حسابداری وجوه نقد چیست؟ ثبت دریافت و پرداخت و مغایرت بانکی
حسابداری وجوه نقد یعنی ثبت و کنترل پولی که کسب‌وکار در صندوق و حساب‌های بانکی قابل برداشت نگه می‌دارد. این کار شامل ثبت دریافت و پرداخت، شمارش صندوق و تطبیق مانده دفتر با صورت‌حساب بانک است. این موضوع با مبنای نقدی حسابداری فرق دارد: مبنای نقدی به زمان شناسایی درآمد و هزینه مربوط است، اما کنترل وجوه نقد در حسابداری تعهدی هم ضروری است.
وجه نقد و معادل وجه نقد چه تفاوتی دارند؟
طبق استاندارد بین‌المللی حسابداری IAS 7، وجه نقد شامل پول در دسترس و سپرده‌های دیداری است. معادل وجه نقد سرمایه‌گذاری کوتاه‌مدت و بسیار نقدشونده‌ای است که به مبلغ مشخصی از وجه نقد تبدیل می‌شود و خطر تغییر ارزش آن ناچیز است. صرف امکان فروش سریع یک دارایی برای قرار گرفتن در این گروه کافی نیست.
| قلم | روش تشخیص |
|---|---|
| اسکناس و سکه در صندوق | وجه نقد در دسترس کسب‌وکار |
| سپرده دیداری | وجه نقد در بانک، با امکان برداشت عندالمطالبه |
| سرمایه‌گذاری کوتاه‌مدت | فقط در صورت احراز همه شرایط می‌تواند معادل وجه نقد باشد |
| سفته یا چک مشتری با سررسید آینده | سند وصول طلب است و هنوز به معنای دریافت وجه نقد نیست |
برای وجوهی که برداشت یا مصرف آن‌ها محدود شده، شرایط محدودیت، مدت آن و چارچوب گزارشگری واحد را بررسی کنید. برای نمونه، مبلغی که بابت تضمین مسدود است نباید در برآورد پول آزاد برای پرداخت‌های روزمره لحاظ شود.
دریافت و پرداخت نقدی چگونه ثبت می‌شوند؟
هر تراکنش را با تاریخ، مبلغ، حساب صندوق یا بانک، طرف معامله، شماره پیگیری و مدرک مربوط ثبت کنید. طرف مقابل ثبت به ماهیت رویداد بستگی دارد. هر دریافتی درآمد نیست و هر پرداختی هزینه نیست.
- وصول طلب مشتری: حساب بانک بدهکار و حساب دریافتنی مشتری بستانکار می‌شود. درآمد فروش قبلاً ثبت شده است.
- پرداخت بدهی تأمین‌کننده: حساب پرداختنی بدهکار و حساب بانک بستانکار می‌شود.
- انتقال از صندوق به حساب بانکی همان واحد: بانک بدهکار و صندوق بستانکار می‌شود. این جابه‌جایی به‌خودی‌خود درآمد یا هزینه ایجاد نمی‌کند.
صورت مغایرت بانکی چیست؟
صورت مغایرت بانکی، مانده صورت‌حساب بانک و مانده همان حساب در دفتر را در یک تاریخ مشخص مقایسه می‌کند. اختلاف ممکن است ناشی از فاصله زمانی ثبت، تراکنش ثبت‌نشده یا خطا باشد. تراز آزمایشی برابری جمع بدهکار و بستانکار را بررسی می‌کند و جای این مقایسه را نمی‌گیرد.
- صورت‌حساب بانک و گردش همان حساب در دفتر را تا تاریخ یکسان بگیرید.
- تراکنش‌ها را با مبلغ، تاریخ و شماره پیگیری جفت کنید. موارد باز دوره قبل را هم پیگیری کنید.
- واریز بین‌راهی و چکی را که قبلاً در دفتر ثبت شده و هنوز از حساب کسر نشده، در سمت صورت‌حساب بانک لحاظ کنید.
- کارمزد یا تراکنش دیگری را که بانک ثبت کرده و در دفتر جا افتاده است، پس از بررسی مدرک در دفتر ثبت کنید. درباره اختلاف نامشخص ابتدا علت را پیدا کنید.
مثال عددی تطبیق مانده بانک
فرض کنید در پایان ماه مانده صورت‌حساب بانک ۱۰۰ میلیون ریال و مانده دفتر ۱۰۴ میلیون ریال است. یک واریز ۱۰ میلیونی در دفتر ثبت شده ولی هنوز در بانک نیامده است. یک چک ۷ میلیونی نیز در دفتر ثبت شده و هنوز وصول نشده است. بانک هم یک میلیون ریال کارمزد کسر کرده که در دفتر ثبت نشده است.
| مبنای تطبیق | محاسبه به میلیون ریال | مانده تعدیل‌شده |
|---|---|---|
| صورت‌حساب بانک | ۱۰۰ به‌علاوه ۱۰، منهای ۷ | ۱۰۳ |
| دفتر حسابداری | ۱۰۴ منهای ۱ | ۱۰۳ |
در این مثال، با ثبت یک میلیون ریال بدهکار در هزینه کارمزد بانکی و بستانکار در بانک، مانده دفتر اصلاح می‌شود. واریز بین‌راهی و چک از قبل در دفتر ثبت شده‌اند و ثبت دوباره آن‌ها مانده را اشتباه می‌کند. برای نمونه‌های بیشتر، راهنمای صورت مغایرت بانکی OpenStax را ببینید.
کنترل صندوق و حساب بانکی در عمل
- برای دریافت وجه رسید صادر کنید و مدارک، گردش بانک و گزارش صندوق را کنار هم نگه دارید.
- پیش از پرداخت، مبلغ، ذی‌نفع و مدرک را بررسی کنید. پرداخت می‌تواند با انتقال بانکی یا روش مجاز دیگری انجام شود. برای چک‌های صادرشده و ابطال‌شده نیز سابقه نگه دارید.
- تا حد امکان مسئول دریافت یا پرداخت را از مسئول ثبت و تطبیق جدا کنید. در کسب‌وکار کوچک، بازبینی مستقل مالک یا مدیر می‌تواند بخشی از این کنترل باشد.
- صندوق را دوره‌ای بشمارید، صورت مغایرت را در پایان دوره تهیه کنید و اختلاف‌های باز را تا تعیین تکلیف پیگیری کنید.
مانده نقد یک رقم در یک تاریخ است. صورت جریان‌های نقدی تغییرات نقد و معادل آن را در یک دوره نشان می‌دهد و در IAS 7 جریان‌ها به فعالیت‌های عملیاتی، سرمایه‌گذاری و تأمین مالی تقسیم می‌شوند. برای برنامه‌ریزی پرداخت‌ها، مانده قابل استفاده را با سررسید تعهدات و دریافت‌های مورد انتظار مقایسه کنید.
پرسش‌های رایج
آیا هر وجهی که از مشتری دریافت می‌شود درآمد است؟
خیر. وصول طلب، دریافت وام یا دریافت پیش‌پرداخت هرکدام ثبت متفاوتی دارند. ابتدا مشخص کنید دریافت بابت چه رویدادی بوده است.
آیا مغایرت بانکی همیشه نشانه خطا است؟
خیر. برای مثال، واریزی که در دفتر ثبت شده ممکن است هنوز در صورت‌حساب بانک منعکس نشده باشد. علت هر اختلاف را با مدارک همان تراکنش تعیین کنید.