سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری ثبت داخلی یک رویداد مالی است. هر سند نشان می‌دهد چه حساب‌هایی، در چه تاریخی و به چه مبلغی بدهکار یا بستانکار شده‌اند. فاکتور، رسید یا قرارداد می‌تواند مدرک پشتیبان ثبت باشد. جزئیات قرارداد در خود قرارداد نگهداری می‌شود و سند اثر مالی آن را نشان می‌دهد.
اجزای سند حسابداری
- شماره سند برای شناسایی و پیگیری ثبت در سامانه استفاده می‌شود.
- تاریخ حسابداری دوره ثبت را مشخص می‌کند. تاریخ مدرک و زمان ورود اطلاعات ممکن است متفاوت باشند.
- شرح سند موضوع رویداد و شرح ردیف دلیل ثبت در حساب مشخص را توضیح می‌دهد.
- هر ردیف یا آرتیکل شامل حساب و مبلغ بدهکار یا بستانکار است. در صورت نیاز، اطلاعات تکمیلی مانند طرف حساب یا مرکز هزینه ثبت می‌شود.
- مرجع مدرک یا پیوست، ارتباط سند را با فاکتور، رسید، قرارداد یا صورت‌حساب بانکی برقرار می‌کند.
تفاوت طرف حساب و بدهکار و بستانکار
طرف حساب می‌تواند مشتری یا تأمین‌کننده باشد. بدهکار و بستانکار جهت ثبت در یک حساب را نشان می‌دهند. برای نمونه، در خرید نقدی، بانک بستانکار می‌شود و حساب کالا یا هزینه، بسته به ماهیت خرید، بدهکار می‌شود. بانک در این ثبت یک حساب است و فروشنده ممکن است جداگانه به‌عنوان طرف حساب مشخص شود.
مثال ثبت یک سند حسابداری
فرض کنید شرکت برای استفاده همان دوره، ۳ میلیون تومان لوازم مصرفی می‌خرد و مبلغ را از حساب بانکی می‌پردازد. در این مثال ساده و بدون مالیات، هزینه لوازم مصرفی ۳ میلیون تومان بدهکار و بانک به همان مبلغ بستانکار می‌شود. فاکتور و رسید پرداخت می‌توانند پشتوانه ثبت باشند.
کدینگ حساب‌ها چه کاربردی دارد؟
کدینگ فهرست سازمان‌یافته حساب‌هاست و به انتخاب حساب، جست‌وجوی گردش و تجمیع گزارش‌ها کمک می‌کند. یک کسب‌وکار ممکن است حساب کل و معین داشته باشد و برای اشخاص، پروژه‌ها یا شعب از اطلاعات تفصیلی استفاده کند. ساختار دقیق به سامانه و نیاز گزارش‌دهی بستگی دارد.
قبل از ثبت نهایی چه چیزهایی را کنترل کنیم؟
- مدرک، مبلغ، دوره و ماهیت رویداد را تطبیق دهید.
- حساب‌ها، جهت ثبت، شرح ردیف و شناسه مدرک را بررسی کنید.
- جمع بدهکار و بستانکار را کنترل کنید. توازن به‌تنهایی خطای مبلغ، حساب یا ثبت تکراری را آشکار نمی‌کند.
- سند را طبق فرایند تأیید و دسترسی سازمان بررسی و ثبت کنید. الزامات نگهداری و تأیید مدرک به نوع سند و مقررات حاکم بستگی دارد.
برای تمرین می‌توانید از دموی نرم‌افزار حسابداری استفاده کنید و شرایط خرید و پشتیبانی را از معین‌سافت بپرسید.
مقالات مرتبط
پیشنهاد میکنیم مقالات مرتبط به این مقاله را هم مطالعه کنید.
برآورد مطالبات چیست و چگونه انجام می شود؟
دارایی جاری و بدهی جاری چه کاربردهایی دارند؟