با مطالعه تاریخچه حسابداری، متوجه می شویم که در زمان های قدیم حساب کتاب به صورت دستی انجام می‌شد و طبیعتا این روش انجام حسابداری پر از اشتباهات بوده است. اما اکنون نرم افزارهای زیادی به کمک حسابداران آمده اند که باعث تسریع در انجام کار و کاهش تعداد خطاها، حتی از بین بردن هر گونه خطایی شده اند. بنابراین انتخاب درست در خرید نرم افزار حسابداری از مسائل پر اهمیت در حسابداری به شمار می رود.

شما در هر صنفی که مشغول به فعالیت هستید باید اقدام به خرید نرم افزار حسابداری مربوط به کسب و کار خود کنید. امکانات نرم افزارهای حسابداری به حدی گسترده شده اند که حتی فرد غیر حسابدار نیز می تواند به راحتی کار حسابداری را برای مجموعه خود پیش ببرد. قبل از خرید یک نرم‌افزار حسابداری، مهم است که به دقت اقدامات لازم را انجام دهید تا از انتخاب صحیح و مناسب برای نیازهای شما اطمینان حاصل کنید. 

هم اکنون به بررسی نکاتی که یک نرم افزار حسابداری خوب باید داشته باشد می پردازیم که در انتخاب نرم افزار حسابداری تاثیرگذار است.

 

نکات قبل از خرید نرم افزار حسابداری

 

 

1.تعیین نیازها و اهداف:

برای این که دقیقا بدانید برای خرید نرم افزار حسابداری چه چیزی نیاز دارید از پرسنل خود در بخش های مختلف مثل فروش و حسابداری نیاز سنجی دقیقی انجام دهید زیرا اگر بهترین نرم افزار موجود در بازار را هم خریداری کنید اما با سلیقه و تفکر پرسنل و حسابدار شما همخوانی نداشته باشد نتیجه مطلوبی نخواهد داشت از شرکت سازنده نرم افزار حتما مطمئن شوید که به روز رسانی های مداوم ارائه می‌دهد و نرم افزار قابلیت ارتقا و افزودن امکانات جدید را دارا باشد و همچنین شخصی سازی بعضی از بخش های نرم افزار ازجمله خروجی های چاپی گزارشات در نرم افزار قابل انجام باشد.

مرحله تعیین نیازها و اهداف بسیار مهم است و به شما کمک می‌کند تا نیازهای واقعی خود را شناسایی کرده و نرم‌افزار حسابداری مناسبی را انتخاب کنید. در این مرحله، می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

1. تجزیه و تحلیل فرآیندها: ابتدا فرآیندهای مالی و حسابداری سازمان خود را با دقت بررسی کنید. شناخت دقیق این فرآیندها به شما کمک می‌کند تا نیازها و نقاط ضعف را به خوبی مشخص کنید.
2. شناسایی ماژول‌ها و ویژگی‌ها: تعیین کنید که در اطلاعات مالی، مدیریت موجودی، پیگیری مشتریان و تامین‌کنندگان، مالیات، گزارش‌گیری، پرداخت‌ها و… کدام ماژول‌ها و ویژگی‌ها برای شما ضروری هستند.
3. محدودیت‌ها و پیچیدگی‌ها: شناسایی کنید که آیا سازمان شما با محدودیت‌های خاصی مانند محدودیت بودجه، تعداد کاربران، یا سیستم‌های اداری خاصی مواجه است یا خیر.
4. اولویت‌بندی نیازها: نیازهایتان را بر اساس اهمیت و اولویت‌ها رتبه‌بندی کنید. این به شما کمک می‌کند تا در انتخاب نرم‌افزار، از اولویت‌های اصلیتان پیروی کنید.
5. آینده‌نگری: نیازها و اهداف آینده‌ی سازمان را نیز در نظر بگیرید. نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید، باید قابلیت تطابق با تغییرات و افزودنی‌های آتی داشته باشد.
6. پشتیبانی و آموزش: تعیین کنید که آیا نیاز به آموزش کارکنان برای استفاده از نرم‌افزار دارید و چگونه پشتیبانی فنی ارائه خواهد شد.
7. مقایسه با فرآیندهای فعلی: نیازها و اهداف مورد نظر را با فرآیندهای حال حاضر در سازمان مقایسه کنید تا تفاوت‌ها و مزایا را به وضوح ببینید.
8. مشارکت تیم: تیم حسابداری و مدیریت سازمان را در این فرآیند مشارکت دهید تا نظرات و ایده‌های آن‌ها را در نظر بگیرید.

 

2.بررسی انتخابات بازار:

 

مرحله بررسی انتخابات بازار نرم‌افزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا از گزینه‌های مختلف موجود در بازار آگاهی کسب کنید و گزینه‌ای را که بهترین تطابق با نیازها و اهداف شما را دارد، انتخاب کنید. در این مرحله، می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

1. تحقیق و مطالعه: بازار نرم‌افزارهای حسابداری پر از گزینه‌های مختلف است. مطالعه و تحقیق در مورد انواع نرم‌افزارها، شرکت‌های تولید کننده، ویژگی‌ها، مزایا و معایب آن‌ها را آغاز کنید.
2. مقایسه و تطبیق: نرم‌افزارهای مختلف را با یکدیگر مقایسه کنید. از لحاظ ویژگی‌ها، قابلیت‌ها، قیمت، پشتیبانی، رابط کاربری و… تفاوت‌ها و تمایلات خود را مشخص کنید.
3. نیازمندی‌ها و اهداف: از تحقیقات خود به عنوان مرجع استفاده کنید تا تطابق نرم‌افزارها با نیازها و اهداف شما را بسنجید.
4. مطالعه نظرات کاربران: نظرات و تجربیات کاربران فعلی نرم‌افزارها می‌تواند بسیار مفید باشد. در وب‌سایت‌ها، انجمن‌ها یا منابع دیگر، نظرات کاربران در مورد عملکرد و کیفیت نرم‌افزار را بخوانید.
5. مشاوره با اشخاص متخصص: اگر امکان دارد، با افرادی که تجربه استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری دارند یا اشخاصی که در زمینه حسابداری متخصص هستند، مشورت کنید.
6. آزمایش نسخه‌های آزمایشی: برخی از شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزارهای حسابداری امکان استفاده از نسخه‌های آزمایشی را ارائه می‌کنند. از این امکان استفاده کنید تا با ویژگی‌ها و عملکرد نرم‌افزار آشنا شوید.
7. بررسی تاریخچه و اعتبار شرکت: تاریخچه و اعتبار شرکت تولید کننده نرم‌افزار نیز بسیار مهم است. شرکتی که تجربه و معتبری در زمینه حسابداری دارد، احتمالاً نرم‌افزار با کیفیت‌تری ارائه می‌دهد.
8. مطالعه مستندات و منابع تکمیلی: مستندات رسمی و منابع تکمیلی می‌توانند به شما درک بهتری از ویژگی‌ها و عملکرد نرم‌افزارها بدهند.
9. تعیین بودجه: بر اساس تحقیقات خود، تعیین کنید که چقدر می‌توانید برای خرید نرم‌افزار حسابداری هزینه کنید. از این طریق می‌توانید گزینه‌هایی را که در محدوده بودجه شما قرار دارند، مدنظر قرار دهید.

 

3.مطالعه نظرات کاربران و معایب/مزایا:

 

قبل از خرید نرم افزار حسابداری با هم صنفی های خود مشورت کنید و از تجربه آنها استفاده کنید.

رضایت هم صنفی های خودتان را از نرم افزار هایی که استفاده می کنند بپرسید و لیستی از شرکت هایی که نرم افزار مورد نیاز شما را دارند تهیه کنید و با آنها صحبت کنید و درخواست کنید نرم افزار حسابداری رایگان را در اختیار شما قرار دهند تا آن را بررسی نمایید. تمرکز شما باید بر روی این باشد که نرم افزاری انتخاب کنید که همگام و سازگار با کسب و کار شما باشد به دنبال خرید نرم افزارهای حسابداری رایگان و بی عیب و نقص همگانی نگردید.

دلیل اصلی انتخاب خود را بر اساس تجربه همکارن خود قرار ندهید. ممکن است نرم افزار بهتری وجود داشته باشد که بسیار کاربردی تر باشد ولی همکاران شما از آن استفاده نمی کنند پس به دنبال بهترین و کاملترین نرم افزار باشید.

 مطالعه نظرات کاربران و بررسی معایب و مزایا نرم‌افزار حسابداری می‌تواند به شما در انتخاب بهترین گزینه کمک کند. در این مرحله، می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

 

1. پیدا کردن منابع معتبر: به دنبال منابع معتبری بگردید که نظرات و تجربیات کاربران در مورد نرم‌افزارهای حسابداری را ارائه می‌دهند. منابعی مانند وب‌سایت‌های معتبر، انجمن‌ها، گروه‌های مختص حسابداری و… می‌توانند منبع خوبی برای اطلاعات باشند.
2. بررسی مزایا و معایب: مزایا و معایب هر نرم‌افزار را با دقت مطالعه کنید. تمرکز خود را بر روی نقاط قوت و ضعف نرم‌افزارها قرار دهید تا بتوانید تصمیم بهتری بگیرید.
3. توجه به استفاده مشابه: اگر نظرات کاربرانی را در مورد سازمان‌هایی که در صنعت یا نوع کسب‌وکار مشابهی فعالیت می‌کنند، مشاهده کنید، این نظرات می‌توانند بسیار اطلاعات مفیدی ارائه دهند.
4. تفاوت‌ها در نظرات: نظرات مختلف کاربران می‌توانند در مورد نرم‌افزارهای یکسان تفاوت داشته باشند. توجه کنید که نیازها و اهداف شما ممکن است با نیازها و اهداف کاربران دیگر متفاوت باشند.
5. نظرات در موارد مهم: به نظرات کاربران در مواردی که برای شما مهم هستند، توجه کنید. مثلاً اگر مدیریت موجودی برای شما اهمیت دارد، نظرات در این زمینه را به دقت بخوانید.
6. تجمیع اطلاعات: اطلاعات و نظرات مختلف را تجمیع کنید و مقایسه کنید. از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری بهتر استفاده کنید.
7. تایید اطلاعات با منابع دیگر: اگر نظراتی را پیدا کردید که نکات خاصی را بیان می‌کنند، سعی کنید این اطلاعات را با منابع دیگر تایید کنید.
8. نظرات کاربران در زمان‌های مختلف: نظرات کاربران ممکن است در طول زمان تغییر کنند. توجه کنید که نسخه‌های جدیدتر یا به‌روزرسانی‌ها می‌توانند تجربیات کاربران را تغییر دهند.

 

4.انطباق با سازمان:

 

مرحله انطباق با سازمان یکی از مهم‌ترین اقدامات قبل از خرید نرم‌افزار حسابداری است. در این مرحله، تطابق نرم‌افزار با نیازها و فرآیندهای سازمان شما را بررسی می‌کنید. این مرحله به شما کمک می‌کند تا نرم‌افزاری که به خوبی با فرآیندهای شما هماهنگ است، انتخاب کنید. در ادامه، اقدامات مربوط به انطباق با سازمان را برایتان توضیح می‌دهم:

1. تحلیل فرآیندها: ابتدا فرآیندهای مالی و حسابداری سازمان خود را به دقت تجزیه و تحلیل کنید. شناخت دقیق این فرآیندها به شما کمک می‌کند تا مشکلات، نیازها و اهداف خود را بهتر درک کنید.
2. شناسایی نیازها و اهداف سازمانی: براساس تحلیل فرآیندها، نیازها و اهداف سازمانی خود را شناسایی کنید. به دقت تعیین کنید که نرم‌افزار باید چه امکاناتی را دارا باشد تا به بهبود فرآیندهای سازمان کمک کند.
3. مقایسه با قابلیت‌های نرم‌افزار: تطابق قابلیت‌ها و ویژگی‌های مختلف نرم‌افزارها با نیازها و اهداف سازمان شما را بررسی کنید. از این طریق می‌توانید بفهمید کدام نرم‌افزار بهترین تطابق را دارد.
4. مشاهده دمو و آزمایش عملی: اگر امکان دارد، دموی نرم‌افزار را مشاهده کنید یا نسخه‌های آزمایشی را امتحان کنید. این به شما اجازه می‌دهد تا واقعیت استفاده از نرم‌افزار را تجربه کنید و تطابق آن با نیازهای سازمان را مشاهده کنید.
5. انطباق با سیستم‌های موجود: بررسی کنید که نرم‌افزار مورد نظر با سیستم‌ها و نرم‌افزارهای دیگری که در سازمان شما در حال استفاده هستند، انطباق دارد یا خیر.
6. سفارشی‌سازی: بررسی کنید که نرم‌افزار قابلیت سفارشی‌سازی دارد یا نه. اگر نیاز به تغییرات و اضافات ویژه‌ای دارید، این قابلیت برایتان مهم است.
7. پشتیبانی و آموزش: اطمینان حاصل کنید که شرکت تولید کننده نرم‌افزار ارائه‌دهنده پشتیبانی مناسبی دارد و آموزش‌های لازم را فراهم می‌کند تا کارکنان سازمان شما بتوانند به خوبی از نرم‌افزار استفاده کنند.
8. هماهنگی با فرآیندهای موجود: نرم‌افزار باید با فرآیندهای موجود در سازمانتان هماهنگی داشته باشد. از این طریق می‌توانید جلوی مشکلات احتمالی در زمان پیاده‌سازی بگیرید.
9. پیش‌بینی تغییرات آتی: در نظر داشته باشید که سازمان شما در آینده ممکن است تغییراتی ایجاد کند. از نرم‌افزاری استفاده کنید که قابلیت تطابق با تغییرات آتی را داشته باشد.

 

5.آزمایش نسخه‌ی آزمایشی:

 

 آزمایش نسخه‌ی آزمایشی از نرم‌افزار حسابداری قبل از خرید یک اقدام مهم است که به شما این امکان را می‌دهد تا با عملکرد و ویژگی‌های نرم‌افزار آشنا شوید. در این مرحله، می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

1. درخواست نسخه‌ی آزمایشی: ابتدا از شرکت تولید کننده نرم‌افزار، نسخه‌ی آزمایشی را درخواست کنید. اغلب شرکت‌ها این امکان را به کاربران عرضه می‌کنند تا قبل از خرید، نرم‌افزار را تست کنند.
2. نصب و راه‌اندازی: نسخه‌ی آزمایشی را بر روی یک سیستم تستی یا یک محیط مجازی نصب کنید. اطمینان حاصل کنید که نصب به درستی انجام شده است.
3. آشنایی با رابط کاربری: با رابط کاربری نرم‌افزار آشنا شوید. این شامل منوها، گزینه‌ها و نحوه استفاده از ابزارهای مختلف نرم‌افزار است.
4. تست ویژگی‌ها و قابلیت‌ها: تست کنید که آیا ویژگی‌ها و قابلیت‌های مختلف نرم‌افزار به درستی کار می‌کنند یا خیر. این شامل ویژگی‌های مالیاتی، مدیریت موجودی، صدور فاکتور و … می‌شود.
5. تست در شرایط مختلف: نرم‌افزار را در شرایط مختلف تست کنید. این شامل ورود اطلاعات مالی، مدیریت تراکنش‌ها، گزارش‌گیری و … است.
6. تجربه کاربری: تجربه استفاده از نرم‌افزار را به عنوان یک کاربر عادی ارزیابی کنید. آیا رابط کاربری راحت و قابل فهم است؟ آیا عملکرد نرم‌افزار برای شما ساده است؟
7. تست انطباق با نیازها: از نسخه‌ی آزمایشی برای تست انطباق با نیازها و اهداف سازمان خود استفاده کنید. این تست به شما اطمینان می‌دهد که نرم‌افزار مورد نظر به بهبود فرآیندهای شما کمک خواهد کرد.
8. تست پشتیبانی و آموزش: در صورتی که نرم‌افزار نیاز به آموزش دارد، آموزش‌ها را دنبال کنید و تست کنید که آیا پشتیبانی فنی مناسبی در دسترس است یا خیر.
9. ثبت نظرات و بازخوردها: نظرات، بازخوردها و مشکلاتی که در طی آزمایش نسخه‌ی آزمایشی بوجود آمده است را ثبت کنید. این اطلاعات می‌توانند به شما در تصمیم‌گیری نهایی کمک کنند.

 

6.هزینه‌ها و بودجه:

 

در هنگام خرید نرم افزار حسابداری باید حتما قیمت آن را مد نظر داشته باشید. باید این سوال در ذهن شما باشد که تا چه اندازه میخواهید و قادر هستید که برای نرم افزار حسابداری بودجه صرف کنید!

شاید یک نرم افزار ساده یا حتی رایگان هم بتواند نیازهای شما را برآورده کند. اما اگر امور پیچیده‌تری دارید یا صاحب یک شرکت بزرگ هستید باید حتما از یک نرم افزار تخصصی تر با ویژگی‌های بیشتر کمک بگیرید. در ضمن در هنگام خرید نرم افزار حسابداری حتما از هزینه‌های بعدی آن هم که شامل پشتیبانی، ارتقا دوره، تعمیر و نگهداری و… هست نیز مطلع شوید. این مرحله به شما کمک می‌کند تا از انجام خریدی که بر میزان مالی سازمان تأثیر می‌گذارد، بهترین استفاده را ببرید. در ادامه، اقدامات مربوط به هزینه‌ها و بودجه را برایتان توضیح می‌دهم:

1. تعیین بودجه: ابتدا براساس ظرفیت مالی سازمان و تخصیص بودجه‌ای که برای خرید نرم‌افزار حسابداری می‌توانید اختصاص دهید، بودجه‌ای مشخص کنید. این بودجه باید تحت تأثیر هزینه‌های مربوط به نرم‌افزار و همچنین هزینه‌های مرتبط با پیاده‌سازی و آموزش قرار بگیرد.
2. هزینه‌های نرم‌افزار: تمام هزینه‌های مرتبط با خرید نرم‌افزار حسابداری را به دقت بررسی کنید. این شامل هزینه خرید مجوز، نگهداری و پشتیبانی سالانه، هزینه به‌روزرسانی‌ها، و هر گونه هزینه دیگری که مرتبط با نرم‌افزار باشد، می‌شود.
3. هزینه‌های پیاده‌سازی: در صورتی که نرم‌افزار نیاز به پیاده‌سازی دارد، هزینه‌های مرتبط با این مرحله را در نظر بگیرید. این ممکن است شامل سفارشی‌سازی، تنظیمات اولیه، انتقال داده‌ها و آموزش کارکنان باشد.
4. هزینه‌های آموزش: هزینه‌های آموزش کارکنان برای استفاده از نرم‌افزار نیز باید در بودجه محاسبه شود. اطمینان حاصل کنید که کارکنان به طور کامل با نرم‌افزار آشنا شده و از آن به بهترین نحو استفاده کنند.
5. هزینه‌های تخصیص منابع: ممکن است به منابع انسانی و زمانی بیشتری برای پیاده‌سازی و بهره‌برداری از نرم‌افزار نیاز داشته باشید. این هزینه‌ها نیز باید در محاسبه بودجه مد نظر قرار گیرند.
6. تخصیص هزینه‌ها به طرح‌های مختلف: اگر در سازمان چندین طرح یا بخش مختلف وجود دارد، هزینه‌های مرتبط با نرم‌افزار را به طور متناسب به هر بخش تخصیص دهید.
7. مقایسه با بازدهی: هزینه‌ها را با بازدهی مالی و عملیاتی که از نرم‌افزار حسابداری در آینده خواهید داشت، مقایسه کنید. آیا سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار بهبود‌های قابل توجهی را به همراه خواهد داشت؟
8. هزینه‌های نهان و مخفی: به دقت هزینه‌های نهان و مخفی را نیز در نظر بگیرید. این ممکن است شامل هزینه‌های افتراق‌گذاری از سیستم‌های قبلی، اشکالات ناشی از تغییرات و … باشد.
9. پیش‌بینی هزینه‌های آتی: هزینه‌های آتی مانند هزینه به‌روزرسانی‌ها و توسعه نرم‌افزار در آینده نیز باید در محاسبات در نظر گرفته شوند.

 

7.پشتیبانی و به‌روزرسانی:

 

 مرحله بررسی پشتیبانی و به‌روزرسانی یکی از مهم‌ترین اقدامات قبل از خرید نرم‌افزار حسابداری است. پشتیبانی و به‌روزرسانی مناسب از نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا در طول زمان به بهبود و عملکرد بهتری دست پیدا کنید. در ادامه، اقدامات مربوط به پشتیبانی و به‌روزرسانی را برایتان توضیح می‌دهم:

1. پشتیبانی فنی: از شرکت تولید کننده نرم‌افزار بپرسید که نوع و سطح پشتیبانی فنی که ارائه می‌دهند چیست. مطمئن شوید که شما در صورت بروز مشکلات یا سوالات فنی، به راحتی می‌توانید با تیم پشتیبانی تماس بگیرید.
2. سرویس‌دهی زمانی: تعیین کنید که سرویس‌دهی پشتیبانی در چه زمانی ارائه می‌شود. آیا پشتیبانی ۲۴/۷ در دسترس است یا تنها در ساعات اداری؟ این مهم است تا در صورت بروز مشکلات اورژانسی، به پشتیبانی دسترسی داشته باشید.
3. نوع پشتیبانی: بررسی کنید که پشتیبانی به چه صورت ارائه می‌شود؟ آیا از طریق تلفن، ایمیل، چت آنلاین یا سیستم تیکتینگ است؟
4. زمان پاسخ‌دهی: درخواست‌ها و سوالات شما به چه سرعتی پاسخ داده می‌شوند؟ زمان پاسخ‌دهی به مشکلات فنی و سوالات کاربران بسیار مهم است.
5. قرارداد پشتیبانی: مطالعه کنید که در قرارداد پشتیبانی چه مواردی شامل شده است و چه نوع خدماتی در این قرارداد تعهد شده است.
6. هزینه پشتیبانی: هزینه‌های مرتبط با پشتیبانی، نگهداری و پیگیری مشکلات را به دقت بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که هزینه‌های پشتیبانی به میزان بودجه مالی سازمان شما متناسب است.
7. پیگیری و رفع مشکلات: اطمینان حاصل کنید که تیم پشتیبانی توانایی پیگیری و رفع مشکلات را دارد. همچنین، بررسی کنید که چگونه مشکلات پیچیده تر و به رفع آنها چه زمانی نیاز است.
8. به‌روزرسانی نرم‌افزار: بررسی کنید که چگونه به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار انجام می‌شوند. آیا به‌روزرسانی‌ها به صورت خودکار یا دستی انجام می‌شوند؟ چه نوع به‌روزرسانی‌ها ارائه می‌شود؟
9. تاریخچه به‌روزرسانی: تاریخچه به‌روزرسانی‌های قبلی نرم‌افزار را بررسی کنید. نگاهی به تغییرات و بهبودهایی که در نسخه‌های قبلی ارائه شده است، مفید است.

 

8.مشاوره با کارشناسان:

 

 مشاوره با کارشناسان در مرحله قبل از خرید نرم‌افزار حسابداری از اهمیت ویژه برخوردار است. تجربه و دانش کارشناسان می‌تواند به شما کمک کند تا تصمیم‌گیری بهتری در مورد خرید نرم‌افزار داشته باشید. در ادامه، اقدامات مربوط به مشاوره با کارشناسان را برایتان توضیح می‌دهم:

1. شناسایی نیازها و مسائل: قبل از مشاوره با کارشناسان، نیازها، مشکلات و اهداف سازمان خود را به دقت شناسایی کنید. این اطلاعات به کارشناسان کمک می‌کند تا به شما راهنمایی بهتری ارائه دهند.
2. تعیین سوالات و موارد بحث: پیش از مشاوره، سوالات و مواردی که می‌خواهید با کارشناسان بحث کنید را تعیین کنید. این برای اطمینان از اینکه همه جوانب مورد نیاز پوشش داده شده است، مفید است.
3. یافتن کارشناسان مناسب: به دنبال کارشناسان و مشاورانی با تجربه در زمینه حسابداری و نرم‌افزارهای مالی بگردید. ممکن است افرادی در داخل سازمانتان یا از طریق شبکه‌های حرفه‌ای شما، معرفی کارشناسان مناسبی را داشته باشند.
4. برنامه‌ریزی جلسات مشاوره: با کارشناسان تماس بگیرید و جلسات مشاوره را برنامه‌ریزی کنید. در این جلسات، مسائل و سوالات خود را با کارشناسان به اشتراک بگذارید.
5. توضیح نیازها و اهداف: به کارشناسان توضیح دهید که سازمان شما چه نیازهایی دارد و اهداف چه کارهایی را می‌خواهد با نرم‌افزار حسابداری بهبود بخشد.
6. شنیدن نصائح و پیشنهادها: به دقت نصائح و پیشنهادات کارشناسان گوش دهید. آنها ممکن است تجربه‌های مشابهی داشته باشند و نکات مهمی را به شما ارائه کنند.
7. مقایسه و انتخاب: پس از مشاوره با چندین کارشناس، مقایسه کنید که کدام یک از آنها بهترین راهنمایی را ارائه داده است و با کدام کارشناس احساس راحتی و اطمینان بیشتری دارید.
8. استفاده از تجربه‌ها: در صورتی که کارشناسان تجربه‌های مشابه از پیاده‌سازی نرم‌افزار حسابداری در سازمان‌های دیگر دارند، از این تجربه‌ها بهره‌برداری کنید و از اشتباهات دیگران یاد بگیرید.

 

 

9.مذاکره در مورد قرارداد:

 

مذاکره در مورد قرارداد نرم‌افزار حسابداری یک مرحله حیاتی است تا اطمینان حاصل کنید که شرایط و جزئیات قرارداد مناسبی را برای شما فراهم کرده‌اند. در این مرحله، باید به دقت اقدامات زیر را انجام دهید:

1. مطالعه و تحلیل قرارداد: قبل از شروع به مذاکره، قرارداد ارائه شده را به دقت مطالعه کنید و جزئیات آن را بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که تمام شرایط، ویژگی‌ها، هزینه‌ها و تعهدات به درستی در قرارداد منعکس شده‌اند.
2. شناسایی نقاط قابل مذاکره: نقاطی که ممکن است قابل مذاکره باشند را شناسایی کنید. این می‌تواند شامل قیمت نرم‌افزار، هزینه‌های پشتیبانی، شرایط لغو قرارداد و … باشد.
3. تعیین اولویت‌ها: تعیین کنید که کدام نقاط برای شما اولویت دارند و در کدام موارد می‌خواهید به تغییرات و بهترین شرایط دست پیدا کنید.
4. آماده‌سازی آراء و دلایل: آماده‌سازی آراء و دلایل مشروح برای نقاط قابل مذاکره بسیار مفید است. دلایل محکم‌تری که نشان دهند چرا شما به تغییر شرایط قرارداد علاقه دارید، می‌تواند مذاکرات را تقویت کند.
5. مذاکره با شرکت تولید کننده: با شرکت تولید کننده نرم‌افزار تماس بگیرید و مذاکرات را آغاز کنید. این مرحله شامل تبادل نظر، ارائه دلایل و آراء و تبدیل نقاط مورد مذاکره است.
6. ارائه پیشنهادات و تغییرات: در صورت لزوم، پیشنهادها و تغییرات مورد نظر خود را به شرکت تولید کننده ارائه دهید. اگر مشاهده کردید که برخی شرایط یا جزئیات قرارداد نیاز به بهبود دارند، این مرحله بسیار مهم است.
7. نقدهای مشروع: نقدهای مشروع و مبتنی بر اطلاعات دقیقی که از تحقیقاتتان و مشاوره‌های خود به دست آورده‌اید، را به کارشناسان قرارداد ارائه دهید.
8. توافق نهایی: پس از مذاکرات و تبادل نظر، به توافق نهایی برسید. مطمئن شوید که همه جزئیات و شرایط قرارداد به بهترین شکل ممکن برای شما تعیین شده‌اند.
9. بررسی قانونی: در صورت لزوم، قبل از امضای قرارداد، آن را به کمک وکیل یا مشاور حقوقی مورد بررسی قرار دهید تا از تطابق با قوانین و حقوق شما اطمینان حاصل کنید.

 

10.خرید نرم افزار حسابداری مناسب با هر کسب و کار:

 

شرکت های تولید نرم افزار حسابداری مختص هر شغل یک نرم افزار حسابداری تولید و به بازار عرضه کرده اند که این خود باعث راحتی بیشتر صاحبان کسب و کار و حسابداران شده است. البته نرم افزارهایی هم وجود دارد که به صورت عمومی برای انواع کسب و کارها ساخته شده اند و عملیات تخصصی مالی مرتبط به همان شغل در نرم افزار گنجانده نشده است. همه امکانات نرم افزار برای هر کسب و کاری قابل استفاده است اما خرید نرم افزار حسابدار که عمومی طراحی شده است توصیه نمی شود.

در وهله اول قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید نرم افزار را از تمامی جهات بررسی کنید و به طور کامل مزایا و معایبش را بشناسید. از همه مهمتر اینکه نرم افزار حسابداری که قصد خریدش را دارید باید حتما مطابق نیاز و خواسته شما باشد. در واقع باید کمی یا حتی کاملا سفارشی باشد تا بتواند پاسخگوی نیازهایتان باشد. پیشنهاد می‌کنیم در ابتدای کار حتما تمام نیازهای خود را یادداشت کنید و سپس به دنبال خرید نرم افزار حسابداری بروید.

 

11.قیمت نرم افزار ملاک خوبی برای انتخاب نیست

 

نرم افزار حسابداری از آن دسته محصولاتی است که ملاک تشخیص بهتر یا بدتر بودن آن به هیچ وجه قیمت آن نیست مثلا بالا بودن قیمت نرم افزار هیچ تضمینی برای عالی بودن آن نرم افزار نیست در مقابل پایین بودن قیمت هم به معنی بد بودن آن نرم افزار حسابداری نیست، شما باید با تست رایگان نرم افزار از کیفیت و کاربرد نرم افزار تجربه کافی به دست آورید سپس برای خرید نرم افزار حسابداری اقدام کنید.

 

12.کاربری پیچیده ای نداشته باشد

 

نکته دیگری که در خرید نرم افزار حسابداری باید به آن دقت کنید راحتی در کار کردن با نرم افزار است. اینکه نرم افزار فقط کاربردی باشد پاسخگوی نیاز ما نیست. نرم افزار نباید کاربری سخت و پیچیده ای داشته باشد که برای شروع کار با آن نیازمند ساعت ها آموزش باشید. زیرا اگر با یک نرم افزار دارای کاربری سخت و پیچیده کار کنید بسیار زود خسته می شوید و امکان بروز خطا بالا می رود. یا ممکن است به حسابداری دستی رضایت دهید و نسبت به باقی نرم افزارهای حسابداری بدبین شوید. بنابراین انتخاب یک نرم افزار حسابداری آسان اهمیت زیادی دارد.

 

13.دارای امنیت بالایی برای حفظ داده ها باشد

 

مسلم است که بخش حسابداری هر مجموعه، یکی از سکرت ترین و مهمترین قسمت های آن است. به همین دلیل باید به دنبال خرید نرم افزار حسابداری با تضمین امنیت باشید تا بتوانید به خوبی از اطلاعاتتان نگهداری کنید. توصیه می‌کنیم این فاکتور را به در اولویت خرید نرم افزار حسابداری شرکت خود قرار دهید و اهمیت این فاکتور را دست کم نگیرید. زیرا اگر سیستم امنیتی نرم افزارتان پایین باشد هر فردی میتواند به اطلاعات شرکت یا فروشگاهتان دسترسی داشته باشد.

 

14.قابلیت شبکه شدن داشته باشد

 

اگر مجموعه فعالیت شما بزرگ است اهمیت این نکته کاربردی را در نظر داشته باشید. باید قبل از خرید نرم افزار حسابداری به قابلیت شبکه شدن آن دقت کنید. با کمک این ویژگی کارمندان یا کارکنان شما در یک زمان می‌توانند به تمامی اطلاعات دسترسی داشته باشند. بنابراین این مسالهباعث تسریع انجام امور مالی می شود.

 

15.پشتیبانی خوبی داشته باشد

 

نکته حائز اهمیت دیگری که باید حتما در لیست خود قرار دهید، پشتیبانی فنی نرم افزار است. اگر پیش از خرید نرم افزار حسابداری به این مسئله فکر کرده باشید، بعد از به وجود آمدن خطای احتمالی نرم افزار، دیگر با هیچ چالشی رو به رو نمی‎‌شوید. در واقع فاکتور پشتیبانی یکی از مهمترین مواردی‌ست که در هنگام خرید نرم افزار حسابداری باید به آن توجه داشته باشید.

پس شما باید نرم افزاری را انتخاب کنید که دارای پشتیبانی بسیار قوی باشد تا در صورت بروز مشکلات فنی در نرم افزار حسابداری، سریعا با آنها ارتباط بگیرید تا با راهنمایی‌های کاربردی، مشکلتان را رفع نمایند.

 

16.بررسی زیر سیستم ها و افزونه ها

 

برای خرید نرم افزار حسابداری باید تمام زیر سیستم های کسب و کار خود را لیست کنید و با توجه به آن ها نرم افزار مناسب خود را بیابید. برخی از زیر سیستم ها عبارتند از : خرید و فروش، انبار داری،حقوق و مزایا،CRM،دبیرخانه، عملیات مربوط به چک و کارهای بانکی و …

به عنوان مثال شما برای انبارگردانی و مدیریت ورود و خروج کالا به انبار نیاز به سیستم انبارداری در نرم افزار حسابداری دارید بنابراین شناخت زیر سیستم مربوط به کسب و کار شما باعث انتخاب مناسب نرم افزار حسابداری می شود.

 

17.نرم افزار حسابداری منتخب شما باید انعطاف پذیر باشد

 

انعطاف پذیری یک فاکتور مهم است که قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید حتما به آن توجه کنید. زیرا اصولا کسب و کارهای مختلف باهدف گسترش و توسعه شروع به فعالیت می کنند.بنابراین در مورد این مساله باید آینده نگر باشید و نرم افزاری که استفاده می کنید این قابلیت را داشته باشد تا بتواند از پس گردش موجودی بالا، پاسخگویی سریع به مشتریان و… بر بیاید.

 

18.دانشتان را بالا ببرید

 

اگر می‌خواهید تماما اصولی و کاملا حرفه‌ای کار کنید باید حتما دانش خود را در زمینه حسابداری بالا ببرید. اگر اطلاعات کافی در این زمینه را کسب نمایید به سادگی می‌توانید با نرم افزار حسابداری ارتباط برقرار کنید و تمامی امور مالی‌تان را مدیریت نمایید. برای شروع می‌توانید از اصول پایه و ساده حسابداری شروع کنید و سپس آموزش‌های خود را تخصصی تر پیش ببرید.

 

جمع‌بندی 

 

در این مقاله به طور کامل و جامع در مورد فاکتورهای مهم قبل از خرید نرم افزار حسابداری، صحبت کردیم. همانطور که در مطلب شرح دادیم یک نرم افزار حسابداری باید حتما دارای امنیت بالا، پشتیبانی خوب، کاربری ساده و… باشد.

قبل از خرید نرم‌افزار حسابداری، اقدامات مهمی را باید به عنوان پایه‌های تصمیم‌گیری انجام دهیم. این اقدامات شامل شناسایی نیازها، اهداف، بودجه، بررسی بازار، مشاوره با کارشناسان، مذاکره قرارداد و غیره است. با انجام این اقدامات، می‌توانیم یک نرم‌افزار حسابداری مناسب را با تطابق با نیازها و شرایط سازمان خود انتخاب کنیم و بهبود و کمک به بهره‌وری مالی را تجربه کنیم.

همه به دنبال این هستند که یک نرم افزار حسابداری خوب و ایده آل خریداری کنند که این ایده آل ها می تواند قیمت مناسب، امکانات حرفه ای، راحتی کار، خدمات پس از فروش و غیره باشد که ما در اینجا به چندین نکته مهم برای خرید نرم افزار حسابداری اشاره می کنیم.

حالا که این مقاله را مطالعه نمودید، ساده‌تر می‌توانید نرم افزار مورد نظرتان را بیابید. البته ممکن است شما فاکتورهای دیگری را نیز در نظر داشته باشید که ما آن را از قلم انداخته باشیم، اما به هر حال سعی کردیم راهنمایی‌های لازم برای خرید نرم افزار حسابداری را در اختیارتان قرار دهیم.

در صورتی که هنوز از نرم افزار حسابداری معین استفاده نمی کنید و قصد خرید آن را دارید، می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.

سوالات متداول

 

1. آیا نیازمند یک نرم‌افزار حسابداری هستم؟
   • جواب: بله، اگر سازمانتان فعالیت‌های مالی و حسابداری دارد، استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری بهبود و سهولت بیشتری را به عملکردتان خواهد آورد.
2. چه نوع ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی برایم مهم است؟
   • جواب: ویژگی‌های مورد نیاز به توجه به نیازها و فرآیندهای حسابداری سازمان شما متفاوت است. به عنوان مثال، مدیریت دسترسی، پیگیری هزینه‌ها، صورت‌های مالی، انبار و … می‌توانند مهم باشند.
3. آیا نیاز به پشتیبانی فنی دارم؟
   • جواب: بله، پشتیبانی فنی برای حل مشکلات نرم‌افزار و سوالات کاربران بسیار اهمیت دارد. اطمینان حاصل کنید که شرکت تولید کننده پشتیبانی مناسبی ارائه می‌دهد.
4. آیا نرم‌افزار به نیازها و اهداف آینده سازمانم تناسب دارد؟
   • جواب: بله، از نرم‌افزاری استفاده کنید که به تغییرات و رشد آینده سازمانتان سازگار باشد و به شما امکان توسعه و تنظیمات آینده را بدهد.
5. چه نوع آموزش‌هایی برای استفاده از نرم‌افزار نیاز دارم؟
   • جواب: آموزش‌هایی برای استفاده از نرم‌افزار برای کارکنانتان بسیار مفید است. از طریق آموزش‌های آنلاین، آموزشگاه‌ها یا منابع مرتبط می‌توانید افراد را آموزش دهید.
6. آیا نرم‌افزار با سازمان من انطباق دارد؟
   • جواب: بله، مطمئن شوید که نرم‌افزار قابلیت انطباق با فرآیندها و ساختار سازمان شما را دارد تا به بهترین نحو مورد استفاده قرار گیرد.

 

مقالات مرتبط

 

پیشنهاد میکنیم مقالات مرتبط به این مقاله را هم مطالعه کنید.

 

چگونه یک کارگاه شیشه بری راه اندازی کنیم؟

فروشگاه کفش فروشی راه اندازی کنید

ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری

آموزش حسابداری و معرفی مفاهیم حسابداری

چرا از صندوق فروشگاهی استفاده کنیم؟

چگونه یک فروشگاه لوازم آرایشی موفق راه ‌اندازی کنیم؟