انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری: هر کاری را بخواهید به صورت حرفه‌ای پیش ببرید، باید گام به گام حرکت کنید. با این روش از مشکلات احتمالی جلوگیری نموده و سریعتر به هدف دلخواه خود می رسید. یکی از چالش‌هایی که امروزه بیشتر کارفرمایان و صاحبان کسب و کارها با آن رو به رو هستند، انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری است.

اگر می خواهید نرم‌افزار ایده آل خود را بیابید، پیشنهاد می کنیم مراحل انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری را طی کنید. در ادامه به این مراحل اشاره می کنیم، پس با ما همراه باشید.

مراحل انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری

• اولین مرحله از انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری تعیین مقدار بودجه است
• مرحله بعدی تعریف نرم افزار نام دارد.
• در مرحله بعد از انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری، تعریف نیازها و مشخصات نرم‌افزار مورد نظر اهمیت دارد.
• تعیین نوع نرم‌افزار (آماده باشد یا اختصاصی) از دیگر مراحل انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری است.
• آموزش نرم افزار مرحله مهمی از انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری است.
• تست نرم افزار حسابداری.
• مدیریت پروژه از دیگر مراحل انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری است.
• و در انتها مرحله آخر از انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری، بیان انتظارات جدید از نرم افزار است.

هدف انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری

امروزه شرکت‌ها برای گزینش نرم افزار حسابداری با نگرشی وسیع‌تر و هدفمندتر گام بر می دارند و به همین دلیل هم رقابت در بازار برای تولیدکنندگان کمی سخت‌تر شده است. در دنیای امروز که همه چیز و همه کارها به وسیله کامپیوتر و اینترنت پیش می ‌رود، نداشتن سیستم کامپیوتری برای یک شرکت یک ضعف بزرگ به حساب می ‌آید.

برای مثال شما یک آژانس هواپیمایی را در نظر بگیرید، حالا اگر این آژانس هواپیمایی از سیستم کامپیوتری و اینترنت استفاده نکند، مشتریان به دلیل اتلاف شدن زمانشان و معطلی در آژانس، آنجا را ترک خواهند کرد. در نتیجه خدمات بهتر، کاهش هزینه و قیمت پایین‌تر و همچنین سرعت عمل از مهمترین اهدافی ست که مصرف کنندگان به دنبال آن هستند.

دلیل اهمیت این فاکتورها برای مصرف کنندگان:

• کاهش هزینه

یکی از فاکتورهای مهم مصرف کنندگان، کاهش سرمایه در گردش و هزینه‌های مالی می باشد. برای مثال: رقم حساب‌های دریافتنی شاید از طریق پیگیری سریعتر بدهکاران کاهش یابد. از همین رو می‌توان گفت ارسال سریع‌تر صورتحساب‌ها، کاهش رقم موجودی انبار، حذف زمان تاخیر و نیاز به فضای کمتر می تواند در کاهش سرمایه در گردش تاثیرگذار باشد.

بدیهی است که با ثبات سیستم‌های کامپیوتری، کارمندان بسیار متخصص‌تر و آموخته‌تر خواهند شد اما از طرفی نیاز به نیروی انسانی نیز کاهش خواهد یافت و متقابلا هزینه‌ها نیز کمتر می ‌شود.

• خدمات بهتر

یکی از مهم‌ترین اهدافی که شرکت تولیدکننده نرم‌افزار باید به آن توجه کند، ارائه خدمات بهتر به مشتری یا کابر است.

• تسریع در گزارش گیری

یکی از بارزترین و آشکارترین مزایای استفاده از سیستم‌ها و نرم افزارها، تسریع در انجام امور است. همانطور که می دانید نرم افزارهای حسابداری، قادرند پردازش اطلاعات را در سریعترین زمان انجام دهند؛ بدون اینکه احساس خستگی یا بی‌حوصلگی داشته باشند. پس می‌ توان گفت این دقیقا همان چیزی است که یک حسابدار و یک شرکت حسابداری می خواهد؛ یعنی گزارش‌گیری بدون صرف وقت و به صورت لحظه‌ای.

• تثبیت روش‌ها و کنترل‌های برنامه‌ریزی شده

یکی از دلایل استفاده از نرم افزارها یا سیستم‌های کامپیوتری، تثبیت روش‌ها و کنترل‌های برنامه‌ریزی شده است که امروزه به عنوان اهداف یک شرکت شناخته می ‌شود.

تجربه نشان داده کارمندان و کارکنان جدیدی که وارد یک شرکت دیگر می شوند، طبق عادت خود، امور شرکت جدید را انجام می دهند و به همین دلیل باعث آشفتگی و از بین رفتن روال عادی شرکت خواهند شد. در اینجا مدیریت باید به فکر آموزش کادر جدید باشد.

در نتیجه شرکت‌ها امروزه به دنبال این هستند که روال عادی و روش‌های خود را در نرم افزار بگنجانند تا با تغییر یافتن یا عوض شدن کادرشان، امور را مانند قبل پیش ببرند و آموزش‌های لازم را از طریق نرم‌افزار به کادر جدید القا نماید.

• فواید نامرئی استفاده از نرم افزار حسابداری

یکی از اهداف استفاده از کامپیوترها فواید نامرئی آن و ایجاد پرستیژ است. برای مثال گردش پرسنلی کمتر، مسائل رقابت و خدمات بهتر برای مشتریان، بهبود روحیه کارکنان و… از فواید نامرئی نرم افزارها می باشد.

• کمال طلبی انسانی

از آنجایی که انسان‌ها کمال طلب هستند و همواره توقع و نیازشان رو به افزایش است، با کمک نرم افزار حسابداری می توانند این خواسته را اغنا نمایند. برای مثال:

در گذشته و قبل از اینکه نرم‌ افزار و کامپیوتری وجود داشته باشد، آماده کردن تراز آزمایشی، حدود دو هفته به طول می انجامید اما حالا با کمک نرم افزار حسابداری، این عملیات در عرض دو دقیقه قابل انجام است.

امروزه اکثر نرم افزارها به‌روزرسانی می شوند. در این عملیات، خطاهای نرم افزار شناسایی شده و رفع می شود و علاوه بر آن، خدمات بهتر و جدیدتری به نرم افزار اضافه می شود.

مراحل تعیین انتظارات و نیازها از یک نرم افزار

برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری در همان ابتدای پروژه باید نیازها و انتظارات شرکت مشخص شود.

در همین راستا باید به چند نکته توجه کنید:

• انتخاب اجزای سیستم
• تعداد استفاده کنندگان
• حجم عملیات
• آشنایی با نرم افزار
• ارتباط بین سیستم ها
• انتخاب مشاور یا پشتیبان خوب

حجم عملیات

یکی از فاکتورهای مهمی که در هنگام انتخاب نرم ‌افزار نباید از یادتان برود، حجم عملیات می باشد. بدین معنا که عملیات روزانه و امور شرکت را باید معیار انتخاب نرم افزار قرار دهید. معمولاً نرم‌افزارها امور تکراری را به خوبی و با سرعت بالا انجام می دهند، پس اگر حجم عملیات شما زیاد و کارهای شما تکراری است، خرید نرم‌افزار حسابداری، برایتان مقرون به صرفه خواهد بود.

اما اگر حجم عملیات شما کم است می توانید این کار را به صورت دستی انجام دهید. برای مثال اگر شما به دنبال آدرس چند مشتری هستید، امکان انجام  اینکار به صورت دستی، ساده‌تر خواهد بود. اما اگر بخواهید از نرم افزار کمک بگیرید همان زمان را باید صرف روشن کردن و راه اندازی کامپیوتر کنید. در نتیجه اگر حجم عملیات شما کم است، نیازی به نرم افزار نخواهید داشت. از طرفی باید هزینه نوشتن و طراحی نرم‌افزار را در نظر بگیرید.

انتخاب اعضای سیستم

اینبار حجم عملیات  را باید برای تعیین تعداد کاربر از سیستم، بررسی نمایید. باید تعیین کنید که حجم عملیات شما چقدر است و برای انجام این عملیات به چند نفر نیرو نیاز است! اگر حجم عملیات بالاست، پس نیازمند تعداد نیرو بیشتری هستید و باید نرم افزاری را انتخاب کنید که قابلیت چندکاربره داشته باشد.

انتخاب مشاور

صد در صد پس از خرید نرم افزار با سوالات و چالش‌هایی روبرو می شوید که از همین رو نیازمند مشاوره یا پشتیبانی خواهید بود. فردی که بتواند به خوبی سوالات شما را پاسخ دهد و در اسرع وقت به مشکلات شما رسیدگی کند. البته همه مشاوران شرکت‌های نرم افزاری، شایستگی لازم برای مشاوره را ندارند. پس باید سعی کنید یک مشاور و پشتیبان خوب انتخاب نمایید.

جمع‌بندی

انتخاب و استقرار نرم افزار حسابداری را مورد بررسی قرار دادیم. پیشنهاد می کنیم اگر می خواهید نرم افزار را برای مجموعه خود انتخاب نمایید، ابتدا این مقاله را با دقت مطالعه کنید. سپس می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.

اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید می توانید با همکاران پشتیبانی نرم افزار حسابداری معین در ارتباط باشید.