از دیرباز حسابداران زیادی بوده‌اند که با استفاده از اکسل امور مالی خود یا شرکتی را انجام می‌دادند. البته هنوز هم افرادی هستند که از نرم افزار حسابداری اکسل استفاده می‌کنند.

اما باید این را هم بدانید که دیگر دوران استفاده از اکسل به پایان رسیده و باید سعی کنید یک نرم افزار حسابداری جامع و کامل را جایگزین آن نمایید.

در این مقاله می‌خواهیم دلیل مناسب نبودن نرم افزار حسابداری اکسل برای کسب و کارتان را شرح دهیم، پس تا پایان این مقاله همراه ما بمانید.

نرم افزار حسابداری اکسل چیست؟

نرم افزار حسابداری اکسل یکی از نرم افزارهای مجموعه‌ی آفیس است که تحت حمایت و پشتیبانی شرکت سازنده‌اش یعنی مایکروسافت می‌باشد. این نرم افزار به صورت صفحه گسترده می‌باشد که کاربران از سطر و ستون‌هایش برای انجام محاسبات استفاده می‌کنند.

سادگی و در دسترس بودن

در هر سیستم کامپیوتری، می‌توانید نرم افزار اکسل را بیابید چراکه مجموعه آفیس یکی از محبوب‌ترین نرم افزارها در ویندوز است. همچنین به دلیل سادگی و سهولت این برنامه به عنوان نرم افزار حسابداری اکسل، انجام امور حسابداری را بسیار ساده جلوه داده است.

تفکیک سازی داده‌ها

اهمیت تفکیک سازی وقتی برایتان قابل لمس می‌شود که با تعداد زیادی از داده‌ها مواجه باشید. نرم افزار حسابداری اکسل این قابلیت را به شما می‌دهد تا هر ستون یا سطر خود را با تغییر رنگ، جداسازی نمایید. با این عمل درصد خطا کاهش یافته و کارایی افزایش می‌یابد.

ساخت نمودار

با نرم افزار حسابداری اکسل کاربران می‌توانند انواع چارت، نمودار، جدول و… را ایجاد نمایند. با ایجاد این نمودارها مسلما تجزیه و تحلیل داده‌ها ساده‌تر شده و می‌توان گزارشات بسیار دقیقی را آماده نمود.

انجام محاسبات

با نرم افزار حسابداری اکسل، کاربر قادر است برای محاسبات خود از توابع آماری استفاده نماید. همچنین با استفاده از این توابع می‌تواند ارتباط بین داده‌ها را پیدا کند. البته که اگر فردی کارکشته در علم حسابداری پشت سیستم نشسته باشد می‌تواند با کمک این توابع پیش بینی روند مالی و تاثیر ریسک بر روی پروژه را انجام دهد.

برقراری ارتباط بین با سایر نرم افزارهای آفیس

کاربرانی که از اکسل استفاده می‌کنند به راحتی می‌توانند داده‌های خود را به نرم افزارهای دیگری مانند access، sql، power point، word و… ارسال یا از آنها اطلاعاتی را دریافت کنند.

امکان برنامه نویسی

برای اینکه بخواهید امور خود را تخصصی‌‌تر پیش ببرید و آنها را شخصی سازی کنید نیازمند کد نویسی هستید. با استفاده از اکسل میتوانید توابع مورد نظر خود را اضافه کنید و یا امکانات بیشتری بیافزایید.

منعطف بودن

نرم افزار حسابداری اکسل کاملا انعطاف پذیر است و می‌توانید آن را مطابق با الزامات پروژه یا سازمانتان منطبق کنید.
قابلیت استاندارد سازی
با کمک اکسل می‌توان استانداردهایی را تعریف نمود. برای مثال یکبار فرمولی را در آن تعریف می‌کنید، بارهای بعدی محاسبات خود را به وسیله همان فرمول انجام می‌دهید. با اینکار هم سرعت انجام کارها بالا می‌رود هم احتمال خطا کاهش می‌یابد.

هوشمند بودن

اکسل هم از همان نرم افزارهای هوشمند است که رفتار کاربر را پیش بینی می‌کند. با این ویژگی کاربر مجبور به انجام کارهای تکراری نمی‌شود و در نهایت سرعت عمل بالا می‌رود.

امکان ماکرو نویسی

با این قابلیت کاربر می‌تواند از بازنویسی یا دوباره کاری، اعمال مشابه و تکراری خودداری کند. از طرفی در زمان هم صرفه جویی می‌شود.

چرا نرم افزار حسابداری اکسل گزینه خوبی برای حسابداری نیست؟

درست است که اکسل ویژگی‌های زیادی دارد که در حسابداری می‌تواند به کمک شما بیاید اما بد نیست معایب آن را هم بدانید. سپس خودتان تصمیم بگیرید که میخواهید هنوز هم با اکسل کار کنید یا نه!

1.     بالا بودن امکان خطا

وقتی این مشکل پیش می‌آید که سلول‌های حاوی فرمول، قفل نباشد. در این صورت به راحتی نمی‌توان به خروجی داده‌ها اعتماد کرد چراکه ممکن است در هنگام ورود اطلاعات توسط کاربر، محتوای سلول‌های محاسباتی جابه‌جا شود.

2.     خطایابی سخت

اگر بخواهید امور مالی خود را به وسیله‌ی نرم افزار اکسل بررسی کنید ممکن است نتوانید ریشه خطاهای به وجود آمده را به راحتی پیدا کنید. برای مثال فرض کنید یکی از فرمول‌ها اشتباه وارد شده است و شما هنگامی این موضوع را می‌فهمید که سطر و ستون‌های خود را پر از داده کرده‌اید. متوجه می‌شوید تمام این اعداد و ارقام به وسیله همان فرمول اشتباه پیش رفته است. آنجاست که تمام زحماتتان به باد می‌رود و باید تمامی محاسبات را از ابتدا انجام دهید.

3.     پشتیبانی ضعیف از امکانات تحت شبکه

این ضعف در نرم افزار اکسل زمانی حس می‌شود که اعضای تیم شرکتتان بخواهند به طور همزمان از یک فایل استفاده نمایند. بنابراین باید آن فایل را تحت شبکه قرار دهید تا همه اعضا بتوانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند. درست در همینجاست که مشکل رخ می‌دهد! یعنی ممکن است مشکلات ناخواسته‌ای ایجاد شود که منجر به دوباره کاری گردد.

4.     پایین بودن امنیت

اگر اطلاعات مالی‌تان برای شما مهم است نباید از نرم افزار اکسل برای حسابداری استفاده کنید. دلیلش هم امنیت پایین این نرم افزار است. به جرات می‌توان گفت یک فرد نه چندان حرفه‌ای هم می‌تواند از لایه‌های امنیتی آن عبور کند و به راحتی اطلاعاتتان را هک کند.

5.     پاک شدن اطلاعات به طور ناگهانی

افرادی که با نرم افزار اکسل کار کرده باشند، صد در صد با این مشکل برخورد نموده‌اند. ممکن است ساعت‌ها پای سیستم نشسته باشید و اطلاعات مهمی را وارد نموده باشید اما به طور ناگهانی، اکسل پیغام می‌دهد که فایل شما قابل استفاده نیست! از همین رو می‌توان گفت تمام زحماتتان در عرض یک ثانیه برباد میرود.

6.     پیچیده بودن برخی از عملیات ها

باید این را هم بدانید که تمامی عملیات حسابداری که به وسیله اکسل امکان پذیر است، ساده نخواهد بود. در برخی از پروژه‌های
حساستان نیازمند یک فرد مسلط به نرم افزار اکسل هستید چراکه تنها این فرد است که می‌تواند پروژه‌ی سنگین شما را به درستی انجام دهد.

7.     فاقد پشتیبانی در برخی از گوشی‌های همراه است

اگر بخواهید با اکسل کار کنید، حتما باید با کامپیوتر شخصی اینکار را انجام دهید چراکه اکسل، در اکثر گوشی‌های همراه، به صورت فقط خواندنی اجرا می‌شود.

8.     عدم پشتیبانی از سیستم عاملی به غیر از ویندوز

بله. این مشکل هم را به سایر مشکلات نرم افزار اکسل اضافه کنید. اگر بخواهید نرم افزار اکسل را در هر سیستم عامل دیگری، نصب و اجرا کنید، ممکن است به برخی از قابلیت‌های آن دسترسی نداشته باشید و به مشکلاتی از این قبیل، برخورد کنید.

9.     کنترل ضعیف بر روی داده ها

اگر کاربری داده‌ها یا اطلاعات شما را به صورت سهوی یا عمدی، دستکاری نماید، قادر به تشخیص آن فرد نیستید. این مشکل وقتی رخ میدهد که بخواهید فایل را تحت شبکه قرار دهید. از همین رو می‌توان گفت کنترل مطلوبی بر روی اطلاعات نخواهید داشت.

10.   عدم تشخیص صحت داده‌ها

اگر نرم افزار حسابداری اکسل را انتخاب کرده‌اید، باید بدانید این نرم افزار قادر به بررسی صحت داده‌های ورودی نمیباشد.

جمع‌بندی

با مطالعه دقیق این مثال متوجه خواهید شد که نرم افزار حسابداری اکسل، مناسب کسب و کارهای امروزی نیست و معایب آن بر مزایایش، چیره میشوند. از همین رو پیشنهاد می‌کنیم تا دیر نشده به فکر انتخاب نرم افزار حسابداری کارآمد و مناسب با کسب و کارتان باشید.

اگر نیازمند اطلاعات بیشتر در زمینه نرم افزار حسابداری هستید، می‌توانید با متخصصان ما در تیم معین، ارتباط بگیرید و نرم افزار حسابداری مناسب شرکتتان را انتخاب نمایید.

در صورتی که  قصد خرید نرم افزار حسابداری معین را دارید، می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.