نحوه انتخاب نرم افزار حسابداری
برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری، ابتدا نیازهای ضروری را مشخص کنید، سپس گزینه‌ها را با سناریوی یکسان در دمو بسنجید و پیش از خرید، هزینه‌ها، پشتیبانی و شرایط انتقال اطلاعات را مکتوب کنید. تصمیم مناسب از مقایسهٔ نتیجهٔ کار به دست می‌آید؛ تعداد امکانات، ظاهر برنامه یا یک نمایش کوتاه فروشنده به‌تنهایی کافی نیست.
این مقاله یک فرایند پیشنهادی برای ارزیابی است. قابلیت‌های هیچ محصول مشخصی در آن آزمایش یا تأیید نشده است. در کسب‌وکار کوچک، مدیر و حسابدار می‌توانند این مراحل را انجام دهند؛ برای سازمان بزرگ‌تر، حضور مسئول فناوری و کاربران اصلی هم در تصمیم‌گیری مفید است.
۱. مسئول تصمیم و نیازهای ضروری را مشخص کنید
یک نفر مسئول جمع‌آوری نتیجه‌ها باشد و برای هر نیاز، کاربر و معیار پذیرش تعیین شود. به جای نوشتن «گزارش‌گیری قوی»، بنویسید «حسابدار بتواند ماندهٔ طلب هر مشتری را در تاریخ مشخص ببیند و به ثبت‌های آن برسد». این تعریف، ارزیابی را از سلیقه به نتیجهٔ قابل بررسی تبدیل می‌کند.
- فعالیت‌ها را فهرست کنید: فروش، خرید، دریافت، پرداخت، موجودی یا پروژه، متناسب با کار خود.
- نیازها را به ضروری، قابل تعویق و غیرضروری تقسیم کنید.
- تعداد کاربران، محل‌های استفاده، دستگاه‌ها و نقش هر فرد را مشخص کنید.
- مسئلهٔ فعلی را بنویسید: کدام کار ناقص، مبهم یا دشوار انجام می‌شود و نتیجهٔ مطلوب چیست؟
اتصال به مدیریت ارتباط با مشتری، حقوق و دستمزد، چندارزی یا ارزیابی اعتبار مشتری برای همهٔ کسب‌وکارها شرط لازم نیست. اگر چنین نیازی دارید، جزئیات و محدودیت آن را جداگانه آزمایش کنید. وجود آن در یک نسخه، به معنی وجود آن در همهٔ نسخه‌ها نیست.
۲. چند گزینهٔ متناسب را وارد مقایسه کنید
از هر عرضه‌کننده نام دقیق نسخه، امکانات مشمول قیمت، محدودیت کاربران و شرایط خدمات را بگیرید. گزینه‌ای که نیاز ضروری را پوشش نمی‌دهد، با امکانات فرعی بیشتر مناسب نمی‌شود. مواردی را که فروشنده هنوز توضیح نداده است «نامشخص» ثبت کنید؛ فرض نکنید پاسخ مثبت است.
برای مقایسه از یک برگهٔ ساده استفاده کنید: نام نیاز، اهمیت، روش آزمون، نتیجهٔ هر گزینه، مدرک یا توضیح فروشنده و پرسش باز. نتیجه‌ها می‌توانند «پذیرفته شد»، «نیازمند توضیح» یا «پوشش داده نمی‌شود» باشند. با این روش، مدیر می‌تواند علت انتخاب را بعداً هم مرور کند.
۳. دمو را با سناریوی واقعی کار خود بسنجید
پیش از جلسه، چند عملیات معمول را روی دادهٔ ساختگی آماده کنید. از فروشنده بخواهید همان مسیر را نشان دهد و سپس کاربر اصلی آن را تکرار کند. نمایش یک فاکتور آماده، جای انجام کار توسط استفاده‌کننده را نمی‌گیرد. اطلاعات واقعی مشتریان یا دادهٔ حساس را برای آزمون اولیه وارد نکنید.
- تعریف یک مشتری یا طرف حساب و ثبت ماندهٔ آزمایشی.
- ثبت فروش یا خدمت، دریافت بخشی از وجه و مشاهدهٔ مانده.
- اصلاح اشتباه یا برگشت عملیات و بررسی اثر آن در گزارش.
- ثبت خرید و پرداخت و تطبیق حساب طرف مقابل.
- تهیهٔ گزارش در یک تاریخ معین و بازکردن خروجی در ابزار مقصد.
نمونهٔ معیار پذیرش: در یک حساب با ماندهٔ قبلی صفر، فروش نسیهٔ شش میلیون تومان و دریافت دو میلیون تومان، با فرض نبود مالیات، تخفیف و عملیات دیگر، باید چهار میلیون تومان طلب باقی بگذارد. کاربر باید بتواند از گزارش مانده به ثبت‌های تشکیل‌دهندهٔ آن برسد. این مثال صرفاً برای طراحی آزمون است و محاسبهٔ سود را شامل نمی‌شود.
دقت، پیگیری ثبت‌ها و امکان ادامهٔ کار در مواجهه با خطا را بررسی کنید. زمان لازم برای انجام کار هم باید متناسب با محیط و حجم کار شما باشد؛ اجرای همهٔ عملیات در «کسری از ثانیه» معیار عمومی و قابل تضمینی نیست. در این راهنما آزمون سرعت انجام نشده است.
۴. دسترسی، داده و بازیابی را جداگانه بررسی کنید
حساب کاربری مجزا و رمز عبور فقط بخشی از حفاظت اطلاعات‌اند. در دمو مشخص کنید چه کسی می‌تواند سند ببیند، ثبت کند، تغییر دهد یا خروجی بگیرد و نتیجهٔ محدودکردن هر نقش را آزمایش کنید. دربارهٔ ثبت سابقهٔ تغییرات و امکان پیگیری مسئول عملیات سؤال کنید.
مسیر دریافت نسخهٔ پشتیبان، مسئول نگهداری و روش بازیابی را روشن کنید. توصیهٔ راهنمای رسمی CISA دربارهٔ باج‌افزار این است که نسخه‌های پشتیبان از دسترس حمله جدا نگه داشته شوند و بازیابی آن‌ها آزموده شود. صرف وجود فایل پشتیبان، سلامت و قابلیت بازیابی آن را ثابت نمی‌کند. آزمون را با راهنمایی مسئول فنی، در محیط جدا انجام دهید.
اگر داده از سیستم قبلی منتقل می‌شود، قالب فایل، اقلام قابل انتقال، مسئول رفع مغایرت و شیوهٔ تحویل نسخهٔ خروجی را پیش از قرارداد مشخص کنید. اتصال به هر نرم‌افزار دیگر نیز باید با نمونهٔ داده و کنترل نتیجه بررسی شود؛ نام یک اتصال، دامنهٔ آن را توضیح نمی‌دهد.
۵. آموزش، پشتیبانی و هزینهٔ کل را روشن کنید
آموزش را به کارهای روزمره متصل کنید. حسابدار یا کاربر فروش باید بتواند پس از آموزش، عملیات مسئولیت خود را انجام دهد و مسیر اصلاح خطای معمول را بداند. نسخهٔ راهنما و فیلم آموزشی باید با نسخهٔ مورد استفاده سازگار باشد.
ساعت و کانال پاسخ‌گویی، مدت خدمات، هزینهٔ تمدید، محدودهٔ آموزش، روش ثبت درخواست و مسئول پیگیری را مکتوب کنید. مدت پاسخ اولیه با زمان حل مسئله یکی نیست. همچنین روشن کنید نصب، انتقال داده، آموزش تکمیلی، کاربران اضافه و افزونه‌ها در قیمت هستند یا جدا محاسبه می‌شوند.
برای برآورد هزینه، همهٔ گزینه‌ها را در بازهٔ یکسان مقایسه کنید. ارزان‌ترین قیمت اولیه لزوماً کمترین هزینهٔ استفاده را ندارد؛ تصمیم به نیازها و هزینه‌های مورد توافق شما بستگی دارد. روش دریافت به‌روزرسانی، آزمون آن و امکان بازگشت مورد پشتیبانی فروشنده را هم بپرسید.
۶. پیش از خرید، نتیجهٔ ارزیابی و شرایط تحویل را ثبت کنید
پرسش‌های باز را پیش از پرداخت پاسخ دهید. جمع‌بندی باید نشان دهد کدام نیاز ضروری تأیید شده، کدام محدودیت پذیرفته شده و چه کاری پس از خرید باقی می‌ماند. اگر یک نیاز ضروری هنوز نامشخص است، برای تصمیم نهایی به توضیح یا آزمون تکمیلی نیاز دارید.
برای شروع استفاده، مسئول نصب، آموزش، انتقال داده، کنترل مانده‌های آغازین و تأیید نهایی را تعیین کنید. پیش از کنارگذاشتن روش قبلی، چند گزارش و ماندهٔ نمونه را تطبیق دهید و نسخهٔ قابل بازیابی اطلاعات قبلی را مطابق مسئولیت‌های سازمان نگه دارید. تاریخ شروع را با آماده‌بودن داده و کاربران هماهنگ کنید.
برای دیدن گزینه‌های معین می‌توانید صفحهٔ نرم‌افزارهای حسابداری و صفحهٔ دریافت نسخهٔ آزمایشی را بررسی کنید. مدت استفاده، امکانات دمو و شرایط پشتیبانی را در زمان انتخاب از عرضه‌کننده تأیید بگیرید.
خروجی نهایی انتخاب: فهرست نیازهای تأییدشده، نتیجهٔ آزمون‌ها، هزینه‌های روشن و برنامهٔ تحویل. چنین سابقه‌ای کمک می‌کند خرید و استقرار بر اساس توافق قابل پیگیری انجام شود.