در جامعه امروز افرادی موفق اند که بتوانند کسب و کار خود را با کمترین هزینه و بالاترین بهره وری پیش ببرند. اگر شما مدیر یک استارتاپ یا کسب و کار هستید باید همیشه به دنبال یک راهکار بهینه برای پایین آوردن هزینه‌ها باشید. حسابداری ابری جزو این دسته از موارد است.
برای پیدا کردن این راهکار نمیخواهد راه دوری بروید چراکه امروز یکی از این راهکارها را به شما پیشنهاد میدهیم. استفاده از حسابداری ابری همان راه نجات شماست که میتواند بدون کمترین محدودیت زمان و مکان، شما را به اطلاعاتتان متصل نموده و از طرفی هم هزینه‌هایتان را کاهش دهد.
اگر مشتاقید بیشتر در مورد حسابداری ابری بدانید در ادامه با ما همراه باشید.
حسابداری ابری چیست؟
همانطور که میدانید نرم افزار حسابداری به صورت فایل یا یک سی دی است که بر روی هارد دیسک سیستم قرار گرفته و پس از انجام مراحل نصب، در دسترس کاربر قرار میگیرد. در صورتیکه حسابداری ابری نیازی به این مراحل ندارد و در واقع در یک فضای ابری نصب و به صورت آنلاین در اختیار کاربر قرار میگیرد.
مزیت های حسابداری ابری
شاید شما هم تابحال با مشکل کمبود فضا برای ذخیره سازی فایل‌هایتان رو به رو شده‌اید؛ و با کمی تحقیق و پرسش در این زمینه به راهکار ذخیره سازی فایل‌ها در فضای ابری رسیده‌اید.
به بیان دیگر شما بدون نیاز به مموری یا هارد، یک فضا در اختیار دارید که میتوانید فایل‌ها، عکس‌ها و حتی ویدئوهای خود را در این محل، ذخیره سازی کنید. معمولا به اینکار رایانش ابری میگویند که به معنای ذخیره سازی فایل‌ها در فضای اینترنت است.
در چند سال اخیر اکثر کسب و کارها با این روش و راهکار توانسته‌اند هزینه‌های ناشی از خرید هارد دیسک و فضایی برای ذخیره سازی اطلاعاتشان را کاهش دهند و از همین رو شاهد بهبود نتایج در کسب و کارشان شده‌اند.
رهایی از محدودیت مکانی
حسابداری ابری یکی از بزرگترین مزایای خود، رهایی از محدودیت مکانی است. این به این معناست که کاربران می‌توانند از هر نقطه‌ای که دسترسی به اینترنت دارند، به سیستم حسابداری ابری خود دسترسی داشته باشند. این ویژگی از مزایای اصلی حسابداری ابری است و به چندین نحو مفید است:
- کار از هر مکان: کارمندان و مدیران می‌توانند از هر نقطه جهان که اتصال به اینترنت دارند، به سیستم حسابداری دسترسی پیدا کنند. این امکان به کاربران اجازه می‌دهد که در سفرهای کاری، کار از خانه، یا حتی در مواقع اضطراری به سیستم حسابداری دسترسی داشته باشند.
- کار گروهی و همزمان: تیم‌های کاری می‌توانند از هر نقطه جهان به سیستم حسابداری ابری دسترسی داشته باشند و بتوانند به صورت همزمان روی یک پروژه حسابداری کار کنند. این همکاری از راه دور میتواند به بهبود بهره‌وری کمک کند.
- راهکارهای اداره از راه دور: سیستم‌های حسابداری ابری اغلب ابزارها و راهکارهای اداره از راه دوری را فراهم می‌کنند که به کاربران امکان مدیریت فعالیت‌های حسابداری خود را از دور بدهند. این شامل تنظیم گزارشات مالی، پیگیری پرداخت‌ها، و مدیریت مالیات‌ها می‌شود.
- کاهش هزینه‌ها: از آنجایی که نیاز به سرورهای محلی و تجهیزات سخت‌افزاری برای ذخیره‌سازی اطلاعات مالی وجود ندارد، هزینه‌های مرتبط با تهیه و نگهداری این تجهیزات کاهش می‌یابد.
- زمانبندی انعطاف‌پذیر: از آنجایی که می‌توان از هر زمان و هر مکان به سیستم حسابداری ابری دسترسی داشت، کاربران می‌توانند زمانبندی کار خود را با انعطاف‌پذیری بیشتر مدیریت کنند.
- استفاده از منابع جهانی: شرکت‌ها با استفاده از حسابداری ابری می‌توانند از منابع جهانی مانند متخصصان مالی و حسابداری در هر نقطه جهان بهره‌برداری کنند، بدون نیاز به ایجاد دفاتر محلی.
به طور کلی، حسابداری ابری به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا از مزیت رهایی از محدودیت مکانی بهره‌برند و فعالیت‌های حسابداری خود را به صورت بهینه و از راه دور انجام دهند. این امکانات به کاربران این اطمینان را می‌دهد که از هر نقطه جهان می‌توانند به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند و به بهره‌وری و کارآیی بیشتر دست پیدا کنند.
به روز رسانی سریع داده ها
بروزرسانی سریع داده‌ها در حسابداری ابری یکی از ویژگی‌های مهمی است که در محیط‌های کسب‌وکار امروزی بسیار اهمیت دارد. این ویژگی به شرکت‌ها و سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که اطلاعات مالی و حسابداری خود را به صورت لحظه‌ای و به‌روز نگه دارند. در ادامه به برخی از نکات مهم در مورد بروزرسانی سریع داده‌ها در حسابداری ابری اشاره خواهیم کرد:
- اتصال به منابع خارجی: سیستم‌های حسابداری ابری معمولاً به منابع خارجی مانند بانک‌ها، درگاه‌های پرداخت، و سیستم‌های مدیریت مخازن متصل می‌شوند. این اتصالات به بروزرسانی خودکار اطلاعات مالی کمک می‌کنند. به عنوان مثال، تراکنش‌های بانکی به صورت لحظه‌ای در سیستم حسابداری ثبت و به روز می‌شوند.
- همگام‌سازی داده‌ها: برای بروزرسانی دقیق و لحظه‌ای داده‌ها در حسابداری ابری، نیاز به همگام‌سازی داده‌ها دارید. این به معنای انتقال و به‌روزرسانی اطلاعات بین سیستم‌ها و برنامه‌ها در زمان واقعی است تا از تداخل داده‌ها و اشتباهات جلوگیری شود.
- استفاده از APIها: APIها (واسط‌های برنامه‌نویسی اپلیکیشن) در حسابداری ابری اهمیت زیادی دارند. با استفاده از APIها، شما میتوانید اطلاعات خود را با سایر سیستم‌ها به اشتراک بگذارید و به‌روزرسانی خودکار داده‌ها را اجرا کنید.
- استفاده از خودکارسازی: اتوماسیون در بروزرسانی داده‌ها بسیار مفید است. میتوانید قوانین و فرآیندهای خود را برای به‌روزرسانی داده‌ها تعریف کرده و اجرای آنها را به صورت خودکار انجام دهید. به عنوان مثال، میتوانید قوانینی برای تطابق تراکنش‌های بانکی با دفتر رسمی حسابداری خود تعریف کنید.
- مانیتورینگ و گزارش‌گیری به صورت لحظه‌ای: برای اطمینان از صحت و به‌روز بودن داده‌ها، نیاز به مانیتورینگ و گزارش‌گیری به صورت لحظه‌ای دارید. این به شما این امکان را می‌دهد تا هر گونه اشکال یا تغییر در داده‌ها را به سرعت تشخیص دهید و برای رفع آن اقدام کنید.
تهیه گزارشات دقیق و لحظه ای
گزارش‌گیری دقیق و لحظه‌ای در حسابداری ابری یکی از ویژگی‌های مهم و قدرتمند است که به شرکت‌ها و سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مالی و حسابداری خود را به سرعت و به صورت دقیق در دسترس داشته باشند. این نوع گزارش‌گیری معمولاً با استفاده از سیستم‌های حسابداری ابری و نرم‌افزارهای مدیریت مالی آنلاین انجام می‌شود. در ادامه به برخی از مهمترین ویژگی‌های گزارش‌گیری دقیق و لحظه‌ای در حسابداری ابری اشاره خواهیم کرد:
- دسترسی به زمان واقعی: سیستم‌های حسابداری ابری به کاربران این امکان را می‌دهند تا به صورت لحظه‌ای به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند. این بدان معناست که میتوانید در هر زمان و از هر مکان به اطلاعات مالی خود نگاهی بیندازید.
- گزارش‌گیری سفارشی: نرم‌افزارهای حسابداری ابری امکان سفارشی‌سازی گزارش‌ها را فراهم می‌کنند، به این ترتیب که میتوانید گزارش‌های مالی خود را بر اساس نیازهای خاص شرکت یا سازمان خود طراحی کنید. این گزارش‌ها می‌توانند شامل صورت‌های مالی، کاهش‌های مالی، ترازنامه، و دیگر معیارهای مالی باشند.
- اتصال به بانک‌ها و سایر سیستم‌ها: نرم‌افزارهای حسابداری ابری معمولاً به بانک‌ها و سایر سیستم‌های مالی و مدیریت منابع انسانی متصل می‌شوند، این امکان را می‌دهند که تراکنش‌ها به صورت خودکار و لحظه‌ای ثبت شده و در گزارش‌ها نمایش داده شوند.
- تحلیل داده: سیستم‌های حسابداری ابری معمولاً ابزارهای تحلیل داده قدرتمندی را دارند که به شما امکان می‌دهند تا اطلاعات مالی خود را تحلیل کرده و معیارهای کلان مالی و عملکرد کسب‌وکار را بررسی کنید.
- امنیت داده: امنیت داده‌ها در حسابداری ابری بسیار مهم است. این سیستم‌ها باید استانداردهای امنیتی را رعایت کرده و از رمزنگاری و دسترسی محدود به اطلاعات اطمینان حاصل کنند.
- اشتراک‌گذاری آسان: امکان اشتراک‌گذاری گزارش‌ها با دیگر اعضای تیم یا شرکاء تجاری نیز در سیستم‌های حسابداری ابری وجود دارد، که این امر به افزایش هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم کمک می‌کند.
امنیت داده ها
امنیت داده‌ها در حسابداری ابری از اهمیت بسیاری برخوردار است. زیرا در این سیستم‌ها، اطلاعات مالی حساس کاربران به صورت آنلاین در زیرساخت‌های ابری ذخیره و پردازش می‌شوند. اینجا چندین اقدام امنیتی مهم در حسابداری ابری آورده شده است:
- رمزنگاری داده‌ها: اطلاعات مالی کاربران در حسابداری ابری باید به صورت رمزنگاری شده ارسال و ذخیره شوند. رمزنگاری داده‌ها به معنای تبدیل اطلاعات به شکلی غیرقابل فهم برای اشخاص غیرمجاز است. بسیاری از سرویس‌های حسابداری ابری از استانداردهای رمزنگاری قوی برای حفاظت از اطلاعات استفاده می‌کنند.
- مدیریت دسترسی: سیستم‌های حسابداری ابری باید ابزارها و مکانیزم‌های مدیریت دسترسی دقیق داشته باشند. این ابزارها به مدیران اجازه می‌دهند تا کنترل دقیقی بر دسترسی به اطلاعات مالی داشته باشند و فقط افراد مجاز به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.
- پشتیبان‌گیری و بازیابی داده: سیستم‌های حسابداری ابری باید راهکارهای قوی برای پشتیبان‌گیری از داده‌ها و بازیابی اطلاعات در مواقع ضروری داشته باشند. این برنامه‌ها معمولاً به صورت منظم داده‌ها را پشتیبان می‌گیرند و در مواقع نیاز اطلاعات را به سرعت بازیابی می‌کنند.
- آزمون امنیتی: سیستم‌های حسابداری ابری باید به طور منظم تست‌های آزمون امنیتی را اجرا کنند تا ضعف‌ها و آسیب‌پذیری‌های امنیتی را شناسایی و رفع کنند. این شامل اسکن‌های امنیتی، آزمون نفوذ، و ارزیابی امنیتی دوره‌ای است.
- مکان‌های فیزیکی امن: مراکز داده‌ای که اطلاعات حسابداری در آنها ذخیره می‌شوند باید از نظر فیزیکی امن باشند. این مکان‌ها باید از تجهیزات امنیتی مانند دوربین‌های مداربسته، سیستم‌های کنترل دسترسی، و آتش‌نشانی محافظت شوند.
- آموزش کارکنان: امنیت داده‌ها در حسابداری ابری نیازمند آگاهی و آموزش کارکنان است. کارکنان باید آموزش‌های مرتبط با امنیت داده‌ها را دریافت کنند و به اصول امنیتی پایبندی کنند.
- پیگیری و گزارش‌گیری: سیستم‌های حسابداری ابری باید ابزارهای گزارش‌گیری داشته باشند تا به مدیران اطلاعات دقیق در مورد وضعیت امنیت داده‌ها ارائه دهند و در صورت وقوع حادثات امنیتی اقدامات لازم را برای اصلاح اوضاع انجام دهند.
تهیه نسخه پشتیبان
تهیه نسخه پشتیبان (Backup) در حسابداری ابری یک عمل مهم و ضروری است تا از از دست رفتن اطلاعات مالی حسابداری جلوگیری شود. در ادامه، نحوه تهیه نسخه پشتیبان در حسابداری ابری را توضیح میدهیم:
- انتخاب سیستم حسابداری ابری با قابلیت پشتیبان‌گیری: برای شروع، شما باید یک سیستم حسابداری ابری انتخاب کنید که از قابلیت پشتیبان‌گیری و بازیابی داده‌ها پشتیبانی کند. اطمینان حاصل کنید که این قابلیت در مدیریت حساب کاربری شما فعال است.
- تنظیمات پشتیبان‌گیری منظم: در سیستم حسابداری ابری، شما میتوانید تنظیمات پشتیبان‌گیری را به صورت منظم تعیین کنید. شما میتوانید تعیین کنید که نسخه پشتیبان در چه زمانی ایجاد شود (مثلاً هر روز، هفته‌ای یا ماهیانه) و کجا ذخیره شود (معمولاً در سرورهای ابری دیگر).
- برنامه‌ریزی بازیابی داده: همچنین مهم است که برنامه‌ریزی بازیابی داده نیز انجام شود. به عبارت دیگر، باید بدانید چگونه میتوانید در صورت نیاز به نسخه پشتیبان بازگردید و اطلاعات را بازیابی کنید. این فرآیند باید ساده و قابل اجرا باشد.
- تست بازیابی: به منظور اطمینان از اینکه نسخه‌های پشتیبان به درستی ایجاد می‌شوند و بازیابی می‌شوند، باید تست بازیابی داده‌ها را انجام دهید. در این تست، یک نسخه پشتیبان را بازیابی کرده و اطمینان حاصل کنید که داده‌ها به درستی بازگردانده می‌شوند.
- مراقبت از نسخه‌های پشتیبان: نسخه‌های پشتیبان باید در مکانی امن و دسترسی محدود نگهداری شوند. این امر از اهمیت بالایی برخوردار است تا از دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات حسابداری جلوگیری شود.
- پیگیری تغییرات: در حسابداری ابری، تغییرات ایجاد شده در داده‌ها به صورت آنلاین ثبت می‌شوند. اگر تغییرات نادرستی ایجاد شود، میتوانید به نسخه پشتیبان بازگردید تا داده‌ها را به حالت قبلی بازیابی کنید.
- به‌روزرسانی روش‌های پشتیبان‌گیری: همچنان که سیستم حسابداری ابری و نیازهای شما تغییر می‌کنند، باید روش‌های پشتیبان‌گیری و بازیابی داده‌ها را به‌روزرسانی کنید تا با اصول امنیتی و بهینه‌ترین روش‌های ممکن هماهنگ باشند.
کاهش هزینه ها
کاهش هزینه‌ها یکی از مزایای اصلی حسابداری ابری است و میتواند برای کسب‌وکارها و سازمان‌ها اقتصادی مهم باشد. در ادامه، به نحوه‌هایی که حسابداری ابری میتواند به کاهش هزینه‌های حسابداری کمک کند، اشاره میکنیم:
- کاهش هزینه‌های سرور و سخت‌افزار: با استفاده از حسابداری ابری، نیازی به ایجاد و نگهداری سرورهای محلی برای ذخیره‌سازی اطلاعات حسابداری نیست. این معنا دارد که شما نیازی به خرید سخت‌افزارهای پیچیده و هزینه‌های نگهداری آنها ندارید.
- کاهش هزینه‌های نرم‌افزار: با حسابداری ابری، شما نیازی به خرید و نصب نرم‌افزارهای حسابداری گران قیمت ندارید. این سیستم‌ها از طریق اشتراک ماهیانه یا سالیانه ارائه می‌شوند و هزینه نرم‌افزار و لایسنس را به طور معمول کاهش می‌دهند.
- کاهش هزینه‌های نگهداری و به‌روزرسانی: در حسابداری ابری، نرم‌افزار و سخت‌افزار توسط ارائه‌دهنده خدمات به‌روزرسانی می‌شوند و نگهداری می‌شوند. این به معنایی معنادار به کاهش هزینه‌های مرتبط با نگهداری، پشتیبان‌گیری، و به‌روزرسانی سیستم حسابداری می‌پردازد.
- کاهش هزینه‌های مکانی: شما نیازی به داشتن فضای اداری بزرگ برای نگهداری دفاتر حسابداری و تجهیزات مرتبط ندارید. این میتواند به توفیر هزینه‌های اجاره و مرتبط با محیط کار کمک کند.
- کاهش هزینه‌های مربوط به مدیریت تکنولوژی: با حسابداری ابری، نیازی به استخدام متخصصان IT برای مدیریت سرورها و نرم‌افزارها نیست. این میتواند به توفیر هزینه‌های مربوط به حقوق و مزایای کارکنان تکنولوژیکی کمک کند.
- کاهش هزینه‌های مالیاتی: بسیاری از سیستم‌های حسابداری ابری ابزارها و گزارش‌های مالیاتی را به طور خودکار فراهم می‌کنند که میتواند به کاهش هزینه‌های مشاوره مالی و تهیه گزارش‌های دستی کمک کند.
- استفاده بهینه از منابع: حسابداری ابری به شما امکان می‌دهد تا به بهینه‌ترین شکل از منابع مالی، انسانی، و فیزیکی استفاده کنید و هزینه‌های غیرضروری را کاهش دهید.
با توجه به این مزایا، حسابداری ابری میتواند به کاهش هزینه‌های مرتبط با فعالیت‌های حسابداری کمک کرده و به کسب‌وکارها کمک کند تا منابع مالی خود را بهینه‌تر مدیریت کنند.
جمع‌بندی
گذشته از تمامی این صحبت‌ها، باید با تحقیق و جستجو، بهترین نوع حسابداری را برای کسب و کارتان انتخاب کنید. حسابداری ابری یا نرم افزار حسابداری؟ این سوال را شما باید پاسخ بدهید.
در حقیقت باید به دنبال این باشید که کدام نوع از حسابداری به نفع کسب و کار شماست و میتواند باعث پیشرفتتان شود. در صورتی که قصد خرید نرم افزار حسابداری معین را دارید، می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.
اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید می توانید با همکاران پشتیبانی نرم افزار حسابداری معین در ارتباط باشید.
مقالات مرتبط
پیشنهاد میکنیم مقالات مرتبط به این مقاله را هم مطالعه کنید.
نرم افزار حسابداری آماده یا اختصاصی
9 دلیل برای انتخاب شغل حسابداری
چگونه تبدیل به یک حسابدار حرفه ای شویم؟
مراحل انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری