مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی | بروزرسانی لحظه ای موجودی ها
اگر فروشگاه اینترنتی دارید، احتمالاً حداقل یک بار با این اتفاق رو به رو شده اید؛ مشتری سفارشی را ثبت کرده و پرداخت را انجام داده است، اما هنگام آماده سازی سفارش متوجه می شوید کالا دیگر در انبار موجود نیست. در چنین شرایطی باید با مشتری تماس بگیرید، سفارش را لغو یا اصلاح کنید و در بسیاری از موارد مبلغ پرداختی را بازگردانید.
جالب اینجاست که این مشکل معمولاً به دلیل کمبود موجودی کالا ایجاد نمی شود، بلکه از مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی نشأت می گیرد. زمانی که اطلاعات موجودی سایت با موجودی واقعی انبار هماهنگ نباشد، حتی یک فروشگاه حرفه ای هم ممکن است با فروش کالای ناموجود، اختلاف موجودی و دوباره کاری رو به رو شود.
خوشبختانه این مشکل راه حل دارد؛ اما قبل از انتخاب راهکار، بهتر است بدانیم چرا این اتفاق رخ می دهد و کدام روش برای مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی واقعاً پاسخگوی نیاز یک کسب و کار در حال رشد است.
خلاصه پاسخ چگونگی مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی
اگر می خواهید موجودی سایت همیشه با انبار یکسان باشد، باید موجودی کالاها فقط از یک مرجع اصلی مدیریت شود و هر تغییری که در موجودی یا قیمت ایجاد می شود، به صورت خودکار در سایت نیز اعمال شود. روش هایی مانند بروزرسانی دستی یا فایل اکسل برای فروشگاه های کوچک قابل استفاده هستند، اما با افزایش تعداد کالاها و سفارش ها معمولاً باعث اختلاف موجودی، فروش کالای ناموجود و صرف زمان زیاد برای اصلاح اطلاعات می شوند. پس راه حل کجاست؟
چگونه موجودی سایت را همیشه با انبار یکسان نگه داریم؟
بسیاری از فروشگاه های اینترنتی موجودی کالا را در دو محل مختلف مدیریت می کنند. یک بار در نرم افزار حسابداری یا سیستم انبار و بار دیگر در پنل مدیریت سایت.
مشکل از همین جا آغاز می شود.
هر زمان که موجودی یک کالا تغییر می کند، همان تغییر باید دوباره در سایت ثبت شود. اگر این کار چند ساعت بعد انجام شود یا حتی یک بار فراموش شود، اطلاعات سایت با موجودی واقعی انبار اختلاف پیدا می کند.
هرچه تعداد کالاها بیشتر باشد، مدیریت این تغییرات نیز سخت تر می شود. شاید برای فروشگاهی با چند ده کالا بتوان موجودی را به صورت دستی اصلاح کرد، اما وقتی تعداد محصولات به چند صد یا چند هزار کالا می رسد، این روش دیگر قابل اتکا نیست.
به همین دلیل، اولین قدم برای مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی این است که اطلاعات فقط در یک مرجع ثبت شوند و سایت همان اطلاعات را نمایش دهد، نه اینکه اطلاعات در چند سیستم مختلف به صورت جداگانه نگهداری شوند.
چگونه موجودی کالا را به صورت لحظه ای به روزرسانی کنیم؟
اگر موجودی کالا فقط چند بار در روز بروزرسانی شود، همیشه فاصله ای بین موجودی واقعی انبار و اطلاعات سایت وجود خواهد داشت.
همین فاصله زمانی می تواند باعث ثبت سفارش برای کالایی شود که دیگر موجود نیست.
برای بروزرسانی لحظه ای موجودی، اطلاعات باید به صورت خودکار بین سیستم مدیریت انبار یا نرم افزار حسابداری و سایت منتقل شوند. به این ترتیب، هر تغییری که در موجودی یا قیمت کالا ثبت می شود، همان لحظه در سایت نیز اعمال خواهد شد.
در این شرایط دیگر نیازی به تهیه فایل اکسل، ورود دوباره اطلاعات یا بررسی مداوم اختلاف موجودی نخواهد بود.
بهترین روش مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی
برای مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی روش های مختلفی وجود دارد، اما همه آن ها برای هر کسب و کاری مناسب نیستند.
در فروشگاه های کوچک معمولاً بروزرسانی دستی انجام می شود. با افزایش تعداد کالاها، بسیاری از کسب و کارها به استفاده از فایل اکسل روی می آورند. این روش نسبت به بروزرسانی دستی سریع تر است، اما همچنان اطلاعات به صورت لحظه ای بروزرسانی نمی شوند.
بهترین روش، روشی است که موجودی و قیمت کالاها را از یک مرجع واحد مدیریت کند و هر تغییری که در آن مرجع ایجاد می شود، بدون نیاز به ورود مجدد اطلاعات در سایت اعمال شود. در این حالت :
- احتمال خطاهای انسانی کاهش پیدا می کند
- دوباره کاری حذف می شود
- و زمان بیشتری برای توسعه کسب وکار باقی می ماند.
مقایسه روش های مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی
| روش | مناسب برای | مزایا | محدودیت ها |
| بروزرسانی دستی | فروشگاه های کوچک با تعداد محدود کالا | بدون هزینه اولیه | زمان بر، احتمال خطای انسانی بالا |
| استفاده از فایل اکسل | فروشگاه های در حال رشد | ساده و کم هزینه | اطلاعات لحظه ای نیست و احتمال اختلاف موجودی وجود دارد |
| سرویس اتصال حسابداری به سایت | فروشگاه های متوسط و بزرگ | بروزرسانی خودکار موجودی و قیمت، حذف دوباره کاری، کاهش خطا | نیاز به راه اندازی اولیه |
همان طور که این جدول نشان می دهد، با رشد کسب و کار، روش های دستی به تدریج کارایی خود را از دست می دهند و مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی نیازمند راهکاری است که بتواند اطلاعات را به صورت خودکار و دقیق همگام سازی کند.
هر روش برای چه کسب و کاری مناسب است؟
اگر فروشگاه شما تازه فعالیت خود را آغاز کرده و تعداد کالاها محدود است، شاید بروزرسانی دستی هنوز قابل مدیریت باشد.
اگر تعداد محصولات بیشتر شده و روزانه سفارش های بیشتری ثبت می کنید، استفاده از فایل اکسل می تواند تا مدتی نیاز شما را برطرف کند؛ اما باید در نظر داشته باشید که این روش همچنان وابسته به بروزرسانی دوره ای است و اطلاعات سایت همیشه لحظه ای نخواهند بود.
اما اگر موجودی کالاها مرتب تغییر می کند، قیمت ها به روزرسانی می شوند یا زمان زیادی صرف هماهنگ کردن اطلاعات سایت و انبار می شود، احتمالاً زمان آن رسیده است که روش مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی خود را تغییر دهید.
سرویسی که مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی را ساده تر می کند
اگر قرار باشد مدیریت موجودی فروشگاه اینترنتی برای همیشه ساده شود، راهکار انتخابی باید چند ویژگی مهم داشته باشد؛
- اطلاعات فقط یک بار ثبت شوند
- موجودی و قیمت کالاها از یک مرجع واحد مدیریت شوند
- و هر تغییری بدون دخالت کاربر در سایت اعمال شود.
اتصال حسابداری به سایت (همگام) دقیقاً برای حل همین مسئله طراحی شده است. این سرویس، سایت فروشگاهی را به نرم افزار حسابداری متصل می کند تا موجودی، قیمت و اطلاعات کالاها از یک مرجع مدیریت شوند و هر تغییری که در نرم افزار حسابداری ثبت می شود، به صورت خودکار در سایت نیز اعمال شود.
همگام با نرم افزارهای حسابداری معین، هلو، محک و سیبا سازگار است و امکان اتصال به فروشگاه های اینترنتی مبتنی بر ووکامرس، شاپفا، میکسین و همچنین وب سایت های اختصاصی را فراهم می کند. بنابراین بدون نیاز به تغییر نرم افزار حسابداری فعلی، می توانید فرآیند بروزرسانی موجودی و قیمت کالاها را خودکار کنید.
در نتیجه، دیگر نیازی به تهیه فایل اکسل، ورود چندباره اطلاعات یا جابه جایی بین چند سیستم مختلف نخواهید داشت. اطلاعات سایت همیشه بر اساس آخرین وضعیت انبار نمایش داده می شوند و تیم شما به جای انجام کارهای تکراری، می تواند روی توسعه کسب و کار و افزایش فروش تمرکز کند.
اگر می خواهید اطلاعات بیشتری درباره همگام و نحوه اتصال سایت فروشگاهی به نرم افزار حسابداری کسب کنید، می توانید صفحه محصول را مشاهده کنید: