حسابداری پروژه چیست؟
حسابداری پروژه یعنی ثبت و گزارش اطلاعات مالی با شناسه هر پروژه، به‌گونه‌ای که هزینه، درآمد، دریافت، پرداخت و تعهدهای آن جداگانه قابل پیگیری باشد. این اطلاعات به تیم پروژه کمک می‌کند بودجه را با عملکرد واقعی و برآورد هزینه‌های باقی‌مانده مقایسه کند.
برای شروع حسابداری پروژه چه اطلاعاتی لازم است؟
برای پروژه یک شناسه مشخص تعیین کنید و قرارداد، دامنه کار، بودجه مصوب و زمان‌بندی آن را نگه دارید. سرفصل هزینه‌ها و روش تخصیص هزینه‌های مشترک را پیش از ثبت‌های روزمره روشن کنید تا گزارش دوره‌های مختلف قابل مقایسه باشد.
- مواد، دستمزد و خدماتی را که مستقیماً به پروژه مربوط‌اند با مدرک به همان پروژه منتسب کنید.
- هزینه مشترک چند پروژه را با مبنای مستند، مانند ساعت کار یا میزان مصرف، تخصیص دهید.
- بودجه، هزینه ثبت‌شده، سفارش‌ها و قراردادهای باز و پرداخت‌ها را جداگانه گزارش کنید.
- تغییر دامنه کار و اصلاح بودجه را با تاریخ و تأیید فرد دارای اختیار ثبت کنید.
مثال برآورد هزینه نهایی پروژه
فرض کنید بودجه مصوب پروژه ۵۰۰ میلیون تومان، هزینه ثبت‌شده تا امروز ۲۰۰ میلیون و برآورد هزینه لازم برای تکمیل کار ۳۵۰ میلیون تومان باشد. برآورد هزینه نهایی ۵۵۰ میلیون تومان می‌شود و ۵۰ میلیون تومان از بودجه بیشتر است. این اختلاف نشانه‌ای برای بررسی علت‌ها، مانند تغییر دامنه، افزایش قیمت یا دوباره‌کاری است. اگر سفارش‌های باز در مبلغ ۳۵۰ میلیون منظور شده‌اند، افزودن دوباره آن‌ها باعث دوباره‌شماری می‌شود.
درآمد پروژه با صورت‌حساب و دریافت وجه چه تفاوتی دارد؟
صدور صورت‌حساب، تأیید صورت‌وضعیت، دریافت پیش‌پرداخت و شناسایی درآمد را جداگانه پیگیری کنید. در چارچوب استاندارد IFRS 15 درآمد قرارداد با مشتری، درآمد با ایفای تعهد عملکردی و انتقال کنترل کالا یا خدمت شناسایی می‌شود. ایفای تعهد می‌تواند در یک مقطع یا طی زمان رخ دهد. برای ثبت اجرایی پروژه، چارچوب گزارشگری حاکم، شرایط قرارداد و شواهد پیشرفت کار را بررسی کنید.
کدام تفکیک هزینه‌ها به کنترل پروژه کمک می‌کند؟
مستقیم یا مشترک‌بودن هزینه با ثابت یا متغیربودن آن دو موضوع متفاوت است. ثابت‌بودن هزینه به رفتار آن نسبت به سطح فعالیت در محدوده و بازه مشخص اشاره دارد. اجاره‌ای که در یک ماه ثابت است ممکن است با طولانی‌شدن پروژه، تمدید قرارداد یا افزایش ظرفیت تغییر کند. بنابراین هزینه ثابت را برای کل عمر پروژه بدون بررسی شرایط ثابت فرض نکنید.
گزارش دوره‌ای پروژه چه چیزهایی را نشان دهد؟
بودجه مصوب و اصلاح‌شده، هزینه واقعی، تعهدهای باز، برآورد هزینه تکمیل و اختلاف هزینه نهایی با بودجه را کنار هم قرار دهید. گزارش دریافت‌ها و پرداخت‌ها را نیز برای بررسی نقدینگی تهیه کنید. سودآوری برآوردی پروژه و توان پرداخت تعهدهای سررسیدشده را جداگانه بسنجید، زیرا درآمد ثبت‌شده ممکن است هنوز وصول نشده باشد.
خطاهای رایج در ثبت مالی پروژه
- ثبت هزینه با شناسه پروژه اشتباه یا بدون مدرک کافی.
- تغییر مبنای تخصیص هزینه مشترک بدون ثبت دلیل.
- دوباره‌شماری تعهدهای باز در هزینه باقی‌مانده.
- مقایسه هزینه پروژه با بودجه قدیمی پس از تغییر تأییدشده دامنه کار.
- برابرگرفتن وجه دریافتی با درآمد یا سود پروژه.