انتخاب نرم افزار حسابداری را میتوان یکی از مسئولیتهای مهم مدیریت دانست و الزامی ست بدانید که اگر پرسنل حسابداری یک شرکت یا سازمان برای کار کردن با نرم افزار حسابداری آموزش ندیده باشد آن مجموعه دچار بی نظمی و تشویش، خواهد شد. امروز قصد داریم در مورد مراحل انتخاب نرم افزار حسابداری و مهمترین فاکتور برای انتخاب این نرم افزار را برای شما شرح دهیم.
در ابتدا چک لیستی از مراحل انتخاب یک نرمافزار حسابداری خوب را به شما ارائه دهیم.
مراحل انتخاب نرم افزار حسابداری
در وهله اول از انتخاب نرم افزار حسابداری، باید مدیریت باید نرم افزارهای موجود در بازار را آزمایش و بررسی نماید تا بتواند نرمافزاری را انتخاب کند که قابلیت برآورده ساختن نیازهای سازمان را داشته باشد.
ناگفته نماند که بسیاری از شرکتهای ارائه دهنده نرم افزار حسابداری یک نسخه آزمایشی از این نرمافزار را در اختیار کاربران قرار میدهند تا مشتریان آنها بتواند قبل از خرید نرم افزار حسابداری، با این نرم افزار آشنا شوند و این نرم افزار را از همه جهت بررسی نمایند.
-
آموزش کار با نرم افزار حسابداری
برای گام اول مدیریت باید گروهی از حسابداران و متخصصان کامپیوتر را انتخاب نموده تا بتواند ارزیابیهای لازم برای انتخاب نرم افزار حسابداری و نیازهای شرکت را تهیه نمایند. همانطور که می دانید یادگیری برنامهها و نرم افزارهای جدید ساده نیست پس مدیریت باید فکری هم برای این بخش از کار بکند.
بنابراین میتوان گفت قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری، مدیریت باید گروهی را موظف به آموزش دادن به افرادی نماید که آشنایی کافی با این نرم افزار ندارند. البته ناگفته نماند که معمولا اغلب فروشندگان نرمافزار حسابداری خدماتی همچون آموزش را نیز ارائه می دهند.
-
محافظت از اطلاعات
بهتر است از همان ابتدای کار استراتژی برای محافظت از اطلاعات را در نظر داشته باشید. مدیریت باید در برنامه ارزیابی خود فکری هم به حال دسترسی به قسمتها و سطح دسترسی کاربران نماید.
برای اینکه بتوانید از اطلاعات خود به خوبی محافظت کنید باید برای هر فرد رمز ورود یا یک پسورد قرار دهید و در واقع سطح دسترسی برای آنها مشخص نمایید. نکته حائز اهمیت دیگری که در این قسمت باید گفته شود، آموزش نرم افزارهای مکمل نرم افزار حسابداری به کارمندان است. برای مثال نرمافزارهای گسترده، واژه پرداز، بانک اطلاعاتی، crm و…
در واقع این نرمافزارها مکمل نرمافزار حسابداری هستند و کارمندان و کارکنان قسمت حسابداری باید کار با این نرم افزارهای مکمل را آموزش ببینند. در نتیجه باید دقت داشته باشید در انتخاب نرم افزار حسابداری مورد نظر شما، باید حتما قابلیت اتصال با سایر نرم افزارهای مکمل حسابداری را چک کنید.
-
شناسایی نیازها
گروه ارزیابی انتخاب نرم افزار حسابداری باید بتواند تمامی کاربردهایی که نرم افزار حسابداری باید برای سازمان داشته باشد را شناسایی کنند و همچنین باید دیگر امکانات این نرم افزار را مورد بررسی قرار دهند. اگر نرم افزار حسابداری منتخب شما نتواند نیازهای سازمان را برآورده کند، خرید آن نرم افزار باعث هدر رفت بودجه مالی شرکت شده و ضرر و زیان مالی به دنبال دارد.
-
کارایی عملی
یکی دیگر از فاکتورهای مهمی که گروه ارزیابی انتخاب نرم افزار حسابداری باید به آن توجه ویژهای داشته باشد، سرعت و کارایی عملی نرم افزار حسابداری است. با کمک این نرم افزار باید ورود و ثبت اطلاعات به سیستم حسابداری در کمترین زمان صورت گرفته و زمان انجام عملیاتهای سنگین حسابداری به حداقل برسد.
در این ارزیابی باید معیار را سرعت قرار داد و خروجیهایی مانند صدور چک، صورتحساب، گزارشگیری و دیگر عملیات مربوط به حسابداری، در کسری از ثانیه، قابل اجرا باشد. بنابراین کارایی عملی نرم افزار نقش مهمی در انتخاب نرم افزار حسابداری دارد.
-
بررسی زیر برنامه های دفترکل
همچنین این گروه باید در نظر داشته باشند که زیر برنامههای دفتر کل باید از نظر ظرفیت، کمال، انعطافپذیری و… متفاوت با یکدیگر هستند. همان طور که می دانید دفتر کل، یکی از فاکتور اصلی برای نرم افزار حسابداری است. بنابراین گروه ارزیابی باید مطمئن شود که زیر برنامههای دفتر کل می تواند پاسخگوی نیاز شرکت باشد.
-
حساب های دریافتی و پرداختی
در این قسمت باید گفت زیر برنامه حسابهای پرداختی باید قابلیت انجام اموری مانند پیگیری، پرداخت حسابها و سایر کارهایی از این قبیل را دارا باشد. از همین رو نرم افزار حسابداری باید بتواند حساب پرداختهای قسطی، امور مربوط به تخفیفات و حسابهای جاری بانکی را نگهداری کند.
-
سرعت عمل
گروه ارزیابی باید مدت زمان انجام امور سیستمی و دستی را تخمین بزند تا درنتیجه بتواند توانایی نرمافزارحسابداری برای انجام این کار را در یک مدت زمان معقول مشخص نماید. این نرم افزار باید بتواند اموری مانند صدور صورتحسابها را به بهترین نحو ممکن انجام دهد، زیر برنامههایی مانند وصول وجه را کنترل نموده، الگوی خرید مشتریان را شناسایی کند و اعتبار مشتریان را ارزیابی نماید. سرعت عمل نرم افزار نقش مهمی در انتخاب نرم افزار حسابداری مورد نظر دارد.
-
بررسی قابلیتهای ویژه
برخی شرکتها هم هستند که مایلند نرم افزار حسابداری منتخب آنها، قابلیتهای ویژهای داشته باشد. برای مثال شرکتی مایل است مبالغ پرداختی به کارکنان خود در قسمت فروش را پیگیری کند.
البته باید این را هم در نظر داشت که نرم افزار حسابداری شاید بخشی از امور شما را بسیار عالی پیش ببرد اما ممکن است در قسمتی دیگر ضعیف عمل نماید. پس می توان گفت یک نرمافزار حسابداری نمی تواند همه امور را به نحو احسن انجام دهد. بنابراین شما باید قدری سازش و مصالحه پیشه کنید.
زمان ارزیابی نرم افزار حسابداری
زمان ارزیابی نرمافزار حسابداری نباید پس از خرید نرم افزار باشد. در نتیجه شما باید چک لیست خود را قبل از خرید نرم افزار حسابداری آماده نموده و ویژگیها و نیازهای خود را یادداشت کنید. سپس به بررسی و نظارت نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار بپردازید. در این عملیات باید نرم افزارهایی که قادر به انجام امور شما نیستند حذف شده و نرم افزار مطلوب خود را از میان آنها بیابید.
جمعبندی
بنا به گفتههای اخیر، می توان گفت مهمترین افرادی که نقش بسیار خطیری در انتخاب نرم افزار حسابداری دارند، گروه ارزیابی هستند. پس مدیریت باید بکوشد تا افراد زبده و کاردان را از میان کارمندان خود انتخاب نموده و آنها را برای اینکار آماده نماید. همانطور که در این مطلب گفته شد، شناسایی نیازها، آموزش نرم افزار حسابداری به کارمندان و توجه به ویژگیهای نرم افزار حسابداری منتخب شما، از مهمترین فاکتورهایی ست که پیش از خرید این نرم افزار باید به آنها توجه داشته باشید.
برای خرید نرم افزاری معتبر می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار حسابداری معین، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.
اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید می توانید با همکاران پشتیبانی نرم افزار حسابداری معین در ارتباط باشید.
مقالات مرتبط
پیشنهاد میکنیم مقالات مرتبط به این مقاله را هم مطالعه کنید.
