امنیت نرم افزار های حسابداری:
اطلاعات را میتوان یکی از باارزشترین داراییهای یک کسب و کار دانست. بنا به همین گفته، مدیران کسب و کارها میکوشند تا از اطلاعاتشان به خوبی نگهداری کنند. یکی از ابزارهای امروزی که بسیار هم محبوب است، نرم افزار حسابداری میباشد. این نرم افزار توانسته امنیت دادهها را به خوبی تامین نماید و از همین رو مجموعههای بسیاری، وابسته به سیستم حسابداری شدهاند.
اما ماجرا به همینجا ختم نمیشود و باید بدانید اطلاعات همواره از سوی ویروسها، تهدید میشوند. امروز قصد داریم در مورد امنیت نرم افزارهای حسابداری و تهدیداتی که ویروس ها برای این سیستم دارند، صحبت کنیم.
در ابتدا گریزی به مفهوم سیستم حسابداری میزنیم:
سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است که حسابدار شرکت به کمک آن، اموری مانند ثبت اسناد، ثبت رویدادها، ثبت فعالیتهای مالی، گزارشگیری و… را انجام میدهد. ثبت و نگهداری این دادهها اغلب به منظور تصمیم گیری آگاهانه صورت میپذیرد. همچنین به وسیله سیستم حسابداری میتوان صورتها مالی را گردآوری و تنظیم نمود.
از این پاراگراف میتوان نتیجه گرفت که سیستم حسابداری قلب یک شرکت است چراکه یکی از باارزشترین و مهمترین داراییهای آن شرکت را در خود نگهداری میکند و امنیت نرم افزارهای حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است.
نقش حسابرسان در ایجاد امنیت
نقش حسابرسان در ایجاد امنیت حسابداری بسیار مهم است و در حفظ شفافیت، دقت، و اعتماد عمومی به اطلاعات مالی یک سازمان نقش کلیدی ایفا میکنند. در ادامه، نقش حسابرسان در ایجاد امنیت حسابداری را بیشتر بررسی خواهیم کرد:
- ارزیابی ریسکهای حسابداری: حسابرسان با تجزیه و تحلیل فرصتها و تهدیدهای مرتبط با اطلاعات مالی، به سازمان کمک میکنند تا ریسکهای مرتبط با حسابداری را تشخیص داده و مدیریت کنند.
- بررسی و اعتبارسنجی عملیات مالی: حسابرسان مستندات مالی و عملیات سازمان را بررسی میکنند تا از دقت و صحت اطلاعات مالی اطمینان حاصل کنند. این کار به جلوگیری از اشتباهات و تقلب در گزارشهای مالی کمک میکند.
- انطباق با استانداردهای حسابداری و مقررات مالی: حسابرسان بررسی میکنند که سازمان اطلاعات مالی خود را بر اساس استانداردهای حسابداری و مقررات مالی منطبق باشد. این کار به اطمینان از تطابق با قوانین مالیاتی و مقررات حسابداری کمک میکند.
- تشخیص کیفیت کنترلهای داخلی: حسابرسان بررسی میکنند که سازمان چگونه کنترلهای داخلی برای حفظ امنیت حسابداری خود اجرا میکند. آنها میتوانند نقاط ضعف در کنترلهای داخلی را تشخیص داده و پیشنهاداتی برای بهبود ارائه دهند.
- گزارش دهی به سازمان و سهامداران: حسابرسان نتایج بررسیهای خود را در گزارش حسابرسی ارائه میدهند که به مدیران سازمان و سهامداران اطلاعاتی ارائه میدهد که به آنها کمک میکند تا تصمیمات بهتری برای مدیریت امور مالی بگیرند.
- افزایش اعتماد عمومی: حسابرسی مستقل و حیاده توسط حسابرسان به جلب اعتماد عمومی به اطلاعات مالی و گزارشهای حسابداری کمک میکند. این اعتماد عمومی مهمترین عنصری است که اطلاعات مالی یک سازمان باید داشته باشد.
- رسیدگی به تقلب و فساد: حسابرسان به دنبال تشخیص نشانههای تقلب و فساد در عملیات مالی سازمان هستند و در صورت تشخیص این نقائص، اقدامات لازم را اتخاذ میکنند تا آنها را متوقف کنند و به سازمان کمک کنند تا اصول اخلاقی و قوانین را رعایت کند.
به طور کلی، حسابرسان با بررسی و ارزیابی مستندات مالی و عملیات سازمان، اطمینان از امنیت حسابداری و دقت اطلاعات مالی فراهم میکنند و به بهبود فرآیندها و کنترلهای داخلی کمک میکنند تا امور مالی سازمان به بهترین شکل مدیریت شود.
اهمیت برقراری امنیت نرم افزارهای حسابداری
امروزه مدیریت دادههای حسابداری بدون سیستم حسابداری، بسیار دشوار و در برخی از شرکتها به دلیل بالا بودن حجم اطلاعات و دادهها، عملا غیرممکن میباشد. نرم افزارهای حسابداری با جمع آوری، پردازش، تلخیص و… کمک به سزایی در نظم دادن به دادهها و یکپارچگی آنها کرده است.
برقراری امنیت نرم افزارهای حسابداری بسیار حیاتی و اساسی است و دارای اهمیتهای زیر است:
- حفظ محرمانگی اطلاعات: نرمافزارهای حسابداری اطلاعات مالی حساسی را در خود جای میدهند، از جمله اطلاعات مالی مشتریان، پیمانکاران، و کارکنان. برقراری امنیت به معنای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به این اطلاعات و حفظ محرمانگی آنها است.
- جلوگیری از تقلب و سوءاستفاده: امنیت نرم افزارهای حسابداری میتواند از تقلبها و سوءاستفادهها در تولید گزارشهای مالی جلوگیری کند. اگر نرمافزارها آسان قابل دسترسی باشند، فرصتهای بیشتری برای انجام تقلبها ایجاد میشود.
- حفاظت از امنیت مالی: از آنجا که نرمافزارهای حسابداری وظیفه مدیریت مالی و پردازش تراکنشهای مالی را دارند، حفظ امنیت نرم افزارهای حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است. تخلفات مالی ممکن است به علت عدم امنیت نرمافزارهای حسابداری رخ دهند.
- اطمینان از دقت اطلاعات: امنیت نرم افزارهای حسابداری باعث اطمینان از دقت و صحت اطلاعات مالی میشود. حملات سایبری و نفوذهای امنیتی ممکن است به تغییرات در دادههای حسابداری منجر شوند که میتواند به اشتباهها در گزارشهای مالی منجر شود.
- مطابقت با قوانین و مقررات: بسیاری از صنایع و سازمانها موظف به رعایت قوانین و مقررات مختلفی هستند که مرتبط با امنیت اطلاعات مالی میشوند. برقراری امنیت نرم افزارهای حسابداری به سازمانها کمک میکند تا از تطابق با این مقررات اطمینان حاصل کنند.
- پیشگیری از تلفیقی که میتواند به زیان مالی برساند: در صورتی که نرمافزارهای حسابداری آسان قابل دسترسی باشند، افراد ناصادق میتوانند به آنها دسترسی پیدا کرده و تلاش کنند تا اطلاعات مالی را تلفیق کنند و به زیان مالی سازمان برسانند. امنیت نرم افزارهای حسابداری میتواند این تهدید را کاهش دهد.
به طور کلی، برقراری امنیت نرم افزارهای حسابداری از اهمیت بسیاری برخوردار است و به سازمانها کمک میکند تا از حفظ امنیت اطلاعات مالی و دقت گزارشهای مالی اطمینان حاصل کنند. این امر به حفظ اعتماد عمومی، پیشگیری از تلفیقی، و رعایت مقررات و قوانین کمک میکند و برای موفقیت و پایداری سازمان اساسی است.
ویروس امنیتی چیست؟
ویروسها، بدافزارهایی هستند که باعث به وجود آمدن اختلال در فرآیندهای جاری میشوند و گاها اطلاعات سیستم شما را از بین میبرند. البته که ویروسها خطرات دیگری هم برای سیستمها اطلاعاتی دارند که بیشترین تهدیدات آنها را در ادامه نام میبریم:
- یک ویروس میتواند کاملا هدفمند وارد سیستم اطلاعاتی شما شده و اطلاعات شرکتتان را منتشر کند.
- ویروس ها اغلب به دستکاری، تغییر و حتی افزودن اطلاعات نادرست، هم میپردازد.
- اطلاعات شرکت شما ممکن است توسط یک بدافزار، به سرقت برود و یا از آنها، کپی برداری غیرمجاز صورت بگیرد.
- یکی از تهدیداتی که یک ویروس برای سیستمهای اطلاعاتی دارد، تخریب پایگاه داده است.
جالب است بدانید ویروسها، همواره عملکرد یکسانی ندارند، یعنی نمیتوان حدس زد که نوع حمله آنها چیست. برای مثال در گذشته اکثر حملات از سمت هکرها پشتیبانی میشد و اغلب با نیت خرابکاری بود اما امروزه این ویروسها بسیار خطرناکتر هستند و به طور معمول با هدف سوءاستفادههای مالی انجام میپذیرد.
یکی از ویروسهای خطرناک که امروزه رواج پیدا کرده است، فلیم یا آتش میباشد. این ویروس از سمت سیستمهای امنیتی غربی ساخته شده است که میتواند از صفحه نمایش لپ تاپ یا کامپیوترتان عکس بگیرد یا به وسیله میکروفون، مکالمات محیط را ضبط میکند.
در ادامه به رایج ترین ویروس ها اشاره میکنیم:
ویروس فایل های اجرایی:
ویروسهای فایلهای اجرایی (Executable File Viruses) نوعی از ویروسهای کامپیوتر هستند که به فایلهای اجرایی (مانند فایلهای برنامه، اجرایی .exe و .dll) نفوذ میکنند و به آنها عوارض مخربی وارد میکنند. این ویروسها به دنبال گسترش و اجرای خود در سیستمهای کامپیوتری هستند و ممکن است به صورت مخفیانه و بدون اطلاع کاربر نصب و اجرا شوند.
ویروسهای فایلهای اجرایی معمولاً به سه شکل عمده عمل میکنند:
- الحاق به فایلهای اجرایی: این نوع ویروس به فایلهای اجرایی معمولاً در نقاط خاصی از کد فایل متصل میشوند. وقتی که کاربر فایل را اجرا میکند، ویروس نیز اجرا میشود و به عملیاتهای خود ادامه میدهد.
- تغییر فایلهای اجرایی: ویروس ممکن است فایلهای اجرایی را به گونهای تغییر دهد که عملکرد برنامه متضرر شود یا اطلاعات آسیب ببیند.
- ایجاد کپیهای جدید: برخی ویروسهای فایلهای اجرایی ممکن است کپیهای جدیدی از خود ایجاد کنند و در محلهای مختلف سیستم کپی شوند.
عملکرد این ویروسها میتواند شامل انتقال به سایر سیستمها (تروجانها)، اجرای دستورات مخرب (مثل حذف یا تغییر دادهها)، از دست دادن کنترل سیستم به مهاجم، جمعآوری اطلاعات حساس و بسیاری از عملیات مخرب دیگر باشد.
برای مقابله با ویروسهای فایلهای اجرایی، اهمیت دارد که از نرمافزارهای آنتیویروس با بهروزرسانی منظم استفاده کنید، فایلهای اجرایی را از منابع معتبر دانلود و نصب کنید، و دقت کنید تا به اشتباه فایلهای مشکوک را اجرا نکنید. همچنین مطمئن شوید که سیستم عامل و نرمافزارهای خود بهروز باشند تا از آسیبپذیریهای امنیتی جدید محافظت کنید.
بوت سکتور:
ویروس بوتسکتور (Boot Sector Virus) نوعی از ویروسهای کامپیوتر است که به محتوای بوت سکتور یک دیسک یا درایو نیاز دارند و در هنگام راهاندازی سیستم عامل کامپیوتر و درایوها اجرا میشوند. بوتسکتورها به عنوان یکی از اولین ویروسهای کامپیوتر شناخته میشوند و در دهه 1980 میلادی برای اولین بار شناسایی شدند. این ویروسها بیشتر در دورانی که ناحیه بوت سکتوری از دیسکها و درایوهای سخت داخلی کامپیوترها برای بارگذاری سیستم عامل استفاده میشد، مسائل امنیتی ایجاد میکردند.
ویروس بوتسکتور هنگامی که کامپیوتر را راهاندازی میکنید، قبل از بارگذاری سیستم عامل، بارگذاری میشود. این به این ویروسها امکان میدهد که کنترل کامپیوتر را به دست بگیرند و به عنوان یک اولین لایه از بارگذاری سیستم عامل عمل کنند. بعد از اینکه بوتسکتور ویروس اجرا میشود، ممکن است اطلاعات بوت سکتور اصلی را از بین ببرد و جایگزین کند یا اقدام به نفوذ به دادههای ذخیره شده در درایو کند.
برای مقابله با ویروسهای بوتسکتور و جلوگیری از آسیب به سیستم، از موارد زیر میتوان استفاده کرد:
- نصب نرمافزار آنتیویروس: استفاده از یک نرمافزار آنتیویروس به کمک میآید تا ویروسهای بوتسکتور و دیگر ویروسهای کامپیوتری شناسایی و حذف شوند.
- از دیسکها و درایوهای معتبر و قابل اطمینان استفاده کنید: از منابع معتبر و قابل اطمینان برای نصب سیستم عامل و نرمافزارهای مختلف استفاده کنید تا از ورود ویروسها به سیستم جلوگیری شود.
- از رمز عبور برای بوت سکتور استفاده کنید: برای افزایش امنیت سیستم، میتوانید رمز عبور را برای بوت سکتور تنظیم کنید تا جلوی دسترسی غیرمجاز به آن را بگیرید.
- بروزرسانی وضعیت سیستم: سیستم عامل و نرمافزارهای مرتبط با آن را به روز نگه دارید تا از آسیبپذیریهای امنیتی جدید جلوگیری کنید.
- پشتیبانگیری منظم: دادههای مهم را به صورت منظم پشتیبانگیری کنید تا در صورت بروز هر گونه مشکل یا حمله ویروسی، بتوانید دادههای خود را بازیابی کنید.
ماکرو:
ویروس ماکرو (Macro Virus) یک نوع مخرب نرمافزار (Malware) است که برای انجام عملیات مخرب، از زبان ماکروهای ویژهای که در برنامههای اداری مثل Microsoft Word، Excel، PowerPoint و دیگر نرمافزارهای آفیس مورد استفاده قرار میگیرد. این ویروسها به عبارت دیگر به ماکروویروسها نیز شناخته میشوند.
ویروس ماکروها اغلب به صورت الحاقی به فایلهای مستندات و فایلهای اجرایی افزوده میشوند. وقتی که کاربر یک فایل مستند را باز میکند و اجرای ماکروها را فعال میکند (که معمولاً با فشردن دکمه “اجرا” یا “فعال کردن ماکروها” انجام میشود)، ویروس ماکرو عملیات خود را اجرا میکند. این عملیات ممکن است شامل انتشار ویروس، حذف یا تغییر دادهها، یا انجام اقدامات مخرب دیگر باشد.
ویروسهای ماکرو به عنوان یکی از روشهای پراکنش مالوئرها شناخته میشوند و معمولاً از طریق ایمیلهای پیشرفتهای که حاوی فایلهای آفیس میباشند، به کاربران توزیع میشوند. این ویروسها ممکن است به اسناد اداری و فایلهایی که به نظر معمولی میآیند، ضربه بزنند و کاربران را به اجرای ماکروها ترغیب میکنند.
برای جلوگیری از این نوع حملات، مهم است که کاربران از دقت خاصی در باز کردن ایمیلها و دانلود فایلها بهرهبرند. همچنین، بهتر است ماکروها را در برنامههای آفیس غیرفعال کنند و فقط از آنها در صورت لزوم استفاده کنند. همچنین برنامههای آفیس و سیستمعامل را بهروز نگه دارند تا از آسیبپذیریهای امنیتی جدید محافظت کنند.
باج افزار:
باجافزار (Ransomware) نوعی نرمافزار مخرب (مالوئر) است که سیستمها و فایلهای کاربر را به صورت رمزگذاری شده تعدادی از اطلاعات را غیرقابل دسترس قرار میدهد و سپس از کاربران تقاضا میکند که برای بازگرداندن اطلاعات خود یا به حالت عادی در آوردن سیستم خود، یک مبلغ پول (به عنوان “رمزگشایی” یا “رمزکلید”) به مجرمان پرداخت کنند. اگر کاربر پرداخت را انجام دهد، معمولاً مجرمان به او رمزگشایی را ارائه میدهند تا اطلاعات را بازگردانند.
باجافزارها به عنوان یکی از تهدیدات سایبری خطرناک شناخته میشوند و میتوانند به صورت گستردهای تاثیر منفی بر سازمانها، کسبوکارها و کاربران حتی به صورت شخصی داشته باشند. برخی از ویژگیها و اثرات باجافزارها عبارتند از:
- رمزگذاری دادهها: باجافزارها اغلب فایلهای مهم و حساس را با استفاده از الگوریتمهای رمزنگاری قدرتمند رمزگذاری میکنند، که دسترسی به آنها را تا زمانی که رمزگشایی نشود، مسدود میکند.
- تهدید به از دست دادن اطلاعات: مجرمان با تهدید به از دست دادن اطلاعات به کاربران فشار میآورند تا پولی پرداخت کنند.
- افزایش هزینهها: پرداخت باج به عنوان هزینه اضافی برای کسبوکارها و افراد محسوب میشود که میتواند هزینههای قابل توجهی را به دنبال داشته باشد.
- تخریب اعتماد عمومی: کاربران ممکن است پس از تجربه باجافزارها به اعتماد به اینترنت و پرداخت آنلاین اعتماد کمتری داشته باشند.
- اثرات اقتصادی: باجافزارها میتوانند به کسبوکارها و سازمانها آسیب بزرگی وارد کنند و باعث از دست دادن سود، زیان مالی و تخریب سابقه کسبوکار شوند.
- استفاده از بیاختیاری سیستمها: باجافزارها ممکن است به سیستمها و شبکههای کامپیوتری بیاختیاری دسترسی پیدا کنند و آنها را به عنوان بخشی از یک شبکهی زامبی (Botnet) برای اجرای حملات دیگر در دسترسی داشته باشند.
برای جلوگیری از حملات باجافزاری، اهمیت دارد که کاربران و سازمانها اقدامات امنیتی مناسبی را اجرا کنند، از جمله مرتب ارتقاء نرمافزارها و سیستمعاملها، پشتیبانگیری مکرر از دادهها، استفاده از راهکارهای امنیتی مورد تایید، و آموزش کاربران برای شناخت و پیشگیری از تهدیدات سایبری.
- ویروس های دیگری مانند کرمها، اسب تروا، بمبهای منطقی نیز از شایعترین ویروس ها هستند.
راه های برقراری امنیت نرم افزارهای حسابداری
چگونه امنیت نرم افزارهای حسابداری را تامین کنیم، چندین راه وجود دارد که میتوانید با کمک آنها تا حدی از حمله ویروسها مصون بمانید و اطلاعات مربوط به سیستم حسابداریتان را حفظ کنید:
- میتوانید از ضد ویروس ها به منظور برقراری امنیت نرم افزارهای حسابداری کمک بگیرید. این نرم افزارها با هدف حفظ اطلاعات در مقابل ویروسها طراحی شده است و میتواند از ورود ویروس به سیستمتان جلوگیری کند. البته باید به خاطر داشته باشید که به روزرسانی این نرم افزار الزامی است. ناگفته نماند که استفاده از ضدویروسهای غیرقانونی نه تنها برای حفظ اطلاعاتتان مفید نیست بلکه ممکن است ویروسها تکثیر شوند.
- از باز کردن ایمیل یا نامههای الکترونیکی که توسط یک منبع ناشناس ارسال شده است، خودداری کنید. جالب است بدانید که برخی از ویروسها از همین طریق وارد سیستم شما میشوند. این نوع ویروسها معمولا برای از بین بردن اطلاعات و دادههای شما طراحی میشوند. پس پیشنهاد میکنیم هرگز ایمیلهای ناشناسی که مخصوصا با پسوند exe هستند را باز نکنید. این اقدامی مهمی در پی برقراری امنیت نرم افزارهای حسابداری است.
- از دیوار آتش (فایروال) کمک بگیرید. با نصب و پیکربندی دیوار آتش امکان دستیابی از سوی مهاجمان را کاهش میدهید. علاوه بر این دیوار آتش قادر است از پیشگیریهای لازم جهت سرقت اطلاعات را انجام دهد و امنیت نرم افزارهای حسابداری را تامین کند.
- پشتیبان گیری از اطلاعات یک راه موثر برای نجات اطلاعات ارزشمند شما و برقراری امنیت نرم افزارهای حسابداری است که اینکار را میتوانید با کمک نرم افزار حسابداری انجام دهید.
- به صورت مداوم رمز عبور سیستم یا نرم افزار حسابداریتان را تغییر دهید تا از این طریق، مانع ورود ویروس یا هکرها شوید.
- اگر از اینترنت استفاده نمیکنید، در همان لحظه اینترنت خود را غیرفعال کنید تا راه دستیابی سودجویان را ببندید. این مورد یکی از بهترین راه های برقراری امنیت نرم افزارهای حسابداری است.
- از آپدیتها نرم افزار حسابداری استفاده کنید. سعی کنید به طور مداوم نرم افزار حسابداری خود را به روزرسانی کنید چراکه متخصصان همواره در حال رفع و نقایص نرم افزار حسابداری هستند. در حقیقت با از بین بردن چالهها یا حفرههایی که در نرم افزار وجود دارد، راه ورود هکرها را میبندند. به همین دلیل پیشنهاد میشود نرم افزار خود را به روزرسانی نمایید تا هم از خدمات بهتری بهره مند شوید و هم خیالتان از بابت امنیت بیشتر آن، آسوده شود.
جمعبندی
با توجه به گفتههای بالا میتوان دریافت که ویروسها تا چه اندازه میتوانند خطرناک و دردساز باشند. در نتیجه باید همواره از یک راهکار اساسی برای سد کردن راه ویروسها و هکرها کمک گرفت. راهکارهای پیشنهاد شده در متن بالا چند مورد از بهترین راهکارهای پیشنهادی برای مقابله با ویروس و حفظ امنیت نرم افزارهای حسابداری است که میتوانید از آنها به منظور حفظ امنیت نرم افزارهای حسابداری شرکت خود کمک بگیرید.
در صورتی که قصد خرید نرم افزار حسابداری امن و معتبری را دارید، می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.
اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید می توانید با همکاران پشتیبانی نرم افزار حسابداری معین در ارتباط باشید.
مقالات مرتبط
پیشنهاد میکنیم مقالات مرتبط به این مقاله را هم مطالعه کنید.
25 قابلیت برنامه حسابداری برای اندروید
16 خصوصیت نرم افزار حسابداری فروشگاه
برآورد مطالبات چیست و چگونه انجام می شود؟
23 مزیت نرم افزار حسابداری برای گوشی موبایل
دارایی جاری و بدهی جاری چه کاربردهایی دارند؟