تعریف حسابداری و مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری

وقتی کسب و کاری راه اندازی می کنید مسئولیت های جدید را بر عهده می گیرید. یکی از مهمترین مسئولیت ها حسابداری است. در این مقاله به تعریف حسابداری و ارزشی که به کسب و کار شما می دهد، می‌پردازیم. خبر خوب این است که با داشتن حسابدار و استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب، حسابداری نباید همانند سیاهچاله ای برای شما باشد. در این مقاله به شما خواهیم گفت که حسابداری چیست و استفاده از نرم افزار حسابداری چه مزایایی دارد.

ساده ترین تعریف حسابداری

حسابداری نحوه ثبت، سازماندهی و درک اطلاعات مالی کسب و کار شماست. شما می توانید حسابداری را به عنوان یک ماشین بزرگ در نظر بگیرید که اطلاعات مالی خام، سوابق تمام معاملات تجاری، مالیات ها، پیش بینی ها و کلیه اطلاعات مالی را در آن قرار می دهید سپس وضعیت مالی کسب و کارتان را به شما بازمی گرداند. حسابداری نحوه به دست آوردن تصویر واضحی از وضعیت مالی شماست. به زبان ساده به شما می گوید که آیا سود می کنید یا نه!!

جریان نقدی شما چقدر است، ارزش فعلی دارایی ها و بدهی های شرکت شما چقدر است و کدام بخش از کسب و کار شما واقعاً درآمدزایی می کند.

تعریف حسابداری و چرخه حسابداری

حسابداری با ثبت معاملات شروع می شود. هر نوع معامله تجاری یا هر فعالیتی که شامل پول در کسب و کار شما می شود و باید در دفتر کل شرکت ثبت گردد. چرخه حسابداری فرآیندی است که برای دریافت داده و ارائه گزارش های مالی دقیق و منسجم طراحی شده است.

چرخه حسابداری دارای شش مرحله اصلی است:

تجزیه و تحلیل و ثبت معاملات: هرگونه صورتحساب، صورت حساب بانکی یا اعتباری و رسید تراکنش های تجاری را جمع آوری کنید.
اسناد های مالی را به دفتر کل منتقل کنید: اسنا مالی خود را به دفتر کل منتقل کنید، این اسناد شامل سه جزء از یک تراکنش مالی است. اینکه چه زمانی اتفاق افتاده، برای چه کاری و چه مبلغی بوده است. برخی مشاغل از حسابداری تک ورودی استفاده می کنند که در آن فقط هزینه یا درآمد وارد می شود. اما رایج‌ترین نوع، حسابداری دو ورودی است که هر تراکنش را در دو حساب ثبت می‌کند. بدان معنی که پول از کجا می‌آید و به کجا می‌رود.
یک تراز مالی آماده کنید: در پایان دوره گزارش تمام حساب‌های کسب‌وکارتان را فهرست کنید و موجودی آن‌ها را مشخص کنید.
در پایان دوره ورودی‌های تعدیل‌کننده را بازسازی کنید: اصلاح ورودی هایی که قبلا ثبت کردید را ورودی‌های تعدیل‌کننده می نامند و نیاز دارند تا به روز شوند. به عنوان مثال مشتری در پرداخت فاکتور تاخیر دارد و شما به مشتری 5 درصد تخفیف می دهید، این تخفیف را به‌عنوان یک ورودی تعدیل‌کننده وارد می‌کنید برخلاف تغییر ورودی که قبلاً انجام داده‌اید.
یک تراز آزمایشی آماده کنید: پس از وارد کردن ورودی‌های تنظیم یک موجودی آزمایشی تنظیم شده برای شما باقی می‌ماند این اطلاعات اکنون آماده تبدیل به صورت های مالی است.
صورت های مالی را تهیه کنید: در نهایت تمام اطلاعاتی که جمع آوری کرده اید به صورت های مالی شما تبدیل می شود، این مرحله نهایی شامل خلاصه کردن تمام اطلاعات مالی در گزارش های مختصر برای بررسی آسان است.

از مزایای نرم افزار حسابداری این است که اطلاعات حسابداری شما را دریافت می کند و بیشتر این قوانین و فرآیندها را بصورت خودکار انجام می دهد.

صورت های مالی در حسابداری چیست

صورت‌های مالی گزارش‌هایی هستند که وضعیت مالی کسب‌وکار شما را خلاصه می‌کنند. ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد سه نوع صورت مالی است که به شما می گویند پول شما کجاست و چگونه به آنجا رسیده است.

فرض کنید شما یک مربی موج سواری خوداشتغال هستید که برای کلاس های موج سواری به مشتریان صورت حساب می دهد. صورت‌های مالی می‌توانند به شما بگویند که سودآورترین ماه‌های شما چه ماه‌هایی است، چه مقدار پول برای تامین هزینه کرده‌اید و ارزش کل کسب‌وکارتان چقدر است.

نرم افزار حسابداری می تواند به شما کمک کند صورت های مالی را به راحتی تهیه کنید یا می توانید از یک حسابدار بخواهید این کار را برای شما انجام دهد. اما استفاده از نرم افزار حسابداری این مزیت را برای شما دارد که شما را از استخدام حسابداری بی نیاز می کند و براحتی می توانید مسائل مالی خود را مدیریت کنید.

حسابداری نقدی در مقابل تعهدی

شما می توانید حسابداری کسب و کار خود را به صورت نقدی یا تعهدی انجام دهید. تفاوت بین این دو نوع حسابداری به زمان برمی گردد. حسابداری نقدی که اساسی ترین نوع حسابداری است تنها زمانی اجازه ثبت معاملات را می دهد که پول شرکت تغییر کند. اگر در تاریخ 10 ام فاکتور دریافت کردید اما تا 15 ام آن را پرداخت نکنید، تراکنش در تاریخ 15 ثبت می شود.

با مبنای تعهدی، تراکنش‌ها را دو بار ثبت می‌کنید یک بار زمانی که فاکتور دریافت می‌شود و زمانی که پرداخت می‌شود. برای فاکتور بالا هزینه را در تاریخ 10 و پرداخت را در 15 به عنوان دو تراکنش جداگانه ثبت می کنید. مبنای نقدی ساده‌تر و راحت‌تر است در حالی که اقلام تعهدی جزئیات بیشتری ارائه می‌دهد. اکثر مشاغل کوچک نیازهای حسابداری اساسی تری دارند به این معنی که حسابداری نقدی برای آنها مناسب تر است.

انواع مختلف حسابداری چیست ؟

تعریف حسابداری مالی

هر سال شرکت شما صورت‌های مالی تولید می‌کند که افراد خارج از شرکت همچون سرمایه‌گذاران، وام دهندگان، سازمان‌های دولتی، حسابرسان و خریداران بالقوه می‌توانند از آنها برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد سلامت مالی و سودآوری کسب‌وکار شما استفاده کنند.

تعریف حسابداری مدیریتی

حسابداری مدیریتی مشابه حسابداری مالی است با دو استثنا مهم:

صورتهای تولید شده توسط حسابداری مدیریتی فقط برای استفاده داخلی است.
آنها اغلب به صورت سه ماهه یا ماهانه تولید می شوند.

اگر کسب و کار شما تا حدی رشد کند که نیاز به استخدام یک حسابدار به صورت تمام وقت داشته باشید، بیشتر وقت آنها توسط حسابداری مدیریتی گرفته می شود.

تعریف حسابداری مالیاتی

حسابداری مالیاتی به گونه ای طراحی شده است که اطمینان حاصل کنید مالیات بر درآمدی بیش از آنچه که طبق قانون تعیین شده پرداخت نمی کنید. نمونه ای از این موارد زمانی است که حسابدار شما توصیه هایی را برای استفاده حداکثری از اظهارنامه مالیاتی به شما ارائه می دهد.

تعریف حسابداری هزینه

هر زمان که سعی می کنید بفهمید که چگونه حاشیه سود خود را افزایش دهید یا تصمیم بگیرید که آیا افزایش قیمت ها ایده خوبی است یا خیر، حسابداری هزینه انجام می دهید. حسابداری بهای تمام شده شامل تجزیه و تحلیل تمام هزینه های مرتبط با تولید یک محصول است چه محصول فیزیکی باشد چه خدمات. حسابداری هزینه به منظور تصمیم گیری بهتر در مورد قیمت گذاری هزینه و موجودی است.

حسابداری بهای تمام شده اغلب پیش نیاز حسابداری مدیریتی است زیرا مدیران از گزارش های حسابداری بهای تمام شده برای اتخاذ تصمیمات تجاری بهتر استفاده می کنند. همچنین به حسابداری مالی وارد می شود زیرا معمولاً هنگام تنظیم ترازنامه به داده های هزینه یابی نیاز است.

تعریف حسابداری اعتباری

حسابداری اعتباری شامل تجزیه و تحلیل تمام قبوض و بدهی های پرداخت نشده یک شرکت است تا مطمئن شود که وجه نقد شرکت به طور مداوم در پرداخت ها، هزینه نمی شود. حسابداری اعتباری می تواند یکی از سخت ترین انواع حسابداری باشد صحبت در مورد بدهی ها می تواند یک گفتگوی حساس و ضروری باشد.

حسابداری چیست و چرا حسابداری برای کسب و کار کوچک شما اهمیت دارد؟

حسابداری به شما کمک می کند تا برای رشد و تعریف استراتژی های مالی کسب و کار خود برنامه ریزی کنید. حسابداری به شما کمک می کند تا از امور مالی کسب و کار خود آگاه باشید. این اطلاعات برای ارزیابی سرعت توسعه کسب و کار شما و هدایت تصمیم گیری در آینده ضروری است. بدون گزارش دقیق، تصویر مالی کاملی نخواهید داشت.

حسابداری به شما کمک می کند دریافتی های خود را پیگیری کنید

وقتی مشتری به شما بدهکار است به صورت حساب های دریافتی در ترازنامه شما ظاهر می شود که به طور خودکار توسط نرم افزار حسابداری شما یا به صورت دستی توسط شما یا حسابدار شما ایجاد می شود. ترازنامه به شما می گوید که چه مقدار از صورتحسابها را دریافت کردید و چه مقدار هنوز باقی مانده است.

با مراجعه به ترازنامه می‌توانید فرآیندهایی مانند مهلت‌ پرداخت و پیگیری های مشتری را بهبود بخشید تا مطمئن شوید که مشتریان در زمان مقرر پرداختی های خود را انجام می دهند.

استفاده از نرم افزار حسابداری راه حل حسابداران

نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک و بزرگ پیشرفتهای زیادی داشته است زیرا افراد بیشتری در مسیر کارآفرینی قرار می گیرند.

صرفه جویی در زمان، دریافت گزارش های مالی کلیدی در اسرع وقت، همگام سازی داده های مالی، ارتقا دقت داده ها، دریافت صورت های مالی حرفه ای، ایجاد صورتهای حقوق و دستمزد، تشکیل پرونده های مالیاتی و کاهش خطاهای حسابداری از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری به شمار می رود.

استفاده از نرم افزار حسابداری خطای انسانی را کاهش می دهد و به شما امکان می دهد و به شما کمک می کند تا با داده های دقیق و حرفه ای به درخواست ها پاسخ دهید. نرم افزار حسابداری قابلیت ثبت و دسته بندی تراکنش های مالی را دارد. می توانند به شما در پرداخت قبوض، ارسال فاکتورهای مشتری، مدیریت حقوق و دستمزد و اجرای گزارش های استاندارد به طور مستقیم کمک کنند.

کلام پایانی

در این مقاله درباره تعریف حسابداری توضیح داده شد که حسابداری چیست و استفاده از نرم افزار حسابداری چه مزایایی دارد. شرکت نرم افزار حسابداری معین نسخه های مختلف نرم افزار مخصوص مشاغل را عرضه می کند و امکانی را در اختیار کاربران قرار می دهد که براحتی بتوانند بدون نیاز به دانش حسابداری مسائل مالی خود را مدیریت کنند.

در صورتی که قصد خرید و استفاده از امکانات نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود را دارید، پیشنهاد می کنیم با دانلود دموی نرم افزارحسابداری معین، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به خرید نرم افزار کنید.

اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید می توانید با همکاران پشتیبانی نرم افزار حسابداری معین در ارتباط باشید.

منابع:مقاله 9Advantages Of Accounting Software و What is Accounting