در این مقاله می خواهیم راجع به دلایل اینکه “چرا برنامه حسابداری را به جای حسابهای دفتری به کار ببریم” صحبت کنیم. اگر شما هنوز برای کسب و کارتان از برنامه حسابداری استفاده نمی کنید حتما تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

همانطور که می دانید حسابداری در سرتاسر دنیا جایگاه خاصی دارد و روز به روز در حال پیشرفت و توسعه می باشد. هر سازمان و هر کسب و کاری برای پیشبرد اهداف مالی نیاز به یک برنامه حسابداری دارد تا پرداخت ها و دریافت ها بدون نقص انجام شود. البته حسابداری امروزه به یک ابزار پیشرفت تبدیل شده است.

استفاده از کامپیوتر برای هر کاری کار را راحت کرده است. پس چرا برای مدیریت امور مالی از آن بهره نگیریم.حسابداری به دو شیوه قابل انجام است. استفاده از دفاتر حسابداری و بکارگیری برنامه حسابداری. در ادامه به بررسی معایب و مزایای هر کدام می پردازیم.

روند حسابداری

حساب و کتاب ها همیشه در دفاتری مخصوص به حسابداری ثبت و محاسبه و نگهداری می شوند. در انتهای دوره مالی به کمک دفاتر حسابداری میزان پرداختی ها و دریافتی ها مشخص می شوند. اگر میزان بدهی ها و دارایی شرکت با هم تطابق نداشته باشد به این معنی است که در یک یا چندین محاسبه و یا ثبت ، اشتباهی صورت گرفته است. حال برای پیدا کردن نوع خطا و میزان خطا باید حساب های زیادی مجددا مورد بررسی قرار گیرند.

زمانی که با میلیون ها حساب سر و کار داریم و میلیون ها تراکنش پیش روی شماست ، پیدا کردن خطا در دفاتر حسابداری کار بسیار سختی است. بنابراین کوچکترین اشتباه در حساب های دفتری می تواند باعث رخ دادن اشتباهات بیشتری شود.

به این ترتیب استفاده از ثبت و حساب دفتری برای هر شرکت و سازمانی نقطه ضعف بزرگی محسوب می شود. زیرا اشتباهات مالی می تواند خطرات ورشکسته شدن شرکت را به همراه داشته باشد.

برنامه حسابداری چه کاربرد هایی را تحت پوشش خود قرار می دهد؟

اگر اولین بار است که اقدام به خرید برنامه حسابداری می کنید ، باید بدانید برنامه های حسابداری بر اساس نیاز های مختلف تولید شده اند و برای هر کسب و کار نیز نرم افزار حسابداری مخصوص به آن وجود دارد. بنابراین برای خرید توصیه می کنم ابتدا مقاله “راهنمای خرید نرم افزار حسابداری“ را مطالعه کنید.

بخش مهمی از برنامه حسابداری مخصوص به حسابداری پایه می باشد. این بخش کارهایی از قبیل مدیریت حساب های بانکی ، چک کردن ضمانت نامه بانکی ، اعلان برای سررسید چک ها ، تاریخ و ثبت دریافت مبالغ صورت وضعیت از سازمان ها و مدیریت عملیات مالیاتی و کارهای معمولی از این دست را انجام می دهد.این بخش در واقع به عنوان هسته یک برنامه حسابداری شناخته می شود که کار اصلی آن هم برآورده کردن نیاز مدیریتی در کارهای مختلف مالی می باشد.

بخش دیگر برنامه حسابداری ، مربوط به پروژه هاست و پروژه محور معرفی می شوند. یعنی بر اساس پروژه ای که در حال انجام است برنامه حسابداری مربوط به آن را خریداری می کنید و نیاز های خاص هر پروژه در برنامه مختص خودش وجود دارد. اینگونه برنامه های حسابداری تلاش می کنند تا سود شما را در هر پروژه به نحو احسن رصد شود و افزایش یابد و در هزینه ها صرفه جویی شود.

در برنامه حسابداری پروژه محور ، هزینه های پروژه در حال و آینده بررسی می شود و از ابتدای پروژه تمام هزینه ها محاسبه می شود تا مدیران بتوانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.

چرا برنامه حسابداری در این مدت کوتاه به این محبوبیت دست یافته است؟

همان طور که گفته شد ثبت همه معاملات در حسابداری دارای اهمیت ویژه ای است. در برنامه حسابداری کاری که حسابدار انجام می دهد وارد کردن تمامی اطلاعات مربوط به معاملات است. سپس برنامه حسابداری باقی محاسبات را برای حسابدار انجام می دهد. زیرا در مورد معاملات جزئیات دقیق تر و پیچیده تری وجود دارد که که انجام محاسبه آنها توسط نرم افزار بسیار مهم است مانند تعیین حق بیمه و دستمزد ، سود سهام و …

بنابراین در این زمانه که در امر محاسبات و حتی امور دیگر ، همه کارها با کامپیوتر محاسبه می شوند ، نیاز به نرم افزار ها در همه صنوف به وجود می آید که محاسبات را برای صاحبان کسب و کار بدون خطا انجام دهند. حساب و کتاب دستی می تواند سرعت و کیفیت کار را در امر محاسبات کاهش دهد و بر خلاف برنامه حسابداری دسترسی سریع به گزارش ها وجود ندارد و بزرگترین عیب این روش همین است.

کدام برنامه حسابداری برای کسب و کار من مناسب تر است؟

اگر شما دارای کسب و کار کوچک یا متوسط هستید و یا حتی کسب و کاتان بزرگ و رو به توسعه است ، به یک برنامه ریزی جامع برای مدیریت منابع انسانی و مالی نیاز دارید و عموما نرم افزارهای ORACLE یا SAP  برای کسب و کار شما مناسب خواهد بود.به هر حال برای پیدا کردن مناسب ترین برنامه حسابداری باید از نیاز های دقیق و انتظارات شرکت خود مطلع باشید تا بتوانید بهترین نرم افزار حسابداری را برای کنترل مالی سازمان خود تهیه کنید.

برای بهترین انتخاب در تهیه نرم افزار حسابداری این قسمت را بخوانید 

به سایز سازمان یا شرکت خود توجه کنید و اینکه نوع فعالیت سازمان در چه سطحی گسترده است.

خرید نرم افزار حسابداری  به معنی دید شفاف تر و بهتر در هزینه ها و آسان سازی تصمیم گیری به کمک گزارش های دوره ای.

نیاز های سازمان را بررسی و لیست کنید تا بدانید به کدام نرم افزار نیاز سازمان را برطرف می کند در این صورت ماژول مناسب نیز خریداری می شود و از هزینه ای اضافی جلوگیری می شود.

نرخ رشد شغل خود را زیر نظر داشته باشید و مشتریان و روند توسعه شرکت را بدانید تا مسائل پیش بیتنی نشده شما را وادار به پرداخت های اضافی نکند.

از کیفیت و نحوه پشتیبانی شرکتی که نرم افزار حسابداری را به شما ارائه می کند ، اطلاع کافی کسب کنید و حتما در هنگام خرید پشتیبانی تکنیکی دریافت کنید.

قیمت ها را مقایسه کنید و علاوه بر آن نوع خدمات ارائه شده در نرم افزارهای مختلف را نیز با هم مقایسه و کنید و دقیق مورد بررسی قرار دهید.

نرم افزارهای حسابداری در قالب پردازش ابری و هوش مصنوعی کار می کنند خرید مطمئنی است که می تواند در آینده نیازهای شما را برطرف کند زیرا اینگونه نرم افزارها روز به روز کاربرد بیشتری پیدا می کنند.

برای مدیریت بهتر بخش های مختلف کسب و کار خود و خرید یک نرم افزار حسابداری معتبر، می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار حسابداری معین، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.

اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید می توانید با همکاران پشتیبانی نرم افزار حسابداری معین در ارتباط باشید.
 

مقالات مرتبط

پیشنهاد میکنیم مقالات مرتبط به این مقاله را هم مطالعه کنید.