با مطالعه تاریخچه حسابداری، متوجه می شویم که در زمان های قدیم حساب کتاب به صورت دستی انجام می‌شد و طبیعتا این روش انجام حسابداری پر از اشتباهات بوده است. اما اکنون نرم افزارهای زیادی به کمک حسابداران آمده اند که باعث تسریع در انجام کار و کاهش تعداد خطاها، حتی از بین بردن هر گونه خطایی شده اند. بنابراین انتخاب درست در خرید نرم افزار حسابداری از مسائل پر اهمیت در حسابداری به شمار می رود.

شما در هر صنفی که مشغول به فعالیت هستید باید اقدام به خرید نرم افزار حسابداری مربوط به کسب و کار خود کنید. امکانات نرم افزارهای حسابداری به حدی گسترده شده اند که حتی فرد غیر حسابدار نیز می تواند به راحتی کار حسابداری را برای مجموعه خود پیش ببرد. هم اکنون به بررسی نکاتی که یک نرم افزار حسابداری خوب باید داشته باشد می پردازیم که در انتخاب نرم افزار حسابداری تاثیرگذار است.

نکات قبل از خرید نرم افزار حسابداری

همه به دنبال این هستند که یک نرم افزار حسابداری خوب و ایده آل خریداری کنند که این ایده آل ها می تواند قیمت مناسب، امکانات حرفه ای، راحتی کار، خدمات پس از فروش و غیره باشد که ما در اینجا به چندین نکته مهم برای خرید نرم افزار حسابداری اشاره می کنیم.

1.خرید نرم افزار حسابداری مناسب با هر کسب و کار

شرکت های تولید نرم افزار حسابداری مختص هر شغل یک نرم افزار حسابداری تولید و به بازار عرضه کرده اند که این خود باعث راحتی بیشتر صاحبان کسب و کار و حسابداران شده است. البته نرم افزارهایی هم وجود دارد که به صورت عمومی برای انواع کسب و کارها ساخته شده اند و عملیات تخصصی مالی مرتبط به همان شغل در نرم افزار گنجانده نشده است. همه امکانات نرم افزار برای هر کسب و کاری قابل استفاده است اما خرید نرم افزار حسابدار که عمومی طراحی شده است توصیه نمی شود.

در وهله اول قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید نرم افزار را از تمامی جهات بررسی کنید و به طور کامل مزایا و معایبش را بشناسید. از همه مهمتر اینکه نرم افزار حسابداری که قصد خریدش را دارید باید حتما مطابق نیاز و خواسته شما باشد. در واقع باید کمی یا حتی کاملا سفارشی باشد تا بتواند پاسخگوی نیازهایتان باشد. پیشنهاد می‌کنیم در ابتدای کار حتما تمام نیازهای خود را یادداشت کنید و سپس به دنبال خرید نرم افزار حسابداری بروید.

2.مشورت با همکاران و مشتریان قبلی آن نرم افزار

قبل از خرید نرم افزار حسابداری با هم صنفی های خود مشورت کنید و از تجربه آنها استفاده کنید.

رضایت هم صنفی های خودتان را از نرم افزار هایی که استفاده می کنند بپرسید و لیستی از شرکت هایی که نرم افزار مورد نیاز شما را دارند تهیه کنید و با آنها صحبت کنید و درخواست کنید نرم افزار حسابداری رایگان را در اختیار شما قرار دهند تا آن را بررسی نمایید. تمرکز شما باید بر روی این باشد که نرم افزاری انتخاب کنید که همگام و سازگار با کسب و کار شما باشد به دنبال خرید نرم افزارهای حسابداری رایگان و بی عیب و نقص همگانی نگردید.

دلیل اصلی انتخاب خود را بر اساس تجربه همکارن خود قرار ندهید. ممکن است نرم افزار بهتری وجود داشته باشد که بسیار کاربردی تر باشد ولی همکاران شما از آن استفاده نمی کنند پس به دنبال بهترین و کاملترین نرم افزار باشید.

3.قیمت نرم افزار ملاک خوبی برای انتخاب نیست

نرم افزار حسابداری از آن دسته محصولاتی است که ملاک تشخیص بهتر یا بدتر بودن آن به هیچ وجه قیمت آن نیست مثلا بالا بودن قیمت نرم افزار هیچ تضمینی برای عالی بودن آن نرم افزار نیست در مقابل پایین بودن قیمت هم به معنی بد بودن آن نرم افزار حسابداری نیست، شما باید با تست رایگان نرم افزار از کیفیت و کاربرد نرم افزار تجربه کافی به دست آورید سپس برای خرید نرم افزار حسابداری اقدام کنید.

4.کاربری پیچیده ای نداشته باشد

نکته دیگری که در خرید نرم افزار حسابداری باید به آن دقت کنید راحتی در کار کردن با نرم افزار است. اینکه نرم افزار فقط کاربردی باشد پاسخگوی نیاز ما نیست. نرم افزار نباید کاربری سخت و پیچیده ای داشته باشد که برای شروع کار با آن نیازمند ساعت ها آموزش باشید. زیرا اگر با یک نرم افزار دارای کاربری سخت و پیچیده کار کنید بسیار زود خسته می شوید و امکان بروز خطا بالا می رود. یا ممکن است به حسابداری دستی رضایت دهید و نسبت به باقی نرم افزارهای حسابداری بدبین شوید. بنابراین انتخاب یک نرم افزار حسابداری آسان اهمیت زیادی دارد.

5.دارای امنیت بالایی برای حفظ داده ها باشد

مسلم است که بخش حسابداری هر مجموعه، یکی از سکرت ترین و مهمترین قسمت های آن است. به همین دلیل باید به دنبال خرید نرم افزار حسابداری با تضمین امنیت باشید تا بتوانید به خوبی از اطلاعاتتان نگهداری کنید. توصیه می‌کنیم این فاکتور را به در اولویت خرید نرم افزار حسابداری شرکت خود قرار دهید و اهمیت این فاکتور را دست کم نگیرید. زیرا اگر سیستم امنیتی نرم افزارتان پایین باشد هر فردی میتواند به اطلاعات شرکت یا فروشگاهتان دسترسی داشته باشد.

6.قابلیت شبکه شدن داشته باشد

اگر مجموعه فعالیت شما بزرگ است اهمیت این نکته کاربردی را در نظر داشته باشید. باید قبل از خرید نرم افزار حسابداری به قابلیت شبکه شدن آن دقت کنید. با کمک این ویژگی کارمندان یا کارکنان شما در یک زمان می‌توانند به تمامی اطلاعات دسترسی داشته باشند. بنابراین این مسالهباعث تسریع انجام امور مالی می شود.

7.پشتیبانی خوبی داشته باشد

نکته حائز اهمیت دیگری که باید حتما در لیست خود قرار دهید، پشتیبانی فنی نرم افزار است. اگر پیش از خرید نرم افزار حسابداری به این مسئله فکر کرده باشید، بعد از به وجود آمدن خطای احتمالی نرم افزار، دیگر با هیچ چالشی رو به رو نمی‎‌شوید. در واقع فاکتور پشتیبانی یکی از مهمترین مواردی‌ست که در هنگام خرید نرم افزار حسابداری باید به آن توجه داشته باشید.

پس شما باید نرم افزاری را انتخاب کنید که دارای پشتیبانی بسیار قوی باشد تا در صورت بروز مشکلات فنی در نرم افزار حسابداری، سریعا با آنها ارتباط بگیرید تا با راهنمایی‌های کاربردی، مشکلتان را رفع نمایند.

8.بررسی زیر سیستم ها و افزونه ها

برای خرید نرم افزار حسابداری باید تمام زیر سیستم های کسب و کار خود را لیست کنید و با توجه به آن ها نرم افزار مناسب خود را بیابید. برخی از زیر سیستم ها عبارتند از : خرید و فروش، انبار داری،حقوق و مزایا،CRM،دبیرخانه، عملیات مربوط به چک و کارهای بانکی و …

به عنوان مثال شما برای انبارگردانی و مدیریت ورود و خروج کالا به انبار نیاز به سیستم انبارداری در نرم افزار حسابداری دارید بنابراین شناخت زیر سیستم مربوط به کسب و کار شما باعث انتخاب مناسب نرم افزار حسابداری می شود.

9.نرم افزار حسابداری منتخب شما باید انعطاف پذیر باشد

انعطاف پذیری یک فاکتور مهم است که قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید حتما به آن توجه کنید. زیرا اصولا کسب و کارهای مختلف باهدف گسترش و توسعه شروع به فعالیت می کنند.بنابراین در مورد این مساله باید آینده نگر باشید و نرم افزاری که استفاده می کنید این قابلیت را داشته باشد تا بتواند از پس گردش موجودی بالا، پاسخگویی سریع به مشتریان و… بر بیاید.

10.قبل از شروع تحقیقات از پرسنل خود نیاز سنجی کنید

برای این که دقیقا بدانید برای خرید نرم افزار حسابداری چه چیزی نیاز دارید از پرسنل خود در بخش های مختلف مثل فروش و حسابداری نیاز سنجی دقیقی انجام دهید زیرا اگر بهترین نرم افزار موجود در بازار را هم خریداری کنید اما با سلیقه و تفکر پرسنل و حسابدار شما همخوانی نداشته باشد نتیجه مطلوبی نخواهد داشت از شرکت سازنده نرم افزار حتما مطمئن شوید که به روز رسانی های مداوم ارائه می‌دهد و نرم افزار قابلیت ارتقا و افزودن امکانات جدید را دارا باشد و همچنین شخصی سازی بعضی از بخش های نرم افزار ازجمله خروجی های چاپی گزارشات در نرم افزار قابل انجام باشد.

11.بودجه مالی خود را قبل از خرید نرم افزار حسابداری در نظر بگیرید

در هنگام خرید نرم افزار حسابداری باید حتما قیمت آن را مد نظر داشته باشید. باید این سوال در ذهن شما باشد که تا چه اندازه میخواهید و قادر هستید که برای نرم افزار حسابداری بودجه صرف کنید!

شاید یک نرم افزار ساده یا حتی رایگان هم بتواند نیازهای شما را برآورده کند. اما اگر امور پیچیده‌تری دارید یا صاحب یک شرکت بزرگ هستید باید حتما از یک نرم افزار تخصصی تر با ویژگی‌های بیشتر کمک بگیرید. در ضمن در هنگام خرید نرم افزار حسابداری حتما از هزینه‌های بعدی آن هم که شامل پشتیبانی، ارتقا دوره، تعمیر و نگهداری و… هست نیز مطلع شوید.

12.دانشتان را بالا ببرید

اگر می‌خواهید تماما اصولی و کاملا حرفه‌ای کار کنید باید حتما دانش خود را در زمینه حسابداری بالا ببرید. اگر اطلاعات کافی در این زمینه را کسب نمایید به سادگی می‌توانید با نرم افزار حسابداری ارتباط برقرار کنید و تمامی امور مالی‌تان را مدیریت نمایید. برای شروع می‌توانید از اصول پایه و ساده حسابداری شروع کنید و سپس آموزش‌های خود را تخصصی تر پیش ببرید.

جمع‌بندی 

در این مقاله به طور کامل و جامع در مورد فاکتورهای مهم قبل از خرید نرم افزار حسابداری، صحبت کردیم. همانطور که در مطلب شرح دادیم یک نرم افزار حسابداری باید حتما دارای امنیت بالا، پشتیبانی خوب، کاربری ساده و… باشد.

حالا که این مقاله را مطالعه نمودید، ساده‌تر می‌توانید نرم افزار مورد نظرتان را بیابید. البته ممکن است شما فاکتورهای دیگری را نیز در نظر داشته باشید که ما آن را از قلم انداخته باشیم، اما به هر حال سعی کردیم راهنمایی‌های لازم برای خرید نرم افزار حسابداری را در اختیارتان قرار دهیم.

در صورتی که هنوز از نرم افزار حسابداری معین استفاده نمی کنید و قصد خرید آن را دارید، می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.