نرم افزار حسابداری آسان به نرم افزاری گفته می شود که تمامی اصول حسابداری را برای کاربر ساده می کند و کاربر کارهای روزمره عادی حسابداری از جمله ثبت فاکتورها، هزینه ها، مبالغ دریافتی و پرداختی را انجام می دهد و نرم افزار حسابداری محاسبات مالی سخت و پیچیده را انجام می دهد و گزارشات نهایی را به زبان ساده به کاربر نمایش می دهد که این برای افراد عادی که تخصص حسابداری ندارند واقعا شگفت انگیز است.

امروزه تعداد فروشندگانی که نرم افزار حسابداری را برای مشاغل متفاوت ارائه می دهند، افزایش یافته است اما بررسی ویژگی نرم افزار حسابداری آسان و انتخاب آن، صرف نظر از اندازه یا نوع صنعت، برای صاحبان مشاغل به یک چالش تبدیل شده است.

تصمیم‌ گیری در مورد انتخاب نرم‌افزار حسابداری آسان و ایده‌آل برای سازمان شما زمانی آسان‌تر می‌شود که شخص از اهمیت چنین ابزاری آگاه باشد و کاملاً درک کند که چرا چنین ابزاری مهم است. بیایید نگاهی دقیق‌تر به این موضوع بیندازیم که ویژگی نرم افزار حسابداری آسان شامل چه مواردی می شود؟

ارزش نرم افزار حسابداری چیست؟

افرادی هستند که معتقدند دریافت نرم افزار حسابداری برای کسب و کارشان واقعاً مهم نیست، با این حال، آنچه این افراد درک نمی کنند این است که استفاده از راه حل های نرم افزاری می تواند به افزایش بهره وری و به حداقل رساندن هزینه ها کمک کند.

شاید یکی از بزرگترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری این باشد که به کسب و کار شما اجازه می دهد تا وظایف حسابداری را بدون نیاز به استخدام حسابداران اضافی انجام دهید. نرم افزار توسط هر کسی حتی متخصصان غیرحسابدار قابل دسترسی است و می تواند به راحتی از آن استفاده کند، می توانید بار کاری تیم مالی خود را کاهش دهید و از به کارگیری نیروی انسانی اضافی در دوره های مالی شلوغ خودداری کنید.

علاوه بر این با استفاده از نرم افزار حسابداری شفافیت و دقت محاسبات را تضمین می کنید. می توانید یک راه حل قابل اعتماد برای محاسبه دقیق و جلوگیری از خطاها ارائه دهید. این به شما کمک می‌ کند تا برنامه‌ها و استراتژی‌های مورد نیاز شرکت را تهیه کنید و شناسایی منابع مورد نیاز کار ساده‌تری خواهد بود.

همانطور که قبلا ذکر شد استفاده از نرم افزار حسابداری آسان می تواند سطح بهره وری کسب و کار شما را افزایش دهد. نرم افزار حسابداری به عنوان یک سیستم همه کاره ضروری ترین وظایفی را انجام می دهد که به شرکت ها در تحقق اهداف روزانه شان کمک می کند. نرم افزار حسابداری علاوه بر جمع آوری داده های مالی، تمام اطلاعات جمع آوری شده را سازماندهی و تجزیه و تحلیل می کند و باعث آسان تر شدن کار تیم حسابداری می شود. نرم‌افزار حسابداری معمولاً دارای ویژگی‌های انطباق مالیاتی است به ویژه در مواردی که نیاز به محاسبه حقوق و دستمزد باشد.

رضایت مشتری از دیگر امتیازاتی است که نرم افزار حسابداری البته با افزایش سطح بهره وری در اختیار شما قرار می دهد. مشتریان از اینکه ارسال فاکتورها، گزارش صورتحساب ها و سایر الزامات مربوط به امور مالی سریع و کارآمدتر انجام می گیرد قدردانی خواهند کرد و تیم حسابداری براحتی می تواند بهره وری خود را بهبود بخشد.

12 ویژگی نرم افزار حسابداری آسان

اکنون که مزایای نرم افزار حسابداری آسان و با کیفیت بالا را درک کرده اید تشخیص اینکه شرکت شما به چه نوع نرم افزاری نیاز دارد برای شما بسیار آسان تر خواهد بود. در این بخش ما به 6 ویژگی که نرم افزار حسابداری آسان باید داشته باشد تا هر شخصی بتواند براحتی با آن نرم افزار کار کند را معرفی خواهیم کرد.

1.کاربر پسند بودن نرم افزار حسابداری

کاربر پسند بودن نرم افزار حسابداری مهمترین ویژگی نرم افزار حسابداری آسان به شمار می رود یعنی نرم افزار حسابداری برای هر کاربری طراحی شده باشد. اطمینان حاصل کنید نرم افزاری که انتخاب می‌کنید چندان راحت است که توسط هر کسی در تیم شما مورد استفاده قرار گیرد حتی کسانی که دانش حسابداری یا فنی ندارند.

علاوه بر این انتخاب شما باید بسیار کاربردی باشد و نرم افزار حسابداری باید ویژگی‌ گزارش‌دهی را ارائه ‌کند به این معنی که تیم شما می‌تواند گزارش‌هایی ارائه دهد که بر اساس نیاز و اهداف شرکت شما سفارشی‌سازی شده باشد. 

2.ویژگی صورتحساب و مدیریت موجودی

از دیگر موارد مهم ویژگی نرم افزار حسابداریسیستم های حسابداری عملکردهای متفاوتی خواهند داشت اما می توان گفت تمام نرم افزارهای حسابداری آسان قابلیت یکپارجه سازی موجودی ها را دارند. اگر همه موجودی ها و صورتحساب ها را در یک سیستم ادغام کنید می توانید زمان قابل توجهی را برای انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر کاهش دهید.

3.شناسایی و جلوگیری از خطاها

استفاده از نرم افزار حسابداری می تواند دقت و کارایی را برای سازمان شما به ارمغان بیاورد. این بدان معنی است که ممکن است خطاها به طور کلی حذف نشود اما می تواند به میزان قابل توجهی از آنها کاسته شود پس نرم افزار حسابداری که انتخاب می کنید باید دارای ویژگی هایی باشد که به طور خودکار خطاها را بررسی می کند. به عنوان مثال هنگامی که شخصی برای محصولی سفارش می دهد که در حال حاضر موجود نیست سیستم می تواند اقدام را شناسایی کرده و یک هشدار فوری ارسال کند.

4.به راحتی با ذینفعان ارتباط برقرار کنید

با استفاده از نرم افزار حسابداری آسان به راحتی می توانید با ذینفعان ارتباط برقرار کنید در واقع شرکت شما به نرم افزار حسابداری نیاز دارد که بتواند هماهنگی تیم مالی شما را با مشتریان، بانک ها و همه ذینفعان آسانتر کند. مستندسازی و بررسی حساب‌ها، صورت‌حساب‌ها و موجودی‌های بانکی، نظارت و مدیریت اعتبار و پیگیری پرداخت‌ها و سررسیدها با تامین‌کنندگان و مشتریان همگی از عوامل ضروری در مدیریت صحیح حسابداری می باشد.

5.داده های حساس را ایمن کنید

اطلاعات مالی داده های حساسی هستند پس نرم افزار حسابداری که انتخاب می کنید باید امنیت بالایی داشته باشد تا هرگز اطلاعات مالی به دست افراد نادرست نیافتد. با در نظر گرفتن این موضوع نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که ویژگی های امنیتی کاملی ارائه می دهد. خرید از فروشندگان قابل اعتماد باید برای شما اولویت اصلی باشد.

6.ویژگی های دسترسی مبتنی بر کاربر

دسترسی مبتنی بر کاربر همیشه یک اقدام امنیتی بسیارخوب محسوب می شود. این بدان معنی است که نرم افزار فقط برای شما و افرادی که در تیم مالی شما دارای مجوز هستند قابل دسترس است. علاوه بر این دسترسی آنها فقط به وظایف آنها محدود می شود. به عبارت دیگر شخصی که برای مدیریت حقوق و دستمزد منصوب می شود تنها به داده های مربوط به نیازهای حقوق و دستمزد دسترسی خواهد داشت.

7.نرم افزار حسابداری آسان نباید دارای عناوین پیچیده باشد

در اصول حسابداری کلمات و عناوین تخصصی و غیر عامیانه زیادی وجود دارد از جمله حساب های تفضیلی، دفتر کل، تراز آزمایشی، حساب های انتظامی که بیشتر آنها برای عموم کاربران نا آشناست و کار را برای کاربران سخت و پیچیده می کند. در نرم افزار حسابداری آسان نباید از اینگونه عناوین استفاده شود و اینگونه کلمات با عناوین ساده تر جایگزین شود.

به این دلیل که اغلب افرادی که از نرم افزار حسابداری آسان استفاده می کنند از دانش حسابداری برخوردار نیستند، باید استفاده از از به راحتی صورت گیرد و نیاز به فرآیند های پیچیده نداشته باشد.

8.یکسان بودن چارچوب فرم های نرم افزار

فرم های نرم افزار حسابداری آسان باید از یک چارچوب و استایل یکسان و استاندارد برخوردار باشند به عنوان مثال تمامی لیست های موجود در نرم افزار دارای بخش گروه ها در سمت راست و جستجو در بالای فرم و دکمه های عملیاتی در پایین فرم تعبیه شده باشند و فرم لیست اشخاص و لیست کالاها و غیره، همین چارچوب را رعایت کنند ولی اطلاعات مرتبط با بخش خود را نمایش دهند. این استاندارد باید برای تمامی بخش ها با کاربری مشابه یکسان طراحی شود. 

9.دارای جستجوی هوشمند و سریع

در نرم افزار حسابداری آسان تمامی لیست های نرم افزار باید دارای بخش جستجوی هوشمند باشند به عنوان مثال اگر بخشی از ابتدا یا انتهای نام مورد نظر جستجو شد سیستم به راحتی و با سرعت بالا تشخیص دهد و نزدیکترین نتایج به کلمات جستجو شده را به کاربر نمایش دهد. هم چنین دارا بودن فیلتر های مختلف جستجو به منظور سهولت در پیدا کردن اطلاعات مورد نظر، یکی از نکات کلیدی است که هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری آسان باید به آن دقت شود. 

10.امکان معرفی گروه و زیر گروه به تعداد نامحدود

یکی از مهمترین خصوصیات نرم افزار حسابداری آسان قابلیت معرفی گروه و زیر گروه برای تمامی آیتم هایی اطلاعاتی از جمله لیست اشخاص و کالاها می باشد به عنوان مثال نرم افزار حسابداری آسان باید این قابلیت را داشته باشد تا کاربر بتواند دسته های مشتریان، همکاران، شرکت ها را معرفی کند و برای نظم بیشتر زیر گروه های متعدد هم برای این سر دسته ها معرفی کند به عنوان مثال برای دسته مشتریان زیر دسته مشتریان شهرستان، مشتریان کلی، مشتریان خوش حساب، مشتریان خارجی و غیره معرفی کند و اشخاص را در این دسته ها معرفی و مدیریت نماید. مرتب سازی اطلاعات و دسته بندی آنها یک ویژگی مهم در هر نرم افزار حسابداری است.

11.امکان تغییر سایز و نوع فونت جداول پر استفاده

امکان شخصی سازی فونت ها در نرم افزار حسابداری آسان از اهمیت بالایی برخوردار است و کاربر باید بتواند نسب به نیاز خود فونت و سایز مناسب چشم خود را انتخاب نماید چون در صورت ریز یا درشت بودن بیش از حد فونت ها در دراز مدت و استفاده زیاد باعث خستگی چشم و امکان بروز اشتباه توسط کاربران شود. به دلیل کاربرد زیاد نرم افزار حسابداری در طول روز و استفاده مداوم از آن، انتخاب رنگ های مناسب، جداول پر کاربرد، فونت های مناسب با خوانایی بالا و به طور کلی تمام مواردی که باعث تجربه کاربری مناسب در هنگام استفاده از نرم افزار را می شوند، اهمیت زیادی دارد. 

12.امکان معرفی اطلاعات جدید در هنگام ثبت عملیات

همیشه این احتمال وجود دارد که در هنگام ثبت فاکتور متوجه شوید نام مشتری مورد نظر در نرم افزار حسابداری معرفی نشده است یا کالای جدیدی به فروشگاه اضافه شده باشد که ثبت آن فراموش شده باشد. در نرم افزار حسابداری آسان این قابلیت باید وجود داشته باشد تا شما بدون خارج شدن از فاکتور بتوانید با سرعت بالا مشتریان و کالاهای جدید را معرفی و ثبت فاکتور جاری را به پایان برسانید و در هزینه و زمان خود صرفه جویی کنید. ویرایش سریع و نمایش اطلاعات کاربردی از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری مناسب و آسان است.

13.امکان ثبت چندین عملیات به صورت همزمان

بارها پیش آمده است که در هنگام ثبت یک فاکتور با تعداد اقلام زیاد مدیر مجموعه یا یکی از مشتریان شما گزارش مانده حساب خود را بخواهد. در نرم افزار حسابداری آسان اپراتو باید بتواند به راحتی بدون بستن فاکتور جاری گزارش مورد نظر را تهیه و مجدد ثبت فاکتور قبلی را ادامه دهد. 

14.دارای گزارشات متنوع با قابلیت ساختن گزارش

شما اگر گرانترین نرم افزار موجود در بازار را خریداری کنید ولی نتوانید گزارشات متنوعی از جمله لیست بدهکاران و بستانکاران، مشتریان پر سود، کالاهای پر سود به ترتیب سود دهی و صدها گزارش دیگر را تهیه نمایید عملا وقت و پول خود را دور ریخته اید در نرم افزار حسابداری آسان در ساده ترین حالت ممکن کاربر باید بتواند متنوع ترین گزارشات را برای مدیر مجموعه تهیه نماید.

کلام پایانی

انتخاب یک نرم افزار حسابداری ساده و آسان، باعث می شود افرادی که صاحب کسب و کار خوشان هستند، نیازی به استخدام حسابدار نداشته باشند و بتوانند نیاز های خود را برطرف نمایند. در این مقاله نکاتی که در انتخاب یک نرم افزار حسابداری ساده و آسان مهم است، گفته شد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آسان در زمان صرفه جویی کنید و بهره وری بیشتری داشته باشید. همانطور که در بالا اشاره شد نرم افزار حسابداری آسان از دو ورودی استفاده می‌کند، کاربرسپند است، امنیت بالایی دارد، از بروز خطاها جلوگیری می کند و قابلیت سفارشی سازی براساس کاربران را دارد. اما پشتیبانی یکی از ویژگی های مهم نرم افزار حسابداری آسان محسوب می شود. اگر تمایل دارید یک حسابدار استخدام کنید نرم افزاری را می خواهید که به طور گسترده مورد استفاده قرار گیرد.

در صورتی که قصد دارید نرم افزار حسابداری آسان خریداری کنید که علاوه بر مادام العمر بودن همراه با پیشتبانی باشد، پیشنهاد می کنیم با دانلود دموی نرم افزارحسابداری معین به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به خرید نرم افزار کنید.

اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید می توانید با همکاران پشتیبانی نرم افزار حسابداری معین در ارتباط باشید.