سند حسابداری چیست؟

مطالب بسیاری من باب آموزش حسابداری وجود دارد. یکی از این مطالب که میخواهیم در مورد آن صحبت کنیم، سند حسابداری است. در واقع قصد داریم شرح بدهیم که سند حسابداری چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

با ما همراه باشید تا نگاهی به این مقوله داشته باشیم.

سند حسابداری چیست؟

عموما هر رویدادی که در یک سازمان یا شرکت رخ میدهد باید به صورت یک سند یا برگه حسابداری ثبت و نگهداری شود. پس میتوان گفت یک سند حسابداری، تمام جزئیات یک قرارداد را دربردارد. ضرورت تنظیم سند حسابداری مربوط به ثبت تمامی معاملات تجاری و رویدادهای مالی شرکت در آن است. این سند پایه و اساس تهیه تمام صورت های مالی سازمان ها یا شرکت هاست.

اعتبار این سند بسته به وجود امضا و مهر مدیر عامل شرکت یا حسابدار اصلی و بدون داشتن مهر و امضای لازم، فاقد اعتبار خواهد بود. 

اصلی ترین کاربرد سند حسـابداری طبقه بندی و دسترسی سریع به رویدادهای مالی است. ثبت این نوع اسناد توسط نرم افزار های حسابداری باعث می شود خطاهای انسانی ثبت شده کاهش زیادی یابد.

این جزئیات میتواند تاریخ، موضوع معامله یا رویداد، مبلغ آن و حساب‌های مربوطه باشد.

فاکتورهای مهم در سند حسابداری

سند های حسابداری شامل اجزای مختلفی اند که در تمام آنها ثابت است. اجزای تشکیل دهنده یک سند حسابداری را در این بخش بررسی می کنیم.

شماره سند حسابداری

در هر سند حسابداری یک شماره در نظر گرفته میشود. البته در نرم افزارهای حسابداری برای اسناد دو شماره در نظر گرفته میشود، یکی از این شماره‌ها، شماره موقت است و دیگر شماره دائم سند. شماره موقت تا زمانی روی سند است که آن سند به قطعیت نرسیده و بعد از نهایی شدن آن، شماره دائم روی آن اعمال میشود.

تاریخ سند حسابداری

مسلما هر رویداد و معامله حسابداری در یک روز مشخص صورت میگیرد و این تاریخ در اسناد بسیار مهم است و باید حتما در سند ثبت گردد. هیچ سندی نباید بدون سند ثبت شود و همچنین عملیات ثبت هم باید طبق تاریخ مشخص، انجام شود.

طرف حسابها

یکی دیگر از اجزایی که نباید در ثبت اسناد از قلم بیفتد، درج طرف حسابها و مشخصات آن‌هاست. همانطور که می‌دانید هر معامله دارای دو طرف حساب می‌باشد که یکی از آنها خریدار یا مشتری ست و دیگری فروشنده میباشد که در اسناد حسابداری به بدهکار و بستانکار هم شناخته می‌شود. ناگفته نماند که هر سند میتواند چندین بدهکار یا چندین بستانکار داشته باشد.

مبلغ

معمولا در هر سند حسابداری دو ستون وجود دارد که یکی مخصوص بستانکار است و دیگری مخصوص بدهکار. توجه داشته باشید که مبلغ باید بالاتر از صفر باشد و در غیر این صورت قابل ثبت نخواهد بود.

کد حساب

کد حساب بستگی به تعریف کدینگ حسابدار دارد که اغلب شامل کد تفصیلی و کد معین حساب میباشد.

آرتیکل

به هر سطری که در سند حسابداری وجود دارد که مخصوص حسابها میباشد، یک آرتیکل میگویند. از جمله آرتیکلها، مبلغ، کد حساب و شرح آرتیکل میباشد.

شرح آرتیکل

به توضیحاتی که دلیل یا علت بستانکاری و بدهکاری کد حساب را شرح می دهد آرتیکل میگویند.

پیوست

در قسمت پیوست اغلب تعداد برگه‌های پیوست اسناد حسابداری نوشته میشود. به طور معمول برگه‌هایی مثل رسید پرداخت حواله واریز و دیگر موارد این‌چنینی که مربوط به سند حسابداری هستند به سند پیوست خواهند شد.

جمع سند

در اکثر اوقات جمع مبالغ ستون بستانکار و جمع مبالغ بدهکار به صورت جداگانه در زیر سند حسابداری، ثبت می‌شود. در صورتی که این جمع صحیح باشد، سند حسابداری تراز است.

کدینگ حساب‌ها چیست و چه کاربردی دارد؟

از آنجایی که سازمان‌ها و شرکت‌ها اسناد بسیاری را نگهداری می‌کنند امکان خطا یا اشتباه در پیدا کردن نام مشتریان وجود دارد. از همین رو باید به حساب‌ها یک شماره یا کد اختصاصی بدهیم که به آن کدینگ حساب میگویند. البته نرم افزارهای حسابداری، اینکار را به سادگی و به صورت مکانیزه انجام میدهند که همین موضوع میتواند از اتلاف زمانتان جلوگیری نماید.

این عملیات با کمک نرم افزار حسابداری بسیار ساده و آسان است. در واقع حسابدار ها با کمک کدینگ کردن حساب‌ها، کارشان را بهتر و سریعتر پیش می‌برند. برای مثال اگر بخواهند به حسابی رسیدگی کنند نام کدینگ شده آن حساب را می‌گویند و دیگر از نام اشخاص یا بانک ها صحبت نمی‌کنند. ناگفته نماند که اینکار در دفاتر قانونی کاربردی ندارد و فقط حسابدار ها از کدینگ ها استفاده می‌کنند.

نکات مهم در کدینگ نمودن حساب ها

• باید دقت داشته باشید که شماره گذاری حسابها، طبق معاملات، حجم فعالیت و عملیات مالی موسسه انجام شود.
• از یاد نبرید که حساب‌ها باید به گونه‌ای شماره گذاری شوند که شماره هر حساب، نوع و طبقه بندی آن حساب را مشخص نماید.
• نکته مهم دیگر این است که باید تعداد حساب‌ها و شماره گذاری آن‌ها به تناسب نیازهای شرکت یا سازمان انتخاب گردد.
• نکته آخر اینکه باید در شماره گذاری حساب‌ها طبق نظم و ترتیب خاصی بگیرد تا افزودن حساب‌های جدید به فهرست حساب‌ها بدون برهم خوردن نظم شماره گذاری قابل انجام باشد.

جمع‌بندی

سند حسابداری و اجزا آن، موضوع بحث امروز ما بود. استفاده از سند حسابداری در مدیریت حساب ها مزایای بیشماری دارد. همانطور که گفتیم در یک سند حسابداری باید تاریخ، شماره سند، شرح آرتیکل و… درج گردد و سپس در نرم افزار حسابداری برای آن سند، عملیات شماره گذاری صورت بگیرد.

در این مقاله به شکلی خلاصه و مختصر مفهوم سند حسابداری را بررسی کردیم و به اجزای تشکیل آن پرداختیم. اگر سوال یا پرسشی در این زمینه دارید میتوانید آن را در قسمت دیدگاه‌ها برایمان ارسال نمایید.

هم چنین در صورتی که قصد خرید نرم افزار حسابداری معتبری را دارید، می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.

اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید می توانید با همکاران پشتیبانی نرم افزار حسابداری معین در ارتباط باشید.