مطالب بسیاری من باب آموزش حسابداری وجود دارد. یکی از این مطالب که میخواهیم در مورد آن صحبت کنیم، سند حسابداری است. در واقع قصد داریم شرح بدهیم که سند حسابداری چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
با ما همراه باشید تا نگاهی به این مقوله داشته باشیم.
سند حسابداری چیست؟
عموما هر رویدادی که در یک سازمان یا شرکت رخ میدهد باید به صورت یک سند یا برگه حسابداری ثبت و نگهداری شود. پس میتوان گفت یک سند حسابداری، تمام جزئیات یک قرارداد را دربردارد. ضرورت تنظیم سند حسابداری مربوط به ثبت تمامی معاملات تجاری و رویدادهای مالی شرکت در آن است. این سند پایه و اساس تهیه تمام صورت های مالی سازمان ها یا شرکت هاست.
اعتبار این سند بسته به وجود امضا و مهر مدیر عامل شرکت یا حسابدار اصلی و بدون داشتن مهر و امضای لازم، فاقد اعتبار خواهد بود.
اصلی ترین کاربرد سند حسـابداری طبقه بندی و دسترسی سریع به رویدادهای مالی است. ثبت این نوع اسناد توسط نرم افزار های حسابداری باعث می شود خطاهای انسانی ثبت شده کاهش زیادی یابد.
این جزئیات میتواند تاریخ، موضوع معامله یا رویداد، مبلغ آن و حسابهای مربوطه باشد.
فاکتورهای مهم در سند حسابداری
سند های حسابداری شامل اجزای مختلفی اند که در تمام آنها ثابت است. اجزای تشکیل دهنده یک سند حسابداری را در این بخش بررسی می کنیم.
شماره سند حسابداری
شماره سند، نیز اهمیت زیادی دارد. شماره سند یک کد یکتا و اختصاصی برای هر سند حسابداری است و از دیگر اسناد جدا می‌شود. دلایل اهمیت شماره سند در سند حسابداری به شرح زیر است:
- شناسایی یکتا: هر سند حسابداری باید دارای یک شماره یکتا باشد تا از دیگر اسناد تفکیک شود. این امر از دوگانگی یا تکرار تعداد سندها جلوگیری می‌کند.
- ردیابی و پیگیری: شماره سند به افراد مسئول امکان میدهد تا تراکنش‌ها را به راحتی ردیابی کنند و برای پیگیری و انطباق مالی از آن استفاده کنند.
- نظم و سازماندهی: شماره سند باعث نظم و سازماندهی تراکنش‌های مالی می‌شود. این کد به افراد اجازه میدهد تا سندها را بر اساس ترتیب زمانی یا نوع تراکنش مرتب کنند.
- مدیریت خطا: اگر خطایی در یک سند رخ دهد، شماره سند به مدیران و حسابداران اجازه میدهد تا سریعاً مشکل را شناسایی کنند و اقدامات تصحیحی را آغاز کنند.
- ثبت تاریخ: شماره سند معمولاً شامل تاریخ انتشار یا ثبت سند نیز می‌شود، که به مدیران اطلاعاتی در مورد زمان صدور سند ارائه میدهد.
در کل، شماره سند در سند حسابداری به عنوان یک عنصر کلیدی برای شناسایی، ردیابی و مدیریت تراکنش‌های مالی اهمیت دارد و به نظم و دقت در حسابداری کمک می‌کند.
تاریخ سند حسابداری
تاریخ سند، بسیار مهم و حیاتی است. تاریخ سند نشان‌دهنده زمانی است که معامله یا تراکنش مالی انجام گرفته و سند حسابداری صادر شده است. این تاریخ دارای اهمیت‌های متعددی است:
- تاریخ تعیین مالیات و ارزش افزوده (VAT): در بسیاری از کشورها، تاریخ سند تعیین می‌کند که تراکنش مالی برای مالیات و VAT به کدام دوره مالی تعلق دارد. بنابراین، تاریخ صحیح سند از نظر مالیاتی بسیار اهمیت دارد.
- زمان ثبت و کنترل مالی: تاریخ سند مشخص می‌کند که معامله به چه زمانی ارتباط دارد و در کدام دوره مالی ثبت شده است. این اطلاعات به مدیران و حسابداران کمک می‌کند تا مالیات و معاملات را به درستی کنترل کنند.
- زمان گزارش‌دهی: در حسابداری مالی، تاریخ سند به معنای زمانی است که معامله به حسابهای مالی گزارش می‌شود. این اطلاعات به صاحبان کسب و کار و سایر افراد مشترک، سود و زیان مشخص می‌کند.
- ردیابی تاریخ‌های تعاملات: تاریخ سند به حسابداران اجازه میدهد تا تراکنش‌ها را به ترتیب زمانی ردیابی کنند و از آنها به عنوان ابزاری برای بررسی و تجزیه و تحلیل تاریخ‌های مختلف در تاریخچه مالی استفاده کنند.
- مراقبت از تسویه‌نامه و انطباق: تاریخ سند اهمیت زیادی در فرآیند تسویه حساب و انطباق تراکنش‌های مالی دارد. این تاریخ به مدیران اجازه میدهد تا از تسویه به موقع و صحیح تراکنش‌ها اطمینان حاصل کنند.
در کل، تاریخ سند حسابداری به عنوان یک عنصر کلیدی و حیاتی، برای تعیین زمان تراکنش‌ها، تحلیل مالی، مالیات، و تسویه‌نامه مالی بسیار مهم است.
طرف حسابها
یکی دیگر از اجزایی که نباید در ثبت اسناد از قلم بیفتد، درج طرف حسابها و مشخصات آن‌هاست. همانطور که می‌دانید هر معامله دارای دو طرف حساب میباشد که یکی از آنها خریدار یا مشتری ست و دیگری فروشنده میباشد که در اسناد حسابداری به بدهکار و بستانکار هم شناخته می‌شود. ناگفته نماند که هر سند میتواند چندین بدهکار یا چندین بستانکار داشته باشد.
مبلغ
معمولا در هر سند حسابداری دو ستون وجود دارد که یکی مخصوص بستانکار است و دیگری مخصوص بدهکار. توجه داشته باشید که مبلغ باید بالاتر از صفر باشد و در غیر این صورت قابل ثبت نخواهد بود.
کد حساب
کدها به ازای هر حساب مالی در یک سازمان یا شرکت ایجاد می‌شوند و به شناسایی و دسته‌بندی هر حساب مالی در سیستم حسابداری کمک می‌کنند. در ادامه، به اهمیت کد حساب در حسابداری و ساختار آن می‌پردازیم.
اهمیت کد حساب در حسابداری:
- شناسایی دقیق حسابها: کد حساب به صورت یکتا به هر حساب مالی اختصاص دارد و این امر از تداخل و ابهام در شناسایی حسابها جلوگیری می‌کند. هر کد حساب به طور منحصر به فرد به یک حساب معین اشاره دارد.
- سازماندهی و ترتیب‌دهی: کدهای حساب به معنای یک ساختار منظم و ترتیب‌دهی در سیستم حسابداری هستند. این امکان را میدهد که حسابها بر اساس دسته‌بندی‌های مختلف مانند دوره مالی، نوع حساب، واحد سازمانی و … دسته‌بندی شوند.
- گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل: کدهای حساب به مدیران و حسابداران امکان میدهند تا گزارش‌های مالی را بر اساس حسابها تهیه کنند و تجزیه و تحلیل مالی انجام دهند. این اطلاعات اهمیت زیادی در تصمیم‌گیری‌های مالی دارند.
- مراقبت از ترازنامه: کدهای حساب به دقت ترازنامه را تشکیل میدهند و از صحت و انطباق میان دارایی‌ها و بدهی‌ها اطمینان حاصل می‌کنند.
ساختار کد حساب در حسابداری:
کد حساب معمولاً از یک سری اجزا تشکیل شده است. این اجزا به ترتیب به شناسایی دقیق حساب کمک می‌کنند. مهمترین اجزا به شرح زیر هستند:
- کد دوره مالی (فصل): این بخش اغلب شامل کد مربوط به دوره مالی است که حساب متعلق به آن دوره مالی است. مثلاً، سال مالی 1402.
- کد حساب اصلی (کل): این بخش به شناسایی حساب اصلی مانند حساب نقدی، حساب بانکی، حساب موجودی کالا و غیره می‌پردازد.
- کد زیرحساب (معین): در این بخش، حساب معین یا زیرحساب خاصی که به حساب اصلی متعلق است مشخص می‌شود. مثلاً، در حساب بانکی، شماره حساب بانکی مخصوصی میتواند آمده باشد.
- کد شعبه یا واحد سازمانی (اختیاری): اگر سازمان یا شرکت دارای واحدهای مختلف باشد، میتوان از این بخش برای تفکیک حسابها بر اساس واحدهای مختلف استفاده کرد.
- کد ارزش افزوده (VAT) یا مالیات (اختیاری): اگر حسابها مرتبط با مالیات یا ارزش افزوده باشند، میتوان از این بخش برای تشخیص نوع مالیات یا VAT استفاده کرد.
به طور کلی، ساختار کد حساب در حسابداری بر اساس نیازهای سازمان تعیین می‌شود و به شناسایی دقیق و دسته‌بندی حسابها کمک می‌کند. این کدها در ایجاد گزارش‌های مالی، ترازنامه، و مدیریت مالی بسیار موثر هستند.
آرتیکل
به هر سطری که در سند حسابداری وجود دارد که مخصوص حسابها میباشد، یک آرتیکل میگویند. از جمله آرتیکلها، مبلغ، کد حساب و شرح آرتیکل میباشد.
شرح آرتیکل
به توضیحاتی که دلیل یا علت بستانکاری و بدهکاری کد حساب را شرح می دهد آرتیکل میگویند.
پیوست
پیوست‌های سند حسابداری یک عنصر اختیاری و مهم در حسابداری مالی هستند که به موارد اضافی یا توضیحات مرتبط با سند حسابداری ارتباط دارند. این پیوست‌ها به مدیران، بازرسان مالی، و دیگر افرادی که نیاز به دسترسی به اطلاعات بیشتری دارند، اجازه میدهند تا به مفاهیم پشت سند حسابداری دسترسی یابند. در ادامه به اهمیت پیوست‌ها در سند حسابداری و نمونه‌هایی از مواردی که ممکن است به عنوان پیوست به سند حسابداری ارائه شوند، می‌پردازیم.
اهمیت پیوست‌ها در سند حسابداری:
- توضیحات تکمیلی: پیوست‌ها به مدیران و حسابداران امکان میدهند تا توضیحات بیشتری را در مورد موارد مشخصی که در سند حسابداری آورده شده است، ارائه دهند. این توضیحات می‌توانند در فهم بهتر تراکنش‌ها و اطلاعات مالی کمک کنند.
- تایید معتبریت سند: برخی پیوست‌ها ممکن است به عنوان مدارک تاییدیه یا تصدیق برای سند حسابداری عمل کنند. این اسناد اعتبار و صحت سند حسابداری را تضمین می‌کنند.
- استناد به سند‌های مرتبط: پیوست‌ها می‌توانند به سایر سندها یا معاملات مرتبط که به سند حسابداری مربوط هستند، اشاره کنند. این امر به ردیابی و توجیه تراکنش‌ها کمک می‌کند.
نمونه‌های معمول پیوست‌ها در سند حسابداری:
- فاکتور‌ها و رسیدها: این نوع پیوست به عنوان مدارک تاییدیه برای تراکنش‌های مالی مانند خرید و فروش‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عنوان مثال، یک فاکتور خرید میتواند به سند حسابداری خرید پیوست شود.
- قرارداد‌ها و توافق‌نامه‌ها: اگر تراکنش مالی بر اساس یک قرارداد یا توافقنامه صورت گرفته باشد، ممکن است این اسناد به عنوان پیوست به سند حسابداری اضافه شوند.
- گزارش‌های مالی تکمیلی: برای توجیه اطلاعات مالی یا تجزیه و تحلیل مالی بیشتر، گزارش‌های مالی تکمیلی مثل صورت‌های مالی جانبی، تجزیه و تحلیل نسبت‌های مالی، و غیره به عنوان پیوست به سند حسابداری ارائه می‌شوند.
- مستندات مالیاتی: برای مطابقت با قوانین مالیاتی و ارزش‌افزوده (VAT)، اسناد و مستندات مرتبط با مالیات ممکن است به عنوان پیوست به سند حسابداری ارائه شوند.
- مستندات تصویب: اگر سند حسابداری نیاز به تصویب یا امضای افراد مخصوص دارد، اسناد تاییدیه و تصویب نیز معمولاً به عنوان پیوست به سند حسابداری ضمیمه می‌شوند.
در کل، پیوست‌ها به مدیران و تصمیم‌گیران اطلاعات اضافی و مستندات مورد نیاز را در ارتباط با سند حسابداری فراهم می‌کنند و به شفافیت و قابل اثباتیت تراکنش‌های مالی کمک می‌کنند.
جمع سند
در اکثر اوقات جمع مبالغ ستون بستانکار و جمع مبالغ بدهکار به صورت جداگانه در زیر سند حسابداری، ثبت می‌شود. در صورتی که این جمع صحیح باشد، سند حسابداری تراز است.
کدینگ حسابها چیست و چه کاربردی دارد؟
از آنجایی که سازمان‌ها و شرکت‌ها اسناد بسیاری را نگهداری می‌کنند امکان خطا یا اشتباه در پیدا کردن نام مشتریان وجود دارد. از همین رو باید به حسابها یک شماره یا کد اختصاصی بدهیم که به آن کدینگ حساب میگویند. البته نرم افزارهای حسابداری، اینکار را به سادگی و به صورت مکانیزه انجام میدهند که همین موضوع میتواند از اتلاف زمانتان جلوگیری نماید.
این عملیات با کمک نرم افزار حسابداری بسیار ساده و آسان است. در واقع حسابدار ها با کمک کدینگ کردن حسابها، کارشان را بهتر و سریعتر پیش می‌برند. برای مثال اگر بخواهند به حسابی رسیدگی کنند نام کدینگ شده آن حساب را میگویند و دیگر از نام اشخاص یا بانک ها صحبت نمی‌کنند. ناگفته نماند که اینکار در دفاتر قانونی کاربردی ندارد و فقط حسابدار ها از کدینگ ها استفاده می‌کنند.
نکات مهم در کدینگ نمودن حساب ها
- باید دقت داشته باشید که شماره گذاری حسابها، طبق معاملات، حجم فعالیت و عملیات مالی موسسه انجام شود.
- از یاد نبرید که حسابها باید به گونه‌ای شماره گذاری شوند که شماره هر حساب، نوع و طبقه بندی آن حساب را مشخص نماید.
- نکته مهم دیگر این است که باید تعداد حسابها و شماره گذاری آنها به تناسب نیازهای شرکت یا سازمان انتخاب گردد.
- نکته آخر اینکه باید در شماره گذاری حسابها طبق نظم و ترتیب خاصی بگیرد تا افزودن حسابهای جدید به فهرست حسابها بدون برهم خوردن نظم شماره گذاری قابل انجام باشد.
جمع‌بندی
سند حسابداری و اجزا آن، موضوع بحث امروز ما بود. استفاده از سند حسابداری در مدیریت حساب ها مزایای بیشماری دارد. همانطور که گفتیم در یک سند حسابداری باید تاریخ، شماره سند، شرح آرتیکل و… درج گردد و سپس در نرم افزار حسابداری برای آن سند، عملیات شماره گذاری صورت بگیرد.
در این مقاله به شکلی خلاصه و مختصر مفهوم سند حسابداری را بررسی کردیم و به اجزای تشکیل آن پرداختیم. اگر سوال یا پرسشی در این زمینه دارید میتوانید آن را در قسمت دیدگاه‌ها برایمان ارسال نمایید.
هم چنین در صورتی که قصد خرید نرم افزار حسابداری معتبری را دارید، می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.
اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید می توانید با همکاران پشتیبانی نرم افزار حسابداری معین در ارتباط باشید.
مقالات مرتبط
پیشنهاد میکنیم مقالات مرتبط به این مقاله را هم مطالعه کنید.
25 قابلیت برنامه حسابداری برای اندروید
16 خصوصیت نرم افزار حسابداری فروشگاه
برآورد مطالبات چیست و چگونه انجام می شود؟
23 مزیت نرم افزار حسابداری برای گوشی موبایل
دارایی جاری و بدهی جاری چه کاربردهایی دارند؟