امروزه با گسترش روز افزون وسایل ارتباط جمعی، بسیاری از حرفه ها بخش مهمی از کار خود را بصورت آنلاین عرضه می کنند. حسابداری آنلاین یا حسابداری الکترونیکی نیز از جمله فعالیت هایی است که امروزه در ایران و سراسر جهان، پیشرفت چشمگیری داشته است.

حسابداری آنلاین یا حسابداری الکترونیکی چیست؟

در حسابداری آنلاین، به وسیله تکنولوژی های وابسته به اینترنت یا به اصطلاح “تحت وب” امور حسابداری انجام می شود. سهولت در دسترسی و نیاز نداشتن به نصب نرم افزار های مختلف روی سیستم های اداری یا موبایل، گسترش این شیوه حسابداری را افزایش داده است. امروزه این فناوری ها جایگزین دفاتر ثبت سنتی، نرم افزار هایی مانند اکسل و سیستم های دستی شده اند. تنها با یک مرورگر وب و اتصال به اینترنت، می توانید به تمام اطلاعات حسابداری خود دسترسی داشته باشید و آنها را مدیریت کنید.

در ادامه در مورد مزایا و برخی معایب سیستم حسابداری آنلاین صحبت خواهیم کرد.

مزایای حسابداری آنلاین

• پشتیبان گیری از اطلاعات

یکی از مهم ترین مزایای سیستم حسابداری آنلاین، قابلیت بکاپ یا پشتیبان گیری از اطلاعات مهم شماست. به این روش پر کاربرد، سیستم حسابداری ابری هم می گویند.

توسط این سیستم هیچ گاه نگران از دست رفتن اطلاعات حسابداری خود نخواهید بود. سیستم حسابداری ابری، داده های شما را در چندین سرور تکرار می کند تا در مواردی که اطلاعات شما به هر دلیلی از بین رفت، قابلیت برگشت آن وجود داشته باشد. این اطلاعات در یک فضای ابری ذخیره می شوند و خیال شما بابت حفظ آنان راحت است.

افزونه ضد باج افزار و بکاپ ابری معین که بر مبنای این سیستم طراحی شده، می تواند نقش زیادی در حفظ اطلاعات حسابداری شما داشته باشد.

• مدیریت صورتحساب های مالی در لحظه

در حسابداری آنلاین، این امکان را دارید که در هر لحظه مدیریت مالی کسب و کار خود را به دست بگیرید. توسط هر وسیله ارتباطی که به اینترنت متصل باشد این امکان را دارید که میزان واریزی و برداشت پول در حساب خود را در لحظه چک کنید و ببینید چه میزان نقدینگی در حساب خود دارید. بوسیله حسابداری آنلاین، قادر خواهید بود تصمیم گیری های سریعی در مورد میزان نقدینگی خود داشته باشید.

• نیاز نداشتن به نرم افزار های حسابداری

از ویژگی های کاربردی حسابداری آنلاین، به روز نگه داشتن همیشگی شما به دور از نرم افزار های جانبی است. تمام فرآیند های مالی و حسابداری شما تنها در یک مرورگر وب خلاصه می شود.

استفاده از نرم افزار های حسابداری با تمام مزیت ها و ویژگی های فوق العاده خود، گاهی مشکلاتی را برای حسابداران بوجود می آورد. استفاده از نرم افزار های قدیمی و یا ارزان قیمت که پشتیبانی مناسبی هم ندارند، عملکرد حسابداری شما را تا حد زیادی مختل می کند؛ اما در سیستم حسابداری آنلاین، این مشکلات کمتر پیش می آید. نیازی به بروز رسانی نرم افزار خاصی نیست و تمام عملکرد های مالی شما مانند جداول مالیاتی، گزارش حقوق و دستمزد ها بصورت خودکار اتفاق می افتد.

• مدیریت بدهی ها به آسان ترین روش

در حسابداری آنلاین، نیازی به پاسخ دادن های مکرر به بدهکارانتان ندارید. یکی از مشکلات کسب و کار هایی که از سیستم های حسابداری قدیمی استفاده میکنند، تعداد تماس های مشتریانی است که به مدت طولانی به آنان بدهکار بوده اند. بوسیله حسابداری آنلاین، بدهی های شما بصورت خودکار جمع آوری می شود و بر اساس اولویت بندی های معین شده توسط خودتان، در تاریخ معین پرداخت می شود. به این صورت حسابداری آنلاین را می توان از راه های مناسب برای مدیریت بدهی دانست.

• پوشه و فایل های کمتر

در سیستم های حسابداری سنتی و قدیمی تر، اغلب صاحبان کسب و کار مشکل دسته بندی فایل های خود را داشتند. این مشکل هنگامی نمود پیدا می کرد که کسب و کار و تجارت، گسترش میافت و اغلب نیز باعث بروز رسانی اشتباه پرونده ها می شد.

در سیستم حسابداری آنلاین، داده های شما متمرکز می شوند و شما در اصل تنها یک فایل را مدیریت می کنید. بروز رسانی فایل ها بصورت خودکار توسط این سیستم انجام می شود و نیاز کمتری به بروز رسانی های دستی فایل های خود دارید. همچنین می توانید داده های تکراری مشتریان را که اغلب به صورت اشتباه بیش از یک بار وارد کرده اید، در کسری از ثانیه پیدا کنید و تبدیل به یک فایل کنید.

معایب حسابداری آنلاین

در کنار مزایای کاربردی حسابداری آنلاین یا ابری، این روش معایبی هم دارد که لازم است از آنها هم با خبر باشید:

• اتصال فقط با اینترنت

شاید این تیتر می توانست در بخش مزایای سیستم حسابداری آنلاین قرار بگیرد اما به طور دیگری به این موضوع نگاه کنید. دسترسی شما به اطلاعتتان فقط با اینترنت امکان پذیر است. در صورتی که توانایی وصل شدن به اینترنت را نداشته باشید و یا دچار کندی سرعت شوید، قابلیت مدیریت بخش حسابداری خود را نخواهید داشت. در این صورت حتی بهترین شرکت های ارائه این سیستم، کاری از دستشان بر نمی آید.

• امنیت اطلاعات

هنگام خرید از شرکت های ارائه دهنده این سیستم، شعار اصلی آن ها حفظ امنیت اطلاعات کاربران است. اکثرا ادعا می کنند که از بهترین سیستم های امنیتی استفاده می کنند اما این جملات باز هم به معنای غیرقابل نفوذ بودن آن نیست. اطلاعات شما در فضای ابری حتی با پیچیده ترین سیستم های امنیتی نیز خطر سرقت و دست کاری توسط شخصی دیگر را دارد.

• کاهش پهنای باند

یکی از موارد مهم در استفاده از سیستم حسابداری آنلاین، بحث پهنای باند ارائه شده است. هنگام خرید این سیستم ها حتما باید دقت لازم در مورد پهنای باند را به خرج دهید. اگر صاحب کسب و کاری بزرگ و یا شرکت تجاری مهمی هستید، ورود و پردازش اطلاعات شما، نیاز به پهنای باند بیشتری در مقایسه با دیگر کسب و کار ها خواهد داشت. در صورت کاهش پهنای باند، فرآیند ذخیره سازی و پردازش اطلاعات شما به کندی صورت می گیرد که میتواند در طولانی مدت باعث اختلال سیستم حسابداری شما شود.

جمع بندی

تصمیم گیری در مورد اینکه آیا کسب و کار شما مناسب برای استفاده از حسابداری آنلاین هست یا خیر، به نوع حرفه شما بستگی دارد. گاهی کسب و کار شما تنها استفاده از نرم افزار های آنلاین را میطلبد و گاهی نیز، استفاده از سیستم حسابداری ابری امری ضروری برای شرکت شماست.

شرکت نرم افزار حسابداری معین با ترکیب این دو روش، باعث شده نیاز شما به سیستم های حسابداری مختلف کاهش یابد و تجربه ای شیرین از کار با حسابداری آنلاین و نرم افزار را کسب کنید. شما می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار حسابداری، به مدت یک ماه از تمامی امکانات آن استفاده کنید و در صورت رضایت از عملکرد نرم افزار و نحوه پشتیبانی، اقدام به خرید نرم افزار کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.

مقالات مرتبط

پیشنهاد میکنیم مقالات مرتبط به این مقاله را هم مطالعه کنید.

حذف صفر از پول ملی

خرید کاملترین نرم افزار حسابداری

ویژگی های کاملترین نرم افزار حسابداری

بررسی مزایای نرم افزار حسابداری مناسب

نکاتی قبل از خرید نرم افزار حسابداری آسان

راهنمای خرید نرم افزار حسابداری هایپرمارکت

مزایای خرید برنامه حسابداری و استفاده از آن

مهم ترین ویژگی های نرم افزار های حسابداری

مزایای خرید نرم افزار حسابداری تاسیسات ساختمانی