، یکی دیگر از مزایای نرم افزار حسابداری موبایل این است که در صورت انتخاب نرم افزار مطمئن، امنیت داده هایتان تا حد زیادی تضمین می‌شود.
10. به‌روزرسانی آسان و پشتیبانی
برای خیلی از افراد، روند به روزرسانی نرم افزارهای دسکتاپ کار سختی است و گاهی اوقات هم مشکلاتی پیش می‌آید. اما در اکثر اپلیکیشن های موبایل، کافی است به فروشگاه مربوطه (مثل کافه بازار، مایکت یا گوگل پلی) مراجعه کنید و با یک کلیک، نسخه جدید را نصب کنید.
◀ این موضوع یکی از مزایای نرم افزار حسابداری موبایل است که وقت شما را نمی‌گیرد و باعث می‌شود همیشه از آخرین امکانات نرم افزار بهره ببرید.
جمع بندی
همه این قابلیت ها کنار هم باعث می‌شوند کمتر وقتتان هدر برود و دقت کارتان بیشتر شود. این موضوع در نهایت به سود دهی و موفقیت بیشتر کسب و کار یا مدیریت بهتر امور مالی شخصی منجر می‌شود. اگر تا به حال از نرم افزار حسابداری موبایل استفاده نکرده‌اید، می‌توانید یکی از اپلیکیشن های معتبر را امتحان کنید و تفاوت را احساس کنید.
