علم حسابداری، مربوط به دریافت، ثبت و اندازه گیری داده های مالی است. اگر به تاریخچه حسابداری نیز دقت کنیم، متوجه پیشرفت های زیاد و گوناگون این علم خواهیم شد. کدینگ حسابداری نیز، در طی پیشرفت علم حسابداری بوجود آمده است.

در این مقاله در مورد یکی از اصلی ترین مفاهیم حسابداری، یعنی کدینگ حسابداری صحبت خواهیم کرد. اگر شما هم علاقه مند به حسابداری هستید و قصد ارتقاء و پیشرفت در این زمینه را دارید، با ما همراه باشید تا یکی از مفاهیم علمی آن را بررسی کنیم.

کدینگ حسابداری چیست؟

کدینگ حسابداری به منظور دسته بندی داده های مالی بوجود آمده است. این فرآیند شامل مجموعه ای از کدگذاری ها برای دسته بندی کردن حساب ها و مرتب سازی آنها می شود. امروزه تمام امور مالی شرکت ها توسط کدینگ بهینه و استانداردسازی می شود. این دسته بندی به منظور جلوگیری از بی نظمی و اشتباهات حاصل از محاسبه و ثبت حجم بزرگی از اطلاعات مالی انجام می شود.

مراحل کدینگ حسابداری

برای آشنایی بیشتر با این فرآیند، نیاز است با مراحل انجام آن آشنا شوید. به طور کلی مراحلی که در فرآیند کدینگ حسابداری انجام می شود، شامل 3 مورد است. این موارد شامل تعیین کد گروه حساب های مالی و ریز کردن گروه حساب ها به حساب های کل، کدینگ درختی حساب های کل و کدینگ سرفصل های معین می باشد. در این بخش هر مرحله را به طور اختصاصی مورد بررسی قرار خواهیم داد.

تعیین کد گروه و ریز کردن حساب ها در کدینگ حسابداری

اولین مرحله ای که در این فرآیند انجام می شود، تعیین کد گروه حساب های مالی است. برای انجام این بخش ابتدا گروه های حساب های مالی را مشخص می کنند. گروه های این حساب ها اکثرا یکسان هستند. نمونه از حساب های مالی و گروه تعیین شده آنها بصورت زیر است:

1. دارایی های جاری
2. دارایی های غیرجاری
3. بدهی های جاری
4. بدهی های بلند مدت
5. حقوق صاحبان سهام
6. درآمد ها
7. بهای تمام شده کالای فروش رفته یا خدماتی که ارائه شده
8. هزینه ها
9. سایر حسابهای مالی

پس از تعیین گروه های حساب ها، تعیین کد برای هر گروه تعیین شده است. نحوه اختصاص کد به هر گروه تعیین شده بصورت یک کد دو رقمی است. به عنوان مثال برای گروه دارایی های جاری، می توان کد های 101، 102، 103 و … را تعیین نمود. در این کد ها رقم اول یعنی 1 که ثابت است، نشان از گروه یعنی دارایی های جاری است و دو رقم بعدی که متغیر است، به معنای حساب های دیگر این گروه است. دلیل انتخاب عدد دو رقمی هم به این دلیل است که ممکن است تعداد حسابهای مالی کل هر گروه، بیش از 10 مورد باشد.

به عنوان مثال در گروه دارایی های جاری با کد 1، حساب های کل به شکل زیر کدینگ می شوند:

کدینگ درختی حساب های کل

این مرحله شامل فرآیند تفکیک حساب های کل و اختصاص هر کد به اجزای آن است. به عنوان مثال موجودی نقد و بانک که جزو گروه دارایی های جاری هستند را در نظر بگیرید. کد این بخش 101 است. خود دارایی های نزد بانک با این کد نیز دارای هفت بخش کوچکتر می شود که برای نشان دادن آنها نیز همانند مرحله قبلی، کد مورد نظر را به آن اضافه خواهیم کرد.

برای مثال گروه حساب دارایی های غیرجاری در این بخش به صورت زیر نمایش داده می شود:

کدینگ سرفصل های معین

مرحله آخر در کدینگ حسابداری، کدینگ سرفصل های معین است. این بخش شامل بررسی مفصل سرفصل های معین می شود. برای مثال حساب سرمایه گذاری کوتاه مدت که یکی از حساب های کل دارایی های جاری است را در نظر بگیرید؛ این حساب به دو بخش معین سطح یک و سطح دو تقسیم بندی می شود.

سطح یک شامل: سپرده سرمایه گذاری، سرمایه گذاری در سهام و سرمایه گذاری در اوراق مشارکت می باشد.

سطح دو شامل: سپرده کوتاه مدت و شرکت های پذیرفته شده در بورس می شود.

این بررسی دقیق می تواند شامل نام شرکت، درصد سود و یا نوع سهام های سطوح معین شود.

انواع کدینگ حسابداری

امروزه با توجه به پیشرفت نرم افزار های حسابداری، کدینگ های مختلفی در دسته بندی حساب های مالی مورد استفاده قرار می گیرند. رایج ترین روش های کدینگ را در این بخش بررسی می کنیم.

• کدینگ وجهی

  در این روش کدینگ، هم از اعداد و هم از کد ها در دسته بندی حساب ها استفاده می شود.

• کدینگ توده ای

  در این روش تمام کدها امکان اختصاص یافتن به یک حساب را دارند. کاربرد این روش تنها در یک دوره مالی مورد استفاده قرار می گیرد.

• کدینگ متوالی

  در این روش کدینگ، اعداد بصورت متوالی و پشت سر هم به حساب ها اختصاص یافته می شوند.

• کدینگ سلسله مراتبی

  در این روش محدودیتی در تعداد حساب ها و کالاها وجود ندارد. این نوع کدینگ یکی از پرکاربرد ترین روش ها در کدینگ حسابداری است.

• کدینگ بر مبنای حروف اول حساب ها

  در این روش کدگذاری از حرف اول کلمات استفاده می شود. این روش از ساده ترین انواع کدینگ حسابداری است.

اهداف کدینگ حسابداری

این فرآیند با هدف ردیابی اطلاعات مربوط به شرکت و مشتری انجام می شود. کدینگ حسابداری این امکان را به مشتریان می دهد تا صورت حسابهای خود را پیگیری کنند. در این فرآیند دقت و جزئیات تهیه گزارشات مالی بالا  می رود، فعالیت های مالی استاندارد سازی شده و با فرمت های خاص یکپارچه سازی می شوند، هم چنین خطاهای انسانی به حداقل رسیده و سرعت و دقت ثبت فعالیت های مالی، افزایش می باید.

جمع بندی

با تعریف کدینگ حسابداری، دسته بندی و پیگیری حساب های مالی به سادگی امکان پذیر است. این فرآیند به وسیله یک نرم افزار حسابداری انجام می شود که می تواند این فرآیند را با دقت بالا انجام دهد. برای خرید نرم افزار حسابداری می توانید با دانلود دموی رایگان نرم افزار حسابداری معین، به مدت یک ماه تمامی امکانات نرم افزار و عملکرد پشتیبانی را به صورت کاملا رایگان مورد ارزیابی قرار دهید و در صورت رضایت اقدام به پرداخت و خرید نرم افزار حسابداری مورد نظر خود کنید و از یک سال پشتیبانی رایگان نیز بهره مند شوید.

اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در این زمینه دارید می توانید با همکاران پشتیبانی نرم افزار حسابداری معین در ارتباط باشید.

در صورتی که در این زمینه نیاز به راهنمایی بیشتر دارید، می توانید با مشاوران ما در ارتباط باشید.

مقالات مرتبط

پیشنهاد میکنیم مقالات مرتبط به این مقاله را هم مطالعه کنید.

ترازنامه حسابداری چیست؟

مدیریت ریسک و مراحل اجرای آن

تنخواه گردان حسابداری و انواع آن

تفاوت میان حسابداری و مدیریت مالی

حسابداری سبز و تفاوت آن با حسابداری سنتی

هوش اقتصادی (هوش مالی) و آشنایی با 5 جنبه اصلی آن